Assistant(e) à la coordination Chercq Hainaut 7521

Description de l’ASBL, institution

FormaServices est un centre de formation dynamique basé à Tournai et actif dans toute la Belgique depuis 2010 dispensant plus de 1300 sessions par an dans trois secteurs d’activité.
Structurée en coopérative, notre équipe pluridisciplinaire de formateur.rice.s est composée de plus de 40 professionnels de secteurs spécifiques.
Chez FormaServices, nous aimons le travail bien fait, l’organisation carré... mais aussi la convivialité, l’entraide et l’humour.
Si tu es du genre à repérer la petite info oubliée et à faire en sorte que tout roule : tu vas adorer travailler avec nous.

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Poste à pourvoir

Tu es le point de contact privilégié des formateurs et un soutien essentiel à la coordination. Ta fonction est composée de 4 missions principales :

1. Administration des formations

● Encoder et mettre à jour les formations dans nos outils internes.
● Gérer les inscriptions, listes de présence et documents nécessaires.
● Suivre les confirmations, changements, annulations et mises à jour diverses.
● Préparer et envoyer les documents administratifs aux formateurs et partenaires.

2. Coordination logistique

● Réserver et organiser les salles de formation (interne/externe).
● Veiller à la disponibilité du matériel pédagogique et des supports imprimés.
● Préparer, envoyer ou mettre à disposition les dossiers pédagogiques.
● Gérer les imprévus de dernière minute (absence de formateur, salle indisponible...).

3. Communication & suivi

● Assurer le lien fluide entre formateurs, partenaires et l’équipe interne.
● Répondre aux questions des formateurs et des participants.
● Transmettre les informations importantes dans les bons délais.
● Maintenir à jour les plannings et informer l’équipe des modifications.

4. Finances (tâches simples)

● Encoder et vérifier certaines factures de fournisseurs.
● Effectuer de petites relances.
● Vérifier les éléments nécessaires aux paiements.

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Minimum CESS, idéalement en orientation administrative, secrétariat ou gestion avec une première expérience
● Organisé·e, rigoureux·se, tu es capable de prioriser et gérer plusieurs dossiers à la fois.
● Autonome, proactif·ve, fiable: tu prends les choses en main avec un vrai sens des responsabilités.
● Excellent relationnel : tu sais communiquer clairement avec tous nos interlocuteurs à l’écrit et à
l’oral
● A l’aise avec la suite Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Agenda et idéalement
l’utilisation d’un CRM.

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Comment postuler

Envoie ton CV + lettre de motivation à emploi@formaservices.be avec l’objet : Candidature Assistant·e administratif·ve – [Nom + Prénom] avant le 31/12/25
Les candidatures retenues feront l'objet d’un entretien et épreuves de recrutement qui s’organiseront entre le 19 et 23 janvier 2026.

Date de clôture des candidatures : 31/12/25

Plus d'infos : www.formaservices.be/job-assistant-administratif

N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.