Petit rappel : toutes les ASBL doivent tenir une comptabilité

Ce n'est pas parce que vous ne poursuivez pas de but lucratif et que vous n’êtes gestionnaire que d’une toute petite ASBL que vous ne devez pas tenir sa comptabilité. Bien au contraire...

Toute ASBL, quelle qu’elle soit, doit bien évidemment tenir une comptabilité ! C’est une obligation qui leur est imposée par le législateur et ce, quelle que soit leur taille, même si les obligations des plus petites  ne sont pas aussi imposantes que celles qui s’imposent aux autres.

En interne, la comptabilité a pour but de :

• fournir les informations financières nécessaires à la bonne gestion de l’ASBL, notamment pour juger de l’opportunité d’engagements et/ou d’investissements,
• vérifier les opérations courantes, pour s’assurer de leur efficacité opérationnelle et de l’usage effectif des deniers de l’ASBL aux fins de son objet social,
• de fournir des données de comparaison et d’analyse, de manière à pouvoir élaborer une stratégie qui se déploie dans le temps.

Mais il n’y a pas qu’en interne que la comptabilité peut servir. Des personnes ou des organes externes à l’ASBL doivent pouvoir prendre connaissance de sa comptabilité : on pense ici notamment aux organismes de contrôle et aux établissements de crédit.

Lire aussi : Les ASBL ont-elles vraiment accès aux crédits bancaires ?

Une comptabilité au plus juste, dans tous les sens du terme !

Il est pourtant une faculté offerte par le législateur, hélas souvent négligée par les petites ASBL, par défaut d’information sans doute, celle de tenir une comptabilité simplifiée.

Une « petite » ASBL, définie comme telle en fonction de certains critères, n’est en effet pas obligée de tenir une comptabilité classique, dite aussi « de droit commun », ou encore « en partie double » : elle peut aussi recourir à une comptabilité dite « simplifiée ».

Ceci en vertu de l’Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations, en son Titre 4, Comptes annuels des ASBL, AISBL et fondations qui tiennent une comptabilité simplifiée,

• et son Annexe 8, Schéma des comptes annuels des associations et fondations qui tiennent une comptabilité simplifiée,
• laquelle comprend un « schéma minimum normalisé de l’état des recettes et des dépenses »,
• lui-même porteur d’une annexe contenant un « schéma minimum normalisé de l’état du patrimoine ».

La tenue d’une comptabilité simplifiée plutôt que d’une comptabilité classique emporte divers avantages.

1. Un coût réduit, puisque, en évitant la tenue d’une comptabilité en partie double, vous échapperez aussi, soit au gros du travail de comptabilité et à l’acquisition d’un logiciel comptable, soit au recours à un comptable externe. Des connaissances informatiques, et en particulier la maîtrise d’un tableur comme Excel suffiront, plus quelques heures de travail, qui devraient néanmoins rester limitées du fait même du faible nombre supposé d’opérations des plus petites ASBL. Si les ressources humaines impliquées par la tenue d’une comptabilité classique ne sont pas disponibles dans votre association, le recours à la formule simplifiée pourra vous éviter des coûts supplémentaires. Compter quelques centaines d’EUR, voire plus, pour sous-traiter une comptabilité classique.
2. Une nomenclature simplifiée d’enregistrement : sous le nom d’état des recettes et des dépenses, les comptes pourront se réduire à 4 catégories de dépenses, 4 autres de recettes. Bien sûr, vous pourrez aller plus loin en fonction de vos besoins de gestion. Même possibilité pour le bilan, pour lequel le législateur a prévu également un modèle simplifié, sous le nom d’état du patrimoine, et la possibilité de suivre des règles propres d’évaluation. Là encore, dans le cas où les besoins d’information requis par la gestion ne sont pas trop complexes, recourir à la comptabilité simplifiée pourra entraîner une économie sensible de moyens.

Face à ces avantages, il faut évaluer les pertes d’information que la comptabilité simplifiée emporte, notamment sur la gestion des créances et des dettes dans le courant de l’exercice et à sa clôture : il faut donc s’assurer que ceci ne prête pas trop à conséquence pour les ASBL concernées.

Du bon usage de la comptabilité simplifiée : conseils et conditions

La comptabilité simplifiée est en effet basée sur les recettes et les paiements effectifs, et non sur la création ou l’extinction de créances et de dettes. Les dépenses sont enregistrées au moment du paiement, les recettes à celui de la perception : on parle d’une comptabilité « de caisse ».

• Du coup, l’investissement au sens strict n’existe plus, puisque la totalité de la dépense est imputée à l’exercice où elle est effectuée ; corrélativement, la notion d’amortissement disparait, encore qu’elle puisse s’inviter lors de l’évaluation annuelle du patrimoine de l’ASBL. On évitera donc d’y recourir en cas d’investissements importants.
• Gardez aussi à l’esprit que dans la comptabilité simplifiée, dépenses et recettes seront enregistrées TVA comprise : l’acquittement ou la restitution de la TVA sont en effet enregistrés au moment de l’achat ou de la perception du remboursement. A réserver au cas où l’ASBL n’intègre pas un volume significatif de biens ou services intermédiaires acquis auprès de tiers dans le produit de son activité.
• Enfin, la comptabilité simplifiée, qui fait en cours d’exercice l’impasse sur les créances et les dettes, se prête donc mal aux situations où celles-ci sont significatives. On évitera dès lors d’y recourir en cas :
  • de recours à l’emprunt, d’autant plus que les banques se satisferont difficilement d’une comptabilité simplifiée,
  • d’appel à des subsides, qui peuvent en effet être promis mais non encore perçus, ou encore perçus mais éventuellement à rembourser,
  • ou encore en présence de personnel permanent, qui entraîne souvent avec lui des dettes salariales et sociales en fin d’exercice.

Tous ces cas où la comptabilité simplifiée est déconseillée ne devraient toutefois en général pas poser problème pour les ASBL visées par les critères légaux de la « petite » ASBL admise à l’utiliser, i.e. ne pas dépasser sur plus de deux exercices plus d’une des limites suivantes :

• 5 travailleurs ETP,
• 391.000 EUR de recettes,
• 1.562.000 EUR de total des avoirs,
• 1.562.000 EUR de total des dettes.

On revient, dans un autre article, sur ces conditions légales, pour mieux les expliciter et bien les comprendre.

Pour l’heure, retenons simplement que le risque existe de rencontrer les limites de gestion susdites relatives à la TVA, aux investissements et aux emprunts, aux subsides et au personnel, avant d’avoir atteint ces limites légales. S’il échet, des choix devront être posés entre comptabilité simplifiée et comptabilité classique, même en deçà de ces limites. A contrario, le législateur a certainement bien fait de réserver cette possibilité aux plus petites ASBL. 

Quoiqu’il en soit, ces remarques concernant le bon usage de la comptabilité simplifiée ne diminuent en rien son intérêt si l’ASBL se trouve dans les conditions correctes pour les appliquer.

Marc Thoulen, expert de MonASBL.be