« Souvent les gens trouvent ça bizarre mais j’ai toujours aimé l’administratif parce que je sais à quoi ça me sert », confie Natacha Louis. En juillet 2023, cette ingénieure architecte et gestionnaire de projets de formation a créé QualEffiSens, une structure qui accompagne des organisations du secteur de l’économie sociale afin qu’elles libèrent du temps et de l’énergie pour leur mission plutôt qu’à des tâches « administratives polluantes ». Pour MonASBL.be, elle a accepté de livrer quelques astuces.

S’interroger sur le but de chaque action

La première étape pour éviter du perdre du temps, c’est de « comprendre pourquoi on fait de l’administratif », explique Natacha Louis. Considérer ces tâches comme une lourdeur porte « à faire des choses inutiles parce qu’on a toujours fait comme ça », continue celle qui rappelle qu’au contraire l’administratif « est un outil ». Par exemple, « je sais que j’encode les données de mes bénéficiaires pour pouvoir adapter mon offre ou encore si je fais un devis c’est pour encaisser de l’argent et pouvoir payer des gens ».

En revanche, si la tâche administrative n’a aucun but ou si elle ne fait pas gagner du temps « ça veut dire qu’il ne faut pas la faire. Ou bien si c’est obligatoire, se contenter du minimum syndical ».

Pour illustrer son propos, Natacha Louis partage son expérience : « J’avais commencé un emploi où on m’avait dit de scanner chaque bon d’intervention et ensuite de les trier. Mais pourquoi les trier alors qu’ils sont déjà scannés ? On peut les mettre dans une boite au cas où et au pire on passera une heure à chercher un document qui s’est perdu une fois plutôt que de passer des heures à trier des documents que personne ne va jamais aller voir ».

Aussi, connaitre l’objectif d’une tâche administrative ne suffit pas, il faut pouvoir l’expliquer aux personnes qui l’exécutent afin qu’elles comprennent les conséquences si cette dernière est mal ou pas faite.

Quatre questions peuvent aider à comprendre l’intérêt d’une tâche :

1. Quelles sont les conséquences si je ne fais pas cette tâche ?
2. À quelle fréquence cela va arriver ?
3. Combien de personnes cela va impacter ?
4. Et quelle est la gravité ?

Se former

Selon Natacha Louis, la formation au Excel, Word et Oultook (ou les versions libres équivalentes) est indispensable. « J’ai constaté que les gens n’ont pas toujours conscience de ce que l’informatique peut leur faire sauver comme temps, que ce soit en termes de raccourcis ou de fonctionnalités pour éviter de faire les choses manuellement », raconte-t-elle.

L’experte conseille de privilégier une formation adaptée à son organisation et sa réalité de terrain, plutôt qu’une formation générique. « Une personne qui vient sur place pourra voir si l’ASBL a davantage besoin de travailler sur les chiffres ou les plannings, par exemple, et va s’adapter », explique-t-elle. Et d’ajouter : « Parfois, faire faire un fichier par un.e professionnel.le permet de partir sur une bonne base et de gagner du temps par après ».

Travailler par blocs

Autre point central pour les tâches administratives : la gestion du temps. Natacha Louis conseille de prévoir des blocs dans son planning lors desquels on travaille sur ses tâches administratives. Par exemple : bloquer deux matinées par mois pour les factures. « Être régulier.ère est un confort pour soit mais aussi pour les autres » qui vont éviter de renvoyer régulièrement des rappels, assure-t-elle.

Centraliser l’information

Une autre piste consiste à « utiliser des outils pour rassembler l’information et ne pas la disperser », surtout lorsqu’elle est partagée entre plusieurs services, précise Natacha Louis. Concrètement, cela revient à « éviter les doublons », les versions multiples de certains documents ou tableaux, et se limiter « soit un scan soit un papier », continue l’experte.

Utiliser des modèles

Avoir recourt à des modèles de documents, notamment pour les rapports, « c’est un vrai gain de temps », assure-t-elle. Des modèles de documents sont disponibles sur Excel et Word. Ou bien encore, il est possible de « réaliser ses propres modèles avec son logo, etc. qu’on peut récupérer à chaque fois », explique-t-elle.

Automatiser les tâches répétitives

En administratif, avoir une procédure claire pour chaque tâche « permet d’avoir quelque chose de beaucoup plus fluide et d’éviter que les mêmes choses soient faites plusieurs fois », continue Natacha Louis.

Pour les tâches qui reviennent très régulièrement, il peut être intéressant de se pencher sur les macros Excel. Il s’agit d’enregistrer une action ou d’un ensemble d'actions effectuées sur Microsoft Excel afin de les automatiser.

Par exemple : chaque mois, votre ASBL doit créer un rapport dans lequel vous souhaitez que les noms des bénéficiaires sortants apparaissent en rouge et appliquer également une mise en forme en gras. Pour éviter de répéter à chaque fois manuellement les actions, vous pouvez créer, puis exécuter une macro qui applique rapidement ces modifications de mise en forme aux cellules que vous sélectionnez.

« Ça fait peur, c’est du codage mais si on est à l’aise ça peut faire gagner un temps dingue ! », assure l’experte.

Eviter le micro-management

Natacha Louis conseille aussi de « simplifier les approbations et éviter les allers-retours dans tous les sens, où tout le monde doit tout relire ». Cela évite d’avoir des documents modifiés plusieurs fois. « Si on délègue une tâche administrative à quelqu’un, il est censé savoir la faire », assure-t-elle. Et d’insister : « L’administratif est un outil, si les choses sont faites avec rigueur ça n’a pas besoin d’être fait à notre manière ».

Trier, mais pas trop !

« Il faut trouver un juste équilibre : ne pas avoir tous les dossiers en vrac sur son bureau d’ordinateur mais ne pas commencer non plus à avoir des sous-sous-sous-sous dossiers », conseille-t-elle. L’astuce pour trouver cet équilibre : « Se demander combien de temps on met pour faire une tâche et combien de temps ça me fait gagner ».

Selon elle, une bonne solution est d’utiliser des dossiers modèles. « Avoir un dossier vide, avec des sous-dossiers, et parfois même des fichiers-types dedans, qu’on peut copier-coller à chaque fois qu’on a un nouveau projet ou un nouveau bénéficiaire, par exemple », suggère Natacha Louis. De cette manière, la structure est toujours la même.

Pour les outils ? Attention aux machines de guerre

Enfin, il existe de nombreux outils pour gérer les tâches administratives mais là encore, « il faut d’abord partir de son besoin et comprendre pourquoi on l’utilise », explique-t-elle.

Dans un premier temps, il est intéressant de faire l’inventaire des outils déjà utilisés dans l’ASBL et de puiser toutes leurs fonctionnalités, plutôt que d’en ajouter des nouveaux.

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Attention également aux outils qui sont des « machines de guerre où les gens passent plus de temps à encoder », prévient-elle. Il est préférable d’apprendre d’abord à manier des outils plus simples.