Depuis le 31 octobre 2018, les ASBL doivent inscrire leurs bénéficiaires effectifs et les informations les concernant auprès du SPF Finances via le registre UBO. Selon l’arrêté royal du 23 septembre 2020, elles devront également transmettre, via la plateforme en ligne, tout document qui prouve que les informations relatives aux UBO sont adéquates, exactes et actuelles.
Concrètement que doit faire l’ASBL ?
L‘ASBL doit identifier clairement ses bénéficiaires effectifs, potentiellement :
- ses administrateurs ;
- les personnes habilitées à représenter l’ASBL ;
- les personnes chargées de la gestion journalière ;
- les personnes physiques ou, à défaut, la catégorie de personnes physiques, dans l’intérêt principal desquelles l’ASBL a été constituée ou agit ;
- toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’ASBL .
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Elle doit recueillir et conserver des données adéquates, exactes et actuelles les concernant, à savoir :
- leurs nom, date de naissance, lieu de résidence, nationalité, numéro de registre national ou de sécurité sociale,
- la date à laquelle ils sont devenus « bénéficiaire effectif »,
- à quel titre ils le sont,
- leur(s) catégorie(s),
- leur qualité (bénéficiaire direct ou indirect),
- pour les bénéficiaires indirects, le nombre de personnes intermédiaires ainsi que leurs données d’identité.
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L’ASBL doit faire enregistrer, par un représentant légal de l’association ou un mandataire désigné, ces données au registre UBO via la plateforme en ligne MyMinFin (après identification).
L’ASBL sera tenue de transmettre au registre toute modification des données (changement d’adresse, modification du statut, etc.) dans le mois suivant la date à laquelle elle aura pris connaissance de l’information.
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Confirmation chaque année
N’oubliez pas que vous devrez confirmer chaque année que rien n’a changé concernant les bénéficiaires effectifs de votre ASBL et que les données inscrites dans le registre UBO sont donc toujours correctes ! Les données déclarées dans le registre UBO doivent en effet être confirmées tous les ans et ce même si aucun changement n’a eu lieu. Dans ce cas, il convient seulement de cliquer sur le bouton « confirmation annuelle » qui est accessible dans le registre.
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Quelles sanctions en cas de non-respect ?
Quelles sanctions en cas de dépôt tardif ou de non-transmission des données ?
Une amende administrative supplémentaire entre 250 € et 50.000 € peut être imposée aux membres de l’organe d’administration de l’ASBL.
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Prenez les devants !
N’attendez pas la dernière minute pour vous mettre en ordre de marche. Assurez-vous en priorité que :
- vous disposez d’un aperçu clair de l’ensemble des personnes concernées (directement ou indirectement) au sein de votre ASBL ;
- vous avez désigné un représentant ou un mandataire disposant d’une carte eID qui pourra remplir les informations requises au nom de l’ASBL ;
- vous avez identifié la ou les catégories auxquelles appartiennent les bénéficiaires effectifs de l’ASBL ;
- vous êtes en possession des données requises sur ces bénéficiaires effectifs et, le cas échéant, sur les intermédiaires par lesquels ils passent pour contrôler l’ASBL ;
- vous êtes en mesure de produire les documents prouvant le caractère adéquat, exact et actuel des informations ;
- vous avez défini (ou au moins envisagé) la ou les procédures permettant à votre ASBL de transmettre l’ensemble des données à temps et, par la suite, de suivre et communiquer toute modification de ces données au registre dans un délai de 30 jours.
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Bon à savoir : Une erreur sur votre ASBL à la BCE se retrouvera dans le registre UBO
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Lina Fiandaca