Responsable administratif(ve) Huy
Description de l’ASBL, institution
Iles de Paix aspire à un monde permettant à chacun de vivre dans la dignité et de développer ses potentialités ; un monde solidaire qui promeut l’accès de tous aux droits humains dans un environnement préservé.
Plus spécifiquement, Iles de Paix soutient la transition agroécologique des systèmes alimentaires, qui lui apparait comme la voie la plus durable pour garantir le droit à l’alimentation pour toutes et tous ainsi que les droits des paysannes et des paysans.
Poste à pourvoir
Iles de Paix recherche un.e Responsable administratif(tive) (h/f/x).
Responsabilités principales
Exercer au sein de l’unité Finances, Administration et Ressources humaines (UFARh), avec l’appui d’assistants administratifs/RH et de volontaires, et en bonne synergie avec l’équipe compta/finances et logistique, la responsabilité et l’exécution des activités administratives diversifiées relatives à l’association, aux biens et aux personnes ;
Exercer la fonction de gestionnaire des plaintes intégrité conformément au Code éthique et de conduite de l’association.
La fonction est sous la supervision du responsable de l’unité UFARh.
Activités
Le-a responsable administratif-ve organise, coordonne et/ou réalise la gestion administrative des dossiers RH et administratifs gérés dans l’unité. Parmi ceux-ci :
L’administration du personnel siège (y compris volontaires permanents et stagiaires), Luxembourg et expatrié :
• Production et tenue à jour des templates RH (offres d’emploi, définitions de fonction, contrats, etc.)
• Appui au recrutement de nouveaux collaborateurs, y compris le personnel volontaire et les stagiaires (publication, screening des CV, planning des entretiens, etc.)
• Réalisation de tâches liées à l’entrée et à la sortie du personnel (contrat, induction, formation, etc.)
• Tenue à jour des dossiers du personnel (barèmes, contrats, suivi des mouvements, etc.)
• Organisation administrative des visites de terrain des collaborateurs à l’étranger
• Gestion des assurances liées aux personnes
• Gestion des subsides à l’emploi et à la formation
• Lancement de l’organisation et suivi des entretiens annuels
• Cartographie des besoins et élaboration du plan de formation, suivi et appui à la mise en œuvre
L’administration des biens :
• Organisation de l’administration des bâtiments (gestion des bâtiments de Huy et Bruxelles, gestion des copropriétés, syndic, etc.) et du matériel, en collaboration avec le logisticien et des volontaires permanents
• Gestion des assurances liées aux biens immobiliers et mobiliers
• Gestion des véhicules de fonction
• Organisation du classement (électronique et physique) des dossiers et archives de l’unité
L’administration générale de l’association :
• Gestion des dossiers de succession : suivi des dossiers, correspondance avec les notaires et autres légataires, organisation des liquidations de succession
• Appui du responsable Intégrité dans le déploiement de la politique Intégrité
• Assurer le rôle de référent RGPD
• Gestion administrative des dons : supervision du traitement et encodage des dons reçus, en collaboration avec l’équipe comptable et les volontaires permanents
• Mise à jour de la base de données « donateurs » : suivi des retours de courriers postaux et encodage des modifications liées aux données des donateurs, suivi et traitement des demandes des donateurs. Ceci en collaboration avec des volontaires permanents
• Organisation et facilitation des travaux de traduction via un réseau de volontaires-traducteurs
• Appui à la rédaction ou relecture de contrats / conventions/ marchés publics / dossier d’obtention de subvention
• Coordination, rédaction et suivi de nouvelles procédures, notes ou politiques transversales
• Coordination de la permanence téléphonique de l’association
• Participation/ pilotage de projets de l’unité et/ou institutionnels
Conditions
Notre offre
• Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
• Une rémunération en lien avec le secteur et votre expérience ;
• Des chèques-repas (après six mois), une assurance-groupe, un treizième mois, un remboursement des déplacements en transports en commun ;
• Un environnement de travail motivant ;
• Possibilité de télétravail (max. 2 jours / semaine).
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Formation de base et/ou expérience
• Formation de niveau universitaire ou formation de bachelier juridique et/ou RH ou expérience équivalente
• Une expérience pertinente dans un emploi similaire de minimum 3 ans
• Connaissances juridiques/légales : e.a. législation sociale, gestion des contrats, marchés publics, RGPD, successions, …. Disposé.e à développer ces connaissances.
• Très bonne connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint et Outlook). La connaissance d’outils CRM est un plus.
• Excellente connaissance du français (expression écrite et orale)
• Très bonnes connaissances de l’anglais. Des connaissances en espagnol sont un plus
• Bonne capacité à comprendre et traiter des informations chiffrées
Attitudes et comportements
• Intérêt pour la coopération internationale et motivation pour le secteur associatif
• Adhésion aux valeurs d'Iles de Paix et aux principes d’intégrité promus par Iles de Paix
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Dynamisme, capacité d’empathie, esprit d’équipe
• Organisation et rigueur
• Autonomie, proactivité, orienté.e solutions
• Capacité d’adaptation, gestion multitâche
• Bonnes compétences communicationnelles et interpersonnelles
• Capacité à la gestion collaborative d’une petite équipe et de volontaires
Comment postuler
Votre dossier de candidature sera constitué comme suit :
- un CV de maximum 2 pages
- une lettre de motivation
Il sera envoyé par courriel à l'adresse jobs@ilesdepaix.org avant le 12 mai 2025, avec la mention « Responsable administratif(-ve) » suivi de votre Nom et Prénom.
Votre candidature sera traitée en toute discrétion pendant le processus de recrutement.
Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : www.ilesdepaix.org/agir/jobs-et-stages/
N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
Employeur :
Rue du Marché, 37
4500 Huy
Tél : 085 23 02 54
Email :