Responsable de projet Evere
Description de l’ASBL, institution
Pastoo est une fédération oeuvrant dans le champ de l’événementiel culturel. Quatre événements grands publics sont actuellement membres de la structure : • Namur en Mai (Festival des Arts Forains - 240.000 personnes - Namur), • LaSemo (Festival familial pluridisciplinaire - 47.500 personnes – Parc d’Enghien) • Bucolic Brussels (Grande fête de la journée sans voiture - 74.000 personnes - Palais Royal de Bruxelles) • Magic Cabaret (Spectacles de cabaret dans le style années 1920 - 20 000 personnes - Bruxelles) D’autres événements pourraient rejoindre la fédération prochainement. Bien plus qu’une structure culturelle, Pastoo souhaite agir pour proposer à son public des événements fédérateurs et porteurs de valeurs positives.
Réinventer l’événementiel, c’est le projet qui est porté aujourd’hui avec passion par notre équipe. Quotidiennement, nous avons à coeur de travailler pour dessiner plus de 380.000 sourires chaque année grâce à quatre évènements magiques. L’équipe travaillant au profit des événements membres est multidisciplinaire et compte actuellement une vingtaine d’employés. Les bureaux de l’ASBL Pastoo et de ses membres sont situés à Bruxelles
Poste à pourvoir
Pastoo ASBL recherche un.e Chef de projet Senior (f/h/x).
En tant que chef·fe de projet, vous serez garant·e de la bonne réalisation des événements qui vous seront confiés et de leur qualité.
Ce poste s’exercera sous la supervision de la direction des projets.
Vous aurez des contacts avec :
• les différents responsables de départements au sein de l’ASBL,
• les prestataires externes,
• les autorités locales,
• les partenaires externes (bénévoles, sponsors, …)
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Qualifications requises
Gestion du cycle complet de l'événement
• Assurer la responsabilité de l'événement sur l'ensemble de son cycle de vie : de la conception opérationnelle à la clôture, en passant par la planification, l'exécution et l’évaluation.
• Appliquer la stratégie événementielle en collaboration avec la direction et les responsables créatifs.
• Faire preuve d’agilité et de créativité pour ajuster l’événement en fonction des facteurs externes (ex: météo, grèves) ou internes (ex: changement de programmation, anniversaire de l’événement)
.
• Analyser les retours et ajuster l'événement pour garantir une vision cohérente tout au long du projet.
Coordination des équipes et des parties prenantes
• Être le point de contact principal en interne et en externe pour toutes les questions relatives à l’événement.
Conditions
- CDI
- Temps plein
• Assurer la liaison avec les prestataires, sous-traitants et autorités locales (pompiers, police, etc.), et coordonner les actions avec les équipes internes.
• Répartir les missions aux départements, superviser leur avancement et assurer la synchronisation
entre les équipes (ex: comité de pilotage/coordination pour suivre la progression des tâches et gérer
les éventuels problèmes).
• Sur le terrain, garantir le bon déroulement de l’ensemble des missions.
Planification et suivi opérationnel
• Élaborer et maintenir un rétroplanning détaillé, intégrant les deadlines et les interdépendances entre départements pour assurer le respect des échéances.
• Identifier les moments clés du cycle événementiel (préparation, pic d'activité, suivi post-événement) et gérer les priorités de manière équilibrée.
• En collaboration avec les autres Chargés de projet, aider à répartir la charge de travail annuelle des différents départements (logistique, bar, etc.).
• Définir les besoins en ressources humaines (prestataires, bénévoles…) nécessaires pour l'événement en concertation avec les départements
.
• Anticiper et résoudre les problèmes pouvant impacter plusieurs départements.
Gestion financière et administrative
• Définir le budget de l'événement en collaboration avec la direction financière, incluant les financements et les dépenses.
• Identifier des sources de revenus diversifiées (ex: subsides, billetterie, exposants, sponsoring) et travailler conjointement avec les départements concernés pour assurer les flux entrants.
• Suivre en continu les dépenses et recettes, optimiser les coûts à chaque étape du projet et produire des rapports financiers réguliers pour la direction (budget et gestion des comptes du projet).
• Superviser/gérer les négociations avec les prestataires, en respectant les politiques d’achat et de négociation de l'ASBL
• Assurer un suivi proactif des documents administratifs liés au projet (notamment ceux liés aux villes telles les subventions, demandes de matériel, etc.). Encadrement des équipes et suivi des bénévoles
• Assurer le suivi des missions des bénévoles tout au long du cycle de l'événement, dès la phase de préparation (mobilisation, briefing), pendant son exécution, et lors du débriefing post-événement.
• Apporter un soutien continu aux responsables de départements, aux équipes internes ou externes pour garantir le respect des objectifs.
• Communiquer régulièrement et proactivement sur l’état d’avancement du projet (réunions mensuelles “bureau”, réunions hebdomadaires avec les départements) et remonter tout blocage ou risque lors des
réunions de pilotage.
• Réaliser un débriefing complet post-événement - en interne et avec les acteurs externes - pour célébrer les réussites et identifier des pistes d'amélioration pour les futurs projets.
Comment postuler
Les candidatures sont à envoyer pour le 4 juin 2025 au plus tard.
• Le premier entretien pour les candidat·es retenus aura lieu le jeudi 12 juin 2025 • Le second tour pour les candidat·es retenus du premier rendez-vous aura lieu le jeudi 19 juin 2025 • Une rencontre à LaSemo 2025 est prévue pour le/les candidat·es retenus de la seconde rencontre • Entrée en fonction souhaitée en septembre 2025.
Christophe RALET
avenue Jules Bordet 13 - 1140 EVERE
ou par courriel: job@pastoo.be
Date de clôture des candidatures :
N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
Employeur :
avenue Jules Bordet 13
1140 Evere
Envoyer un email à : Pastoo asbl