Pour la plupart des ASBL, qui dit juin, dit assemblée générale ordinaire. En effet, cette dernière doit se tenir au plus tard dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social. Celle-ci se faisant généralement au mois de décembre, les ASBL sont convoquées dans la plupart des cas en juin.
Quand convoquer l’assemblée générale ?
L’organe d’administration doit convoquer l’assemblée générale dans un délai minimal de 15 jours avant sa tenue.
Pour rappel, ce délai est à respecter même si votre ASBL n’a pas mis à jour ses statuts (une obligation pour toutes les ASBL depuis le 1er janvier 2024) et que ces derniers prévoient toujours l’ancien délai de 8 jours.
Pour en savoir plus : Quand convoquer l’assemblée générale de l’ASBL ?
Où se tient l’assemblée générale ?
La convocation précisera le lieu de tenue de l’assemblée générale. Il s’agit généralement du siège social de l’ASBL mais rien ne l’impose.
Pour en savoir plus : Comment convoquer l'AG de l'ASBL ?
Qu’est-ce qui doit être décidé pendant cette AG ?
Lors de cette AG annuelle, l'organe d’administration doit soumettre à l’approbation de l'assemblée générale :
- les comptes annuels de l'exercice social écoulé ;
- le budget de l'exercice suivant.
Pour en savoir plus : Approuver les comptes annuels de l'ASBL et voter la décharge
L'organe d'administration a également la possibilité de faire figurer à l’ordre du jour tout autre point de son choix et entrant dans les pouvoirs réservés à l’assemblée générale. Il est aussi obligé de porter à l’ordre du jour toute proposition formulée par au moins un vingtième des membres de l’ASBL.
Pour en savoir plus : Quels points mettre à l’ordre du jour de l’AG d’une ASBL ?
Qui a le droit de voter ?
Seuls les membres effectif.ve.s bénéficient du droit de vote. Les statuts précisent les modalités pour le devenir.
A défaut d’indication contraire dans les statuts, le quorum de présence est fixé à 1/2 et la majorité nécessaire à obtenir est absolue.
Pour en savoir plus : Quorums et droit de vote des membres à l’AG
Comment faire un procès-verbal ?
La tâche de rédiger le PV revient généralement au/à la secrétaire de l’organe d'administration de l’ASBL. Il ou elle rédige ce rapport pendant la réunion de l’AG, au fur et à mesure de l’avancement des débats, discussions et décisions prises.
Il ne s’agit pas de transcrire tout ce qui se passe, uniquement ce qui a trait à l’objet de la réunion, dont l’ordre du jour est le fil conducteur.
Pour en savoir plus : Comment faire un procès-verbal d'assemblée générale d'ASBL ?
Et si l’ASBL n’a pas tenu les délais...
Ne pas convoquer l’AG, alors que la loi le requiert, peut être considéré comme une faute de gestion de la part des administrateur.trice.s et leur responsabilité peut être engagée.
Aussi, le non-dépôt ou le dépôt tardif des comptes annuels peut entraîner des conséquences sur l’ASBL :
- Dissolution judiciaire ;
- Pas d'autorisation ministérielle pour les dons ;
- Irrecevabilité des actions en justice.
Pour en savoir plus : L’ASBL n’a pas tenu l’AG dans les délais ? Les sanctions et la solution