L’organe d'administration (OA) détient tous les pouvoirs qui lui sont octroyés par la loi et les statuts de l'ASBL.

Sa composition est cruciale :

• elle doit refléter le secteur de l’ASBL (par exemple, dans les organisations de jeunesses agréées, l’OA et l’assemblée générale doivent être composées d’au moins un tiers de moins de 35 ans) 
• et assurer, dans la plupart des cas, une représentation de certains critères (sexe, âge, etc.).

S’agissant majoritairement de mandats bénévoles, mais qui exigent une forte participation, les ASBL sont souvent exposées à des risques de sous effectif. Cet article propose une stratégie, pour mettre en place un recrutement qui renforcera votre OA. 

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Recruter des administrateur.trice.s : un défi

Recruter des administrateur.rices pour l'OA d'une ASBL peut être un défi de taille, mais avec une stratégie bien définie, il est possible de renforcer cet organe, qui est déterminant vis-à-vis de la gouvernance démocratique et du succès à long terme de l'association. 

• La première étape, consiste à comprendre les besoins de l'OA, en identifiant les compétences et expertises nécessaires, tout en gardant à l'esprit les objectifs à long terme de l'ASBL. Elle permet de créer une base solide pour le recrutement. 
• Ensuite, en élaborant un plan de communication efficace, l'ASBL peut maximiser sa visibilité et toucher un public plus large. 
• En outre, un processus de sélection transparent et bien défini, assure l'adéquation entre les compétences recherchées et les objectifs de l'ASBL.
• Enfin, en mettant en avant les avantages de l'engagement bénévole et en offrant un soutien à l’intégration, l'ASBL peut attirer des candidatures pertinentes et faciliter l'intégration des nouveaux membres. 

Comprendre les besoins de l’OA 

La première étape, consiste à identifier les compétences, expertises et valeurs recherchées, celles que l’on souhaite recruter pour que l’organe gagne en compétences (gestion, expertises de fond, communication, etc.). Cette identification peut faire l’objet d’une animation, lors d’une réunion de l’OA, d’une assemblée générale (AG) ou d’une rencontre avec l’équipe.

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Concrètement, vous pouvez utiliser des outils en intelligence collective, qui favoriseront la diversité des perspectives et garantiront une exploration plus exhaustive.

Pour faire très simple, chacun.e peut écrire sur des post-it trois qualités qui serviraient au mieux l’organe (une qualité par post-it). Ensuite, ces qualités sont regroupées par similitude, pour déterminer lesquelles sont les plus attendues. Cette méthode peut être adaptée en ligne : chacun.e prend un temps de réflexion et éteint sa caméra quand il ou elle a choisi trois qualités. Quand tout le monde a terminé, les participant.es partagent leur travail dans le chat. L’animateur.rice relève les occurrences.  

Si vous souhaitez utiliser un outil plus technique, nous suggérons la carte d’empathie, qui invite à travailler sur les persona. 

Parallèlement, il convient de définir ou rappeler clairement les objectifs à long terme de l'ASBL. Ces objectifs peuvent avoir été préalablement établis dans un plan d'action. Si pas, il peut être utile de faire appel à des professionnel.les de l’accompagnement associatif.  

Les résultats de cette première étape, serviront de boussole tout au long du processus, ainsi qu’à établir la liste des critères d’évaluation des candidatures.  

Elaborer un plan de communication 

Comme pour tout autre projet, élaborez un plan de communication. Celui-ci devrait présenter les canaux de communication que vous utiliserez, ainsi que la fréquence et la qualité (témoignage, appel à participation, information, invitation à un évènement, etc.) de vos publications.   

Identification des canaux de communication 

Parmi toutes ces possibilités, quelles sont celles qui vous permettront de toucher le plus facilement votre public ?  

• Les supports : par exemple, affiches, flyers, multimédias (images et vidéos), publications sur les réseaux sociaux, mailing list, etc. ;  
• Les réseaux sociaux – identifiez sur quelles plateformes (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, etc.) vous partagerez vos annonces, les témoignages d'administrateur.rices, vos actualités, mises à jour, etc. 

Par ailleurs, encouragez l’ensemble de l’OA et le réseau, à partager les publications.

• Le site web : vous pouvez y créer une page dédiée au recrutement, avec toutes les informations sur les postes vacants, les compétences recherchées et le processus de candidature ; 
• La newsletter : intégrez des sections dédiées au recrutement dans les newsletters de l'ASBL, pour toucher les membres existants ; 
• Les partenaires : collaborez avec des organisations qui travaillent directement avec le public que vous visez ;  
• Etc. 

Votre agenda : la fréquence et la quantité de vos communications 

Dans votre plan de communication, prévoyez quand et à quelle fréquence vous rédigerez :  

• Les annonces de lancement : des publications pour votre site web et vos réseaux sociaux, concernant le lancement de votre processus de recrutement ; 
• Les mises à jour : par exemple, des communications hebdomadaires sur les progrès du recrutement ou des rappels périodiques avant les dates limites ; 
• Les invitations : à vos événements en ligne (webinaires, Q&A) ou en présentiel, pour répondre aux questions des candidat.e.s potentiel.le.s ; 
• Vos actualités : comme votre participation à des évènements du secteur, des rencontres avec votre public, le débriefing des séances d’information, etc. ;  
• Les résultats du recrutement ;  
• Etc. 

Une fois que vous appliquerez votre plan de communication, veillez à rédiger des messages attractifs, qui intègrent les objectifs à long terme de votre association et les qualités recherchées. Il est aussi recommandé d’utiliser des supports visuels, tels que des photos et des vidéos, pour donner un aperçu de la culture de votre ASBL et du rôle de l’OA.  

Enfin, soyez créatif.ve pour attirer l'attention et formulez systématiquement un appel à l’action comme : vous voulez en savoir plus ? Rejoignez notre séance d’information ! / Vous souhaitez vous engager ? Envoyez votre candidature ! 

Organiser des événements de recrutement 

Dans l’idéal, l’ASBL devrait tenir des séances d'information, pour présenter ses missions, son équipe et les rôles de l’OA. Il peut s’agir d’une journée portes ouvertes ou de sessions de questions/réponses, en présentiel ou en ligne. Vous pouvez aussi rencontrer les intéressé.es dans le cadre d’entretiens individuels. 

Organiser des rencontres informelles, pourrait aussi favoriser les échanges entre les candidat.e.s potentiel.le.s et les administrateur.rice.s en place.  

Ces évènement de recrutement seront aussi l’occasion de valoriser le travail des bénévoles de l’OA, leurs réalisations et contributions à l'ASBL.  

Organiser un processus de sélection transparent 

Un bon recrutement passe par un processus de sélection clair et transparent, avec des critères prédéfinis, en regard des objectifs à long terme de l’ASBL et des compétences recherchées, essayez de répondre à ces deux questions : Est-ce que les entretiens seront menés par plusieurs administrateur.rice.s ? Qui sont-elles / ils ? Quelles seront les compétences ou connaissances qui seront retenues (critères d’évaluation), pour départager les candidat.e.s ?  

Par soucis de transparence, communiquez les résultats vers le public visé.  

Mettre en avant les avantages de l'engagement

Pour attirer les candidatures pertinentes, faites savoir quels sont les avantages de l'engagement bénévole – tels que le développement de compétences (si l’on est une organisation de jeunesse et que l’on vise un public jeune, l’expérience qui sera acquise peut-être un bon moteur à l’engagement), le réseautage et le sentiment d'accomplissement. Par ailleurs, communiquez sur ce qui est mis en place au sein de votre OA, pour faciliter l’intégration des nouveaux et nouvelles, comme du mentorat ou de la formation.  

Caroline Watillon