La représentation dans des structures extérieure peut paraître intimidante ou difficile. Sa réussite dépend à la fois d'une bonne préparation du mandat avec ses instances et une expression convaincante dans l'instance dans laquelle on se trouve mandaté.

Qu’est-ce qu’être représentant ou mandaté par une instance ? Qu’est-ce que cela recouvre ? Quelles modalités de fonctionnement souhaite/prévoit l’instance mandante ?

Pour qui ? 

Les personnes qui exercent ou exerceront un mandat au sein d'une ASBL.

Objectif

À la suite de la formation, les participants possèderont des points de repère leur permettant d’exercer leur mandat en cohérence avec les attentes de l’instance mandante et le cadre de l’instance dans laquelle ils siègent.

Pour ce faire, la formation répondra aux questions que se posent les personnes qui exercent ou exerceront un mandat, notamment :

• Comment construire un positionnement dans l’instance ou le groupe de référence ?
• Comment exprimer un positionnement et négocier en réunion d’instance ?
• Comment mesurer les enjeux d’un projet et les enjeux des membres à participer à ce projet ?
• Comment identifier les enjeux des partenaires et les coûts/bénéfices communs ?
• Comment rendre compte des débats et décisions des réunions d’instances ?

Les objectifs sont donc les suivants :

1. Assurer l’interface entre 2 groupes (et se faire légitimer dans ce rôle)
2. Identifier et construire ses marges de manœuvre
3. Gérer les sujets émergents ou urgents qui ne permettent pas de consulter ses mandants
4. Préparer ses réunions
5. Hiérarchiser les enjeux
6. Chercher des alliances
7. Faire des hypothèses sur la façon dont les autres vont se positionner
8. Rédiger des notes à déposer
9. Prendre sa place dans la réunion (y prendre la parole et y défendre ses positions)
10. Vérifier la conformité de la réunion (être conscient de la responsabilité solidaire de la conformité des actes posés)
11. Rendre des comptes/faire rapport à ses mandants en vue de préciser ou valider les orientations données
12. Identifier l’intérêt de siéger à un endroit en fonction soit du contenu, soit des relations à tisser

Contenu

Construction d'un "dossier de mandat"

• Législations ou statuts, cadre réglementaire, missions…
• Mode de prise de décisions (quorum de présence, de décision, mode de procuration…)
• Périmètre du mandat
• Publicité des débats, règles de confidentialité…
• Durée des mandats, mode désignation, date de renouvellement
• Accès à l'historique des réunions (PV, dossiers…)
• Autres membres de l'instance ou du groupe
• Autres parties prenantes
• Chiffres utiles (aspects financiers, emploi…)
• Rôles formels de certains participants
• Rôles informels
• Calendrier, dates-clés
• Documentation
• Position générale et point d'attention de l'organisation mandante par rapport à l'organe dans lequel on siège

Construction d’une position à négocier

• Position idéale, réaliste et de repli
• Atouts et faiblesses
• Alliés et adversaires
• Développement d'une stratégie

Participation active à une réunion

Instruire ses dossiers, demander des informations et des supports, faire synthétiser les apports, participer à la prise de décision, être attentif tant aux produits et qu’aux processus afin de les réguler, repérer la "culture" de travail du groupe…

Éléments de dynamique de groupe

Gouvernance

• Références réglementaires éventuelles
• Repérage des points de contrôle
• Organisation d'une prise de décision pertinente

Rapportage et adaptation du mandat en cours d'exercice

• Les modes de rapportage aux instances mandantes
• Distinction entre point d'information et point nécessitant une décision ou mandat
• La construction d'un mandat réaliste

Méthodes

La formation propose un ensemble de méthodes permettant l’acquisition de connaissances, le développement de compétences, ainsi que la capacité à les transférer dans la pratique professionnelle :

• des apports théoriques
• des liens systématiques avec le terrain et la pratique,

- en partant des représentations et des pratiques des participants
- en permettant, suite aux apports théoriques, une réflexion afin d’adapter et d’améliorer sa pratique

• des exercices d’appropriation et d’application des différentes matières (travail en sous-groupes, résolution de cas concrets…)
• des jeux de rôles
• des échanges de pratiques et d’expériences.

Quand ? 

Les jeudis 18 et 25 octobre 2018

De 9h30 à 16h30 (accueil à 9h15)

Où ?

CESSoC
Rue Josaphat, 33
1210 Bruxelles

Prix et inscription

260 €

L'inscription se fait directement sur le site.