Le choix entre comptabilité simplifiée et comptabilité en partie double est LA ligne de partage entre ASBL quant à la tenue de leurs comptes.
Un brin de méthode
Comme nous l’avons fait pour les plus petites ASBL, nous abordons ici la comptabilité des ASBL qui se situent au-delà des obligations dont peuvent se contenter les plus petites, mais en deçà de celles qui s’imposent aux plus grandes.
Notre approche sera celle-ci : qu’est-ce qui change du fait du passage de la comptabilité simplifiée à celle qualifiée, indifféremment, de classique, « en partie double », ou encore « de droit commun » ?
Quelles sont les ASBL concernées ?
Comme toutes les ASBL, même les plus petites, peuvent quelle que soit leur taille, opter pour la comptabilité en partie double, il n’y a pas au sens strict de taille minimale pour ce régime. La question doit être posée autrement : à partir de quelle taille devons-nous opter pour la comptabilité en partie double ?
Avec l’introduction du CSA, la ligne de partage a été adaptée comme suit : les ASBL qui n’atteignent qu’un ou aucun des critères suivants :
- 5 travailleurs ETP en moyenne annuelle,
- 334.500 EUR hors TVA de recettes autres que non récurrentes,
- 1.337.000 EUR de total des avoirs,
- 1.337.000 EUR de total des dettes.
peuvent tenir une comptabilité simplifiée selon le modèle établi par arrêté royal. A contrario, dès qu’elles atteignent au moins deux de ces critères, elles doivent tenir une comptabilité en partie double.
Lire aussi : Tous les détails sur l’application de ces critères dans cet article de MonASBL.be
Qu’est-ce qui change ?
- La comptabilité en partie double n’enregistre pas seulement les entrées et sorties de fonds dans les livres de caisse ou de banque de l’ASBL, elle s’étend aussi à tout changement dans les ressources (passif) ou dans leur affectation (actif), que ceci se traduise ou non dans un mouvement de fonds. On rappellera plus loin la mécanique de cette comptabilité, sans toutefois prétendre nous substituer à la formation ou à l’intervention d’un comptable : il s’agira de comprendre son rôle, pas de le remplacer !
- Conséquence, on va devoir aller plus loin que la simple identification des dépenses ou des recettes des mouvements inscrits au livre-journal des opérations. Des comptes particuliers vont en conséquence être ouverts pour toutes les rubriques de dépenses et de recettes, et s’étendre aussi aux tiers (clients ou membres, fournisseurs, pouvoirs subsidiants, …) ou encore à des rubriques de bilan (pour suivre la valeur des actifs ou la situation des emprunts).
- Les principes comptables, jusqu’ici réduits au minimum et à la tenue du livre-journal, vont aussi s’enrichir. Outre des règles plus précises sur l’enregistrement des opérations, de nouveaux principes comptables à respecter vont s’introduire, qui touchent en particulier aux règles d’évaluation. De nombreux textes existent à cet égard, avec un nombre variable de principes selon les auteurs, mais pour y voir clair, nous ne reconnaitrons qu’un seul mentor : la Commission des Normes Comptables.
- Autre changement, le bilan, qui s’intègre lui aussi à la mécanique comptable, aura cette fois ses deux colonnes équilibrées, contrairement à l’état du patrimoine en comptabilité simplifiée, dont le solde enregistre la valeur nette. La démarche de construction est grosso modo la même, mais la richesse des analyses qu’il permet est à la hauteur de sa complexité nouvelle. Lire aussi : Compte, bilan, budget, trésorerie... Comprendre les concepts-clés !
- Les formalités de publicité sont modifiées : désormais, les comptes ne doivent plus être déposés au greffe du Tribunal de l’Entreprise de leur ressort, mais doivent être transmis, au format adéquat, à la centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique. Et si jusque-là, le dépôt au greffe était gratuit, la transmission à la centrale est désormais payante.
- Le suivi de la trésorerie passe naturellement par les livres de caisse et de banque, mais pour un exercice de prévision, cet historique ne suffit pas: il faudra aussi s’appuyer sur l’ensemble des comptes, mais en les corrigeant quelque peu, notamment pour neutraliser les mouvements qui n’impliquent pas d’entrées ni de sorties de fonds. Prévoir l’évolution de la trésorerie sera plus complexe qu’en comptabilité simplifiée. Lire aussi : Apprendre à établir un plan de trésorerie pour votre ASBL
Qu’est-ce qui ne change pas ?
Les procédures d’approbation et de contrôle, ainsi que les obligations d’archivage, mais rassurez-vous, pour vous être agréables, nous les rappellerons brièvement au terme de cette section.