Comment faire un procès-verbal d'assemblée générale d'ASBL ?
Bien qu’ils ne soient pas imposés noir sur blanc par le CSA, les procès-verbaux (PV) d’assemblée générale constituent un support essentiel du processus décisionnel de l’ASBL. Pour preuve : les extraits de PV doivent figurer dans les formulaires déposés au greffe du Tribunal de l’Entreprise. Ils doivent donc être scrupuleusement rédigés… et conservés.
La première question qui vient quand on parle de rédaction d’un PV d’AG est celle du rédacteur. Qui rédige le PV ? Sans que ce soit une règle absolue, la tâche de rédiger le PV revient en principe au secrétaire de l’organe d'administration (OA) de l’ASBL.
Le secrétaire rédige ce rapport pendant la réunion de l’AG, au fur et à mesure de l’avancement des débats, discussions et décisions prises. En fin de séance, il lit la version finale du PV avant d’être amendé, puis approuvé par les membres réunis. Les éventuelles objections doivent aussi être consignées.
Lors de la mise au net après la réunion, le secrétaire ne peut en aucun cas modifier le contenu du procès-verbal approuvé par l’AG.
Quelles informations faut-il faire figurer au PV de l’AG ?
Le PV vise avant tout à consigner les faits avec précision et pertinence. Il ne s’agit pas de transcrire tout ce qui se passe durant la