Les ASBL sont soumises à de nombreuses obligations en matière juridique, de gouvernance, de comptabilité, de fiscalité, de bien-être au travail, d’assurance, d’encadrement des volontaires, etc. Voici quelques-unes des principales obligations auxquelles les ASBL doivent se conformer :

1. Rassembler l’organe d’administration

L'ASBL doit organiser au moins une réunion de l’organe d'administration par an pour préparer l'assemblée générale ordinaire. Il sera réuni aussi souvent que les intérêts de l’association l’exigent. Les modalités de convocation et de tenue de l’organe d’administration doivent être précisées dans les statuts de l’ASBL.

L’organe d'administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l'objet de l'association. Sont exclus de sa compétence les actes réservés par la loi ou par les statuts à celle de l'assemblée générale. Un rapport reprenant les décisions de l’OA doit être établi et conservé au siège social.

2. Tenir une Assemblée générale ordinaire chaque année

Les ASBL doivent organiser une assemblée générale au moins une fois par an, dans le courant du 1er semestre qui suit la clôture des comptes pour convoquer les membres effectifs.

L’assemblée générale de l’ASBL doit être convoquée annuellement en vue :

1. de l’approbation des comptes de l’exercice écoulé ;
2. de l’approbation du budget de l’exercice à venir.

Lire aussi :

• Dépôt des comptes annuels : combien ça va vous coûter ?
• AG annuelle et approbation des comptes
• Réaliser le budget et le plan de trésorerie

C’est l’assemblée générale qui statue également pour :

1. La modification des statuts ;
2. La nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée ;
3. La décharge à octroyer aux administrateurs ainsi que, le cas échéant, l'introduction d'une action de l'association contre les administrateurs ;
4. L’admission et l’exclusion des membres effectifs ;
5. La dissolution volontaire de l'association ;
6. Tous les cas où les statuts l’exigent…

Les réunions sont en principe tenues en présentiel afin d’offrir toutes les garanties sur le plan de la gouvernance. Cependant, deux autres modes sont également autorisés par le CSA : les AG écrites et les AG par voie électronique. Comme les AG en présentiel, et moyennant le respect de conditions précises détaillées dans CSA, les AG écrites et par voie électronique sont autorisées même si les statuts n’en font pas mention. Il n’est donc pas obligatoire de modifier les statuts pour que ces deux modes soient autorisés.

Lire aussi : Comment convoquer l'assemblée générale de l'ASBL ?

3. Déposer les comptes annuels

Les ASBL doivent tenir une comptabilité complète et régulière de leurs opérations financières. Elles doivent établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultats et une annexe, conformément aux normes comptables. Les comptes annuels doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce ou à la Banque Nationale de Belgique, selon qu’il s’agisse d’une petite ou d’une grande association.

Retenons que la loi établit plusieurs catégories d’ASBL qui doivent chacune respecter des obligations comptables spécifiques. Pour en savoir plus, rendez-vous sur l'article La comptabilité et les différentes catégories d’ASBL !

Pour obtenir des avis sur l'interprétation de la réglementation relative à la comptabilité, les ASBL peuvent s’adresser à la Commission des normes comptables.

4. Publier au Moniteur belge toute modification aux statuts

L’ASBL a l’obligation de publier au Moniteur belge toute modification aux statuts ou dans la composition de l’organe d’administration (Démission, décès, nomination ou renouvellement).

5. Etablir un budget annuel

Les ASBL ont l’obligation d’établir chaque année un budget pour l'exercice suivant et le faire approuver par l'Assemblée Générale. Le budget reste interne. Contrairement à vos comptes annuels, vous ne devez pas le déposer auprès d'un tiers.

Lire aussi : Etablir le budget de l'ASBL

Lire aussi : Quelles sont les obligations comptables ?

6. Déclarer les impôts de l’ASBL

L'ASBL reçoit chaque année une déclaration d'impôts pour les personnes morales. Cette déclaration est à renvoyer obligatoirement sous peine d'une amende.

Pour compléter la déclaration d'impôts, étant donné qu'une ASBL ne paie pas d'impôts, il suffit de barrer toutes les pages et que le président signe à la dernière page. Ce n'est que lorsque le patrimoine de l'ASBL dépasse 25.000 € ou qu'elle a un compte à l'étranger qu'il faut le déclarer dans la déclaration d'impôts.

7. Respecter les dispositions légales en matière d’emploi

Si l’ASBL emploie des travailleurs salariés : règlement de travail, déclaration DIMONA et ONSS, contrats de travail, assurance-loi, médecine du travail, etc.

Si l’ASBL emploie des volontaires : convention de bénévolat.

8. Souscrire une assurance

Veillez à être en ordre d’assurance Responsabilité Civile, bâtiment, volontaires, administrateurs, etc.

Tenir à jour le registre des membres de l’ASBL, renouveler le mandat des membres de l’ASBL, payer le précompte professionnel et la TVA, payer l’ONSS ou encore mentionner la dénomination exacte de votre ASBL sont autant d’obligations auxquelles vous devrez vous conformer.

Pour tout savoir sur les obligations annuelles des ASBL, découvrez notre article.

Lina Fiandaca