N’ayons pas peur des mots : cette situation est problématique ! Et son degré de gravité peut varier en fonction de la nature du manquement.

Cela peut aller de rejet d’une dépense ou de la TVA qui s'y rapporte, au rejet pur et simple de la comptabilité.

Les pièces justificatives et l’obligation de conservation des documents

L'administration fiscale est en droit d’exiger tous les livres et documents nécessaires à la détermination du montant des revenus imposables.

Il peut s’agir, notamment :

• des registres de comptabilité ;
• des factures,
• des bons de commande,
• des documents de transport,
• des documents de paiement,
• des tickets de caisse ;
• etc.

En principe, l’ASBL est tenue de les conserver pendant 7 ans. Cette obligation vaut aussi bien en matière d’impôts directs qu’en TVA.

Ceci fait d’ailleurs partie des obligations des assujettis exemptés.

Ces pièces doivent être conservées, en règle, au siège de l’ASBL (ou chez son comptable).

Les pièces justificatives ne sont pas conservées au siège de l’ASBL

Il peut arriver que les pièces justificatives n’aient simplement pas été conservées au siège de l’ASBL.

Dans ce cas, la situation est moins grave. Il vous sera en effet possible de rassembler les pièces manquantes et de les communiquer au fisc ultérieurement. Il faudra néanmoins en aviser le contrôleur lors du contrôle et solliciter, amiablement, un délai pour les communiquer.

Dans le cas où ces pièces n’existeraient pas, ou seraient perdues, la situation est plus grave.

L’absence de pièces justificatives et la déduction des frais ou de la TVA

À défaut des pièces permettant de justifier une dépense, celle-ci pourra être rejetée sur la base de l’article 49 du Code des impôts sur les revenus.

Ainsi, l’ASBL soumise à l’impôt des sociétés se verra dans l’impossibilité de déduire cette dépense.

La situation sera naturellement plus grave encore s’il s’agit d’une dépense non justifiée, susceptible d’entrainer l’application d’une cotisation distincte pour commissions secrètes.

En matière de TVA, l’absence de documents tels que les factures d’achats, ou encore les preuves de paiement empêcheront l’ASBL assujettie de déduire la TVA en amont.

L’absence de pièces justificatives et la comptabilité non probante

Pour qu’une comptabilité soit probante, trois conditions doivent être réunies :

• les livres et documents doivent former un ensemble cohérent permettant de déterminer avec précision les revenus imposables ;
• toutes les écritures sont appuyées de pièces justificatives ;
• les chiffres comptabilisés correspondent à la réalité.

Si l’absence de pièces justificatives est d’une importance telle qu’elle ôte à la comptabilité son caractère probant, le fisc pourra avoir recours à des sanctions. Elles pourront éventuellement prendre la forme d'un rejet des pertes antérieures, ou de l’exercice, ou encore d'une taxation par comparaison, visées à l’article 342 du Code des impôts sur les revenus. 

L’absence de pièces justificatives et les sanctions fiscales

Dans tous les cas qui précèdent, l’ASBL prise en défaut de conserver les pièces justificatives sera déclarée en infraction. Elle s’exposera donc à des sanctions de nature fiscale (et, dans de rares cas, à des sanctions pénales). Il s’agira d'amendes et accroissements d’impôt, en matière d’impôts directs, et d'amendes TVA, en matière de TVA.

La conservation des pièces est donc essentielle !

Au risque de choquer, force est de constater que, dans la pratique, bon nombre d'ASBL ne respectent pas scrupuleusement la législation applicable en matière de conservation des pièces justificatives. Si certaines pièces viennent à manquer, un conseil : faites le maximum pour en obtenir des duplicatas (demandes aux fournisseurs, aux banques, etc), là aussi, avec le risque de générer des dépenses supplémentaires...

Bien que ces pièces n’aient pas été produites lors du contrôle (ce qui mettra, par ce seul fait, l’ASBL en défaut), cela lui permettra de contester utilement les avis de rectifications et ainsi, de revendiquer entre autres les déductions auxquelles elles ont droit.