Assistant(e) administratif(ve) Schaerbeek
Description de l’ASBL, institution
Les Halles développent leurs activités dans un bâtiment historique, ancien marché de quartier. Depuis le 1er janvier 2024, elles sont un Centre Scénique de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Sa programmation, fortement interdisciplinaire, se concentre principalement sur le cirque, la danse et la musique.
Le projet des Halles se concentre sur trois missions principales : - bien soutenir les artistes et proposer un programme artistique divers et curieux - être actif sur le territoire local et avec les communautés du quartier des Halles et au-delà - rester attentifs aux grandes questions sociétales d’aujourd’hui (climat, migration, genre, justice sociale, entre autres).
Pour réussir à développer ces trois missions de manière cohérente, Les Halles organisent leur programmation de manière novatrice, en trois blocs de programmation distincts pour être à la fois artistiquement engagé, ouvert aux collaborations avec les communautés du quartier et sensible aux changements du monde dans lequel nous vivons aujourd’hui. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site web : https://www.halles.be/fr/s/29-les-halles.
Poste à pourvoir
Les Halles de Scaerbeek asbl recherche un.e Assistant(e) polyvalent(e) en administration (f/h/x).
Missions :
L’ Assistant·e polyvalent·e (f/h/x) en administration a pour mission l’accompagnement administratif de l’activité des Halles de Schaerbeek.
Responsabilités et tâches :
En lien avec la direction administrative & Financière :
I] Administration
- Préparation et élaboration des cadres contractuels, contrats et conventions, liés à la mise en œuvre des activités et du fonctionnement de l’institution.
- Coordination du suivi administratifs des projets (budget, planning, logistique) en collaboration avec les différents départements (technique, administration, communication, médiation)
- Gestion et suivi des assurances et contrats fournisseurs
- Suivi administratif des productions (précompte professionnel, formulaires A1, droits d’auteur, facturation, …)
- Suivi des engagements artistiques (contrats, C4, U1…)
- Établissements des décomptes finaux d’évènement
- Recherche de moyens d’optimisation de nos outils et méthodes de travail.
II] Finance et comptabilité
- Coordination des informations avec la comptabilité et les ressources humaines
- Préparation des documents comptables et transmission à la fiduciaire externe
- Suivi et bilan des dossiers de subsides récurrents et aux projets
- Edition de factures sortantes et suivi du paiement (Bancontact, Visa, billetterie,…)
- Gestion du fichier caisse
- Vérification et suivi des budgets Prévisionnels et du plan de Trésorerie
III] Ressources humaines :
- Back up des encodages des prestations sur SD Worx : équipe permanente/extra et sur paycoop pour production avec Tax Shelter (encodage des contrats, Dimona, prestations, jours de congé,)
- Gestion administrative des ressources humaines : édition des fiches de salaires, C4, attestations diverses,
- Calcul et vérification des salaires, des factures des secrétariats de gestions et des masses salariales.
- Suivi SD Worx/Mensura
Travail de veille sur les mises à jour des règles juridiques et administratives du secteur.
La liste des tâches présentées ici est non exhaustive. L’ assistant·e polyvalent·e en administration pourra être amené·e à être secondé·e dans ses missions par un·e stagiaire dont iel supervise le travail.
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Qualifications requises
- Très bonnes compétences de gestion et d’administration (budget, planning, contrats)
- - Bonnes connaissances de la législation et du fonctionnement du secteur du spectacle vivant belge (droits d’auteurs, précompte professionnel, détachement, etc.).
- - Expérience avérée dans le suivi de financements (justificatif de subsides, bilans).
- - Connaissances de la législation et du fonctionnement du secteur de la musique
- - Connaissance du suivi administratif de production Tax Shelter est un plus.
- Rigueur, précision, organisation
- - Créativité, esprit d’ouverture, capacités d’adaptation, disponibilité
- - Qualités de communication et aptitudes à travailler en équipe
- - Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en tant qu’assistant·e polyvalent·e (f/h/x) en administration
- Goût et intérêt pour la musique et le spectacle vivant en particulier.
Compétences souhaitées
- Maîtrise du français et de l’anglais ; le néerlandais est un plus
- - Excellente connaissance des programmes de bureautique (suite Microsoft Office, autres,…)
Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en tant qu’assistant·e polyvalent·e (f/h/x) en administration
Conditions
✓ Un contrat à durée indéterminée temps plein 38h/semaine avec prestations régulières le soir, les samedi et dimanche ✓ Avantages extra-légaux : assurance pension, remboursement frais de transport, chèques repas, DKV. ✓ rémunération selon les salaires de la Commission Paritaire 304 et avantages en nature ✓ prise de fonction idéalement fin-août 2025
Comment postuler
Les candidatures, accompagnées d’un CV et d’une lettre de motivation, doivent parvenir à Greg Bueken avant le dimanche 13 juillet 2025, par mail à : greg.bueken@halles.be
Les Halles sont fortement attentives à la diversité de leurs équipes et à l’inclusivité de leur fonctionnement. Le processus de sélection est ouvert sur la base des compétences des candidat·es ( f/h/x), sans discrimination de genre, origine, âge ou de classe sociale, entre autres.
Date de clôture des candidatures :
N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
Employeur :
Rue de la Constitution, 20
1030 Schaerbeek
Tél : 02 227 59 60
Envoyer un email à : Centre culturel Les Halles de Schaerbeek - Schaerbeek