Un ballet bien réglé, en plusieurs tableaux…

Rappelons que nous reprenons ici les données communes à toutes les ASBL, quelque que soient leur taille et les choix qu’elles auront opéré dans l’éventail des facultés offertes par la loi. Ici encore, la ligne de partage se situera entre celles qui suivent la comptabilité simplifiée, selon le modèle déterminé par arrêté royal, et celles qui suivent la comptabilité de droit commun, suivant les modèles, micro, abrégé ou complet, arrêtés par la Banque Nationale de Belgique.

Lire aussi : La comptabilité et les différentes catégories d’ASBL

Et donc, concernant les opérations de fin d’exercice, voici ce qu'il convient de retenir :

1. En fin d’exercice, il faudra rassembler, voire à compléter les données des comptes de dépenses et de recettes pour établir d’abord le résultat d’exploitation, puis, en intégrant les données financières et les données exceptionnelles, le résultat global de l’exercice.
2. On procèdera ensuite à l’inventaire des avoirs et des dettes en comptabilité simplifiée, des actifs et des passifs en comptabilité commune, qui par une procédure d’évaluation suivant des règles établies, nous mèneront respectivement à l’état du patrimoine ou au bilan.
3. L’étape suivante sera de contrôler les comptes. S’il y en a, cette opération sera confiée au vérificateur ou au commissaire, lequel présentera son rapport à l’assemblée. A défaut, on n’oubliera pas le pouvoir général d’investigation et de contrôle détenu par les membres. La question des pièces justificatives sera centrale dans ce dispositif.
4. Comptes et bilan seront alors prêts à être approuvés par l’assemblée générale, qui, sur cette base et par une délibération distincte, donnera décharge aux administrateurs, ainsi que s’il y a lieu, au commissaire ou au vérificateur.
5. Tout n’est pas encore fini : il reste encore à déposer les comptes au Tribunal de l’Entreprise, ou selon les cas, à les faire parvenir à la Banque Nationale de Belgique dans les formats approuvés.
6. Il restera aussi à organiser l’archivage des documents comptables de l’exercice écoulé, qui viendront rejoindre ceux des exercices antérieurs. On en profitera éventuellement pour faire de la place en se séparant des documents les plus anciens.
7. L’établissement des comptes donnera des indications précieuses pour élaborer le budget, lequel, pour partie, enchaîne mécaniquement sur les comptes. Une analyse pluriannuelle donnera aussi des indications précieuses pour comprendre l’évolution des dépenses et des recettes et prendre les mesures correctrices.

Les notices à suivre au sein de cette section reviendront sur ces différentes étapes. Le budget, qui est en fait une opération de début d’exercice, a déjà été abordé aux étapes préliminaires à l’adresse.

… et dans un timing précis

L’approbation des comptes, et donc forcément les opérations préalables, doivent être faites dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, et comme celui-ci se termine le plus souvent le 31 décembre, la date-limite d’approbation des comptes se situe généralement au 30 juin.

• Pour les associations qui dépendent de subsides publics, on conseille toutefois de mener ces opérations avant la fin du premier trimestre plutôt que du premier semestre : ces organismes demandent en effet souvent à disposer au 31 mars de comptes dûment approuvés.
• Dans la mesure où l’association n’organise qu’une seule assemblée par an où sont approuvés et les comptes de l’année précédente et le budget de l’année courante, on ne saurait trop conseiller de tenir cette assemblée au plus tôt. A défaut, de nombreux mois « budgétaires » auront été passés, et le rôle d’orientation du budget en sortira limité.
• A dater de leur approbation, l’association dispose d’un mois pour déposer les comptes au greffe du Tribunal de l’Entreprise ou les envoyer à la Banque Nationale de Belgique.
• Les archives comptables, y compris les pièces justificatives des opérations, doivent être conservées pendant 7 années. Cela signifie qu’à la parution de cette notice, en 2023, les archives devront couvrir jusques et y compris l’exercice 2016. Pour les documents internes, qui ne sont pas opposables aux tiers, ce délai est réduit à 3 ans.