10 étapes incontournables pour organiser votre événement d’association

Chaque événement associatif demande un important travail préparatoire pour atteindre ses objectifs. Les clés du succès dépendent de votre capacité d’anticipation et d’organisation. Dans l’événementiel, pas de place pour l’improvisation : aucun détail ne doit être négligé. Voici les 10 étapes clés pour réussir votre événement d’association.

Que ce soit pour augmenter vos ressources, vous faire connaître, promouvoir vos activités, attirer de nouveaux membres, resserrer les liens avec vos adhérents, faire entendre votre voix sur une problématique, former ou informer ou encore pour lancer un projet ou célébrer une date d’anniversaire importante, en tant qu’ASBL, vous êtes régulièrement amené à organiser des évènements. Ces derniers - qu’il s’agisse d’une conférence, d’un salon, d’une compétition sportive, d’un festival, d’une soirée de bienfaisance ou d’une représentation culturelle - demandent un gros travail préparatoire, qui démarre bien avant le jour « J », en général plusieurs mois en amont.

L'organisation d'un évènement, quel qu'il soit, passe par plusieurs étapes incontournables. Au plus tôt vous entamerez l’organisation de votre événement, mieux ce sera. En fonction de la manifestation et de sa récurrence (ce ne sera pas le même investissement s’il s’agit d’une première édition ou d’une 5e édition), nous vous recommandons d’entamer l’organisation entre 6 mois et un an avant l’événement. Sachez que si vous devez solliciter des subsides publics, il faudra pouvoir vous calquer sur la temporalité des appels à projets ou sur le calendrier budgétaire du pouvoir subsidiant. Cela peut donc prendre du temps. 

Etape 1 : Définir le cadre de l’événement

C’est la première étape et c’est la plus importante. Il s’agira de répondre avec le plus de détails possibles aux questions de base (Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien?).

Quoi ?

Quel type de manifestation souhaitez-vous organiser ? Est-elle privée ou publique ? Quel est l’objet du rassemblement ? Est-ce la première édition ?

Avez-vous identifié la demande ? Le public que vous visez est-il suffisamment important pour justifier l’organisation de votre événement ? Avez-vous déterminé le type d’événements qu’organisent les associations semblables à la vôtre (bref, quid de la concurrence ?) ainsi que les manifestations qui se déroulent sur le même territoire et à la même date que celui et celle de votre événement ? 

Posez-vous aussi les questions suivantes : à quoi ressemblera votre événement ? Que souhaitez-vous que les participants en disent ? Et quel souvenir voulez-vous qu’ils en gardent ?

Quel nom allez-vous donner à votre événement ? La dénomination est essentielle : elle doit directement captiver vos publics cibles. Faites un brainstorming avec votre équipe pour choisir le meilleur nom pour votre manifestation.

Pourquoi ?

Pour quelles raisons principale et secondaires organisez-vous votre événement ? Il est indispensable de définir et d’insister sur le POURQUOI de votre événement et de fédérer votre équipe autour de cet objectif principal. Vous souhaitez récolter des fonds pour financer un projet ? Sensibiliser la presse, les politiques et les citoyens aux causes que vous défendez ? Vous désirez ouvrir le débat sur certaines thématiques et stimuler les échanges d’idées et de bonnes pratiques ? Vous voulez marquer le coup pour un anniversaire important ? Remercier vos donateurs et/ou en trouver de nouveaux ? Ou faire connaitre votre jeune association ?

Comme le soulignent Chris Powell, Frédéric Dosquet et Hugues Séraphin dans leur ouvrage intitulé Guide pratique de l’organisateur d’événements : « L’objectif principal de l’événement doit être accepté par tous les membres de l’équipe. Une compréhension précise du « pourquoi » de l’événement par tous les membres de l’équipe contribuera à faciliter le processus de planification de l’événement, vous permettant du coup de canaliser votre énergie dans le but d’atteindre votre objectif premier. La détermination précise du « pourquoi » vous permettra d’identifier et de valider les idées et activités qui vont dans la direction de votre démarche et de mettre de côté celles qui ne vont pas dans ce sens. »

Pour qui ?

Qui sont les cibles ? Pour qui organisez-vous votre événement ? Qui sont les parties prenantes internes et externes à l'ASBL, au niveau de l'organisation (membres, volontaires, soutiens logistiques, prestataires, administration publique, fournisseurs, etc.) et pendant l'évènement (intervenants, exposants, partenaires, sponsors, etc.) ? Combien de participants espérez-vous pour votre événement ?

Une fois que vous aurez défini vos publics cibles, il est important de vous questionner sur la distance que seraient prêts à parcourir vos cibles et de choisir une date en fonction de leurs disponibilités.

Conseil : parlez de votre événement autour de vous, à vos collègues, partenaires et à de potentielles cibles afin d’obtenir leur avis. 

Où ?

Dans son ouvrage consacré à l’organisation d’événement, Chris Powell insiste sur l’importance du choix du lieu. Il identifie trois éléments centraux à prendre en compte :

  1. Le site convient-il au positionnement souhaité ? On voit assez mal la tenue d’un événement autour de la thématique de la précarité organisé dans un hôtel 4 ou 5 étoiles.
  2. Le site répond-il aux besoins du programme de l’événement ? Ce serait curieux d’organiser un événement sportif sans vestiaire ou un événement traitant de l’intelligence artificielle ou d’une autre thématique liée au numérique dans une salle sans wifi ou avec un wifi qui fonctionne au ralenti.
  3. Le public visé appréciera-t-il l’événement ?

A ces éléments, s’ajoutent d’autres questions liées au lieu et à son environnement :

  • Avez-vous opté pour un événement indoor ou outdoor ?
  • Le lieu est-il accessible en transport en commun et pour les personnes à mobilité réduite ?
  • Est-il proche des principaux axes routiers ?
  • Sa capacité d’accueil est-elle suffisante pour accueillir le nombre de participants ?
  • Offre-t-il suffisamment de places de stationnement eu égard au nombre de participants attendus ?
  • Pensez également à la signalétique : les participants trouveront-ils facilement le lieu de l’événement ?
  • Y aura-t-il des techniciens sur place le jour de l’événement ?
  • Les points d’accès à l’électricité sont-ils suffisants ?
  • Quid de la qualité du son et de la lumière ?
  • Y a-t-il du mobilier sur place ?
  • Qu’en est-il de la sécurité du public ? (sorties de secours)

Quand ?

Quelle est la date de début et de fin de l'évènement ? Est-ce un évènement unique ou répété dans le temps ? Il est essentiel que la date de votre événement réponde aux disponibilités de vos cibles. Pour choisir la meilleure date, tenez compte des éléments suivants :

  • Disponibilité de vos publics cibles ;
  • Organisation d’autres événements similaires au votre ;
  • Organisation d’un événement, d’une manifestation ou d’un rassemblement dans le même périmètre que le vôtre (ce qui pourrait avoir un impact en termes de stationnement et de mobilité) ;
  • Jours fériés et vacances scolaires ;
  • Organisation d’événements sportifs, culturels ou religieux d’ampleur.

Comment ?

Comment s'articule l'organisation autour de l'évènement (répartition des tâches) ? Avec quels moyens humains, matériels et financiers ? Selon quel calendrier (rétroplanning) ?

Par quels canaux de communication avant, pendant et après ?

Quelle approche environnementale ? Quelles valeurs à porter ?

Il est essentiel d’être cohérent dans les différents aspects et actions de l’organisation de votre événement pour que le positionnement soit respecté. Par exemple, si vous organisez un salon pour les personnes à mobilité réduite, il va de soi que tous les aspects liés à la mobilité seront pris en compte.

Pensez également au caractère écoresponsable et accessible de votre événement. Aujourd'hui, les enjeux environnementaux, de mobilité et d'accès aux personnes handicapées sont devenus prioritaires. Tous les aspects de l’organisation doivent prendre en compte ces dimensions (déplacements, lieux, repas, consommation, sensibilisation du public, gestion des déchets, recyclage, etc.).

Combien ?

Quel est le budget (dépenses, recettes, financements) de votre événement ? C’est très important de se fixer un budget avant de se lancer dans la grande aventure de l’organisation d’une manifestation. Prévoyez d’office un surplus estimé, en moyenne, à 5% des dépenses pour faire face aux imprévus.

Conseil : le recours au sponsoring peut se révéler très profitable pour vous aider à boucler votre budget. Les entreprises en général soutiennent les événements. Non pas par pure charité mais parce qu’elles en tirent une visibilité et que ça leur est favorable en termes d’image. S’associer à une association et aux causes qu’elle défend leur est bénéfique. A vous aussi de voir à quelles entreprises vous souhaitez vous associer, en fonction de vos valeurs et dans un souci de cohérence par rapport à votre événement…

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Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, vous pouvez rédiger un plan détaillé de votre événement.

Etape 2 : Respecter les obligations légales

Quelles sont les formalités à respecter ? Quelles sont les démarches administratives à effectuer auprès de la commune, de la région, de la police locale, des services de sécurité (entreprise de gardiennage, pompiers, SIAMU, etc.) ou d'hygiène (produits alimentaires, etc.)? Quelles sont les obligations légales, le cas échéant, en matière de droits d'auteur (Sabam, etc.), droits à l'image, de billetterie, de tombola, de contrats de travail, de marché public (à partir d'une certaine taille de manifestation), de cotisations sociales, d'assurance, etc. ?

Ces formalités peuvent varier en fonction du type d'évènement, de sa nature publique ou privée et du lieu choisi (pays, région, commune). Les délais peuvent être fluctuants.

Ce travail administratif peut prendre un certain temps, avec des conséquences sur la coordination des équipes : il ne faut donc pas s'y prendre à la dernière minute !

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Etape 3 : Constituer l'équipe du projet

En fonction de l'évènement, vous devez vous appuyer sur toute une série d'acteurs internes et externes qui forment un organigramme élargi :

  • les travailleurs et volontaires de l'ASBL ;
  • des prestataires externes (spécialistes web, conseillers en communication, régisseur, loueur de salle, traiteur, service logistique, animateur/modérateur, service de sécurité, sponsors, etc.) ;
  • les pouvoirs publics (administration communale, police locale, pompiers, etc.).

Dès la phase pré-préparatoire, il faut mettre en place une équipe d'organisation, en distribuant des missions/tâches spécifiques à chacun (programmation, planification, communication, suivi financier, logistique, restauration, démarches administratives, gestion des fournisseurs, relations avec les partenaires, etc.) et identifier clairement les intervenants externes.

Vous devrez organiser des réunions fréquemment avec votre équipe pour faire le point sur l’état d’avancement des différents postes et répondre aux questions. Pour que ces réunions soient efficaces, n’oubliez pas d’envoyer un ordre du jour précis et de compléter un plan d’actions (qui fait quoi pour quand). Faites bien la distinction entre votre équipe directe (qui organise l’événement) et l’équipe plus large (les personnes qui travailleront le jour de l’événement et les prestataires externes).

Un conseil : préparez un support informationnel pour toutes les personnes qui travailleront le jour de l’événement. Ce support peut contenir les informations relatives au programme de l’événement, les personnes référentes et leurs coordonnées, les informations pratiques (plan des stands, localisation des toilettes, etc.). N’oubliez pas de rassembler votre staff avant le début de l’événement pour faire un dernier briefing et répondre à toutes les questions.

Pour le jour de l’événement, assurez-vous que toutes les personnes travaillant sur votre événement aient signé un contrat, sécurité oblige.   

Etape 4 : Définir un retroplanning complet

L’élaboration du planning est une étape cruciale. Il inclut les délais des prestations sous-traitées ou de production interne, les délais administratifs, les temps de communication et d'évaluation. Ce calendrier doit inclure des réunions de travail réunissant l'équipe d'organisation au complet ou en comité restreint, avec ou sans les intervenants externes (fournisseurs, prestataires, invités, etc.). Ces réunions font l'objet de comptes rendus synthétiques. Notez-y également les dates butoirs : pour quand votre programme doit être clôturé ? Pour quand la liste des exposants/intervenants doit être arrêtée ? Quand est prévue l’organisation de la conférence de presse ou l’envoi du communiqué de presse ?

Etape 5 : Lancer les invitations pour votre événement

L’heure des invitations a sonné. Privilégiez des messages personnalisés pour les membres de votre organe d‘administration ainsi que pour les donateurs et pouvoirs subsidiants. Les orateurs et les partenaires privilégiés seront prévenus par téléphone dès que la date sera fixée afin qu’ils puissent l’inscrire dans leur agenda. Pour les invitations envoyées aux autres cibles potentielles, vous pouvez opter pour une formule web only par mail en utilisant une plateforme de réservation en ligne comme Eventbrite.

Etape 6 : Bien gérer la communication de votre événement 

La promotion de votre événement est l’une des priorités dont vous devez tenir compte dans votre organisation. Car vous pouvez avoir le meilleur programme, les intervenants les plus prestigieux, si vos cibles ne sont pas informées, cela ne sert à rien.

La communication de votre événement doit être multicanale. Analysez les différents canaux qui s’offrent à vous et choisissez en fonction de vos cibles. Où allez-vous distribuez vos affiches et flyers ? Allez-vous envoyer vos invitations uniquement par email ou également en version print ? Comptez-vous gérer les inscriptions via une plateforme du type Eventbrite ? Au niveau des relations presse, votre événement nécessite-t-il l’organisation d’une conférence de presse ou un communiqué peut suffire ? Avez-vous les moyens de recourir à des encarts publicitaires ? Avez-vous prévu un calendrier éditorial sur les réseaux sociaux ? Avez-vous créé un événement sur Facebook ? LinkedIn vous semble-t-il plus approprié ? Comptez-vous recourir à des campagnes payantes ?  Votre site web revêt-il les couleurs de votre événement ? etc.  

Et le jour de l’événement ? Qu’allez-vous mobiliser comme outils de communication ? Avez-vous prévu la prise de photos et de vidéos ? Des publications tout au long de l’évènement sur les réseaux sociaux ? Des directs ? Un moment consacré aux journalistes ? Toutes ces questions doivent être minutieusement tranchées en amont.

Etape 7 : Réaliser la check-list ultime avant l’événement

Vous voilà dans la dernière ligne droite avant votre événement. Les stress monte et c’est bien normal. Pour réduire votre anxiété et vous assurer de ne rien avoir oublié, faites une check-list reprenant tous les postes (intervenants, exposants, modérateur, logistique, personnel, matériel, etc.) en commençant dès le montage et jusqu’au démontage. Inscrivez tous ces éléments dans un plan opérationnel.

Vérifiez également que toutes les informations ont été données aux différents acteurs (infos pratiques mais aussi « qui fait quoi et quand »). Briefez correctement votre équipe et vérifiez que tout est bien en ordre à l’accueil et/ou à la vente de tickets. C’est le point d’entrée de votre événement, c’est la première image qu’auront les participants de votre manifestation.

Etape 8 : Etre motivant et inspirant le jour « J »

Le jour « J », vous allez pouvoir montrer votre capacité à gérer votre équipe. Soyez inspirant et motivant. Tout au long de votre événement, soignez la communication au sein de votre équipe. Mais SURTOUT : prenez soin des participants ! La manière dont ils seront accueillis et traités sera déterminante dans la perception qu’ils auront de votre événement.  

Etape 9 : Faire le bilan et l'évaluation de l'évènement

C'est le moment de déterminer les points forts et les points faibles de la manifestation et de son organisation dans son ensemble, sans concession. C'est aussi l'occasion d'ouvrir les perspectives et d'identifier des faits ou des chiffres sur lesquels capitaliser ou à exploiter dans le cadre de la communication de l'ASBL (rapport d'activités, par exemple) ou dans un dossier de financement (nombre de participants, empreinte environnementale). Le budget a-t-il été respecté ? Le public était-il au rendez-vous ? Le retour des participants est-il favorable ? L’événement a-t-il répondu à leurs attentes ?

Etape 10 : Assurer le suivi  

Il est essentiel d'assurer le suivi auprès de l'ensemble des protagonistes et participants (le service après-vente) une fois l'évènement terminé afin de les garder mobilisés (partager le bilan, des documents clés, etc.). Vous pouvez envoyer un email de remerciement à tous les participants et en profiter pour solliciter leur participation à une enquête de satisfaction. De quoi améliorer encore votre prochaine édition.

Lina Fiandaca