Le rôle de sauvegarde du secrétaire
Les réunions, assemblées générales et autres discussions formelles sont légion dans les ASBL. Une personne est chargée de garder une trace de ces échanges : le secrétaire. Véritable archive de l’association, son travail permet non seulement d’attester des décisions. Le secrétaire dessine également l’historique de l’ASBL qui peut s’avérer utile pour les futurs administrateurs.
En général, c’est l’organe d’administration qui convoque l’assemblée générale. Il revient au secrétaire de préparer le matériel nécessaire pour la bonne tenue de celle-ci, et d’informer les participants. S’il arrive que ce soit le président de l’ASBL qui rédige la convocation, c’est au secrétaire de se charger de la diffuser à tous les membres adhérents.
La convocation doit comporter la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour. La manière dont elle est envoyée peut être indiquée dans les statuts. Peu importe que vous utilisiez un mail ou une annonce dans le journal, du moment que chaque personne concernée la reçoit. Assurez-vous de joindre de quoi faire une procuration si jamais un membre est absent.
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La rédaction du PV
Lors de l’AG, la rédaction du procès-verbal est essentielle. Les statuts ou le ROI en fixent les modalités. On vous recomm