La première question qui vient quand on parle de rédaction d’un procès-verbal (PV) d’assemblée générale (AG) est celle du rédacteur. Qui rédige le PV ? Sans que ce soit une règle absolue, la tâche revient en principe au secrétaire de l’organe d'administration (OA) de l’ASBL.
Le secrétaire rédige ce rapport pendant la réunion de l’AG, au fur et à mesure de l’avancement des débats, discussions et décisions prises. En fin de séance, il lit la version finale du PV avant d’être amendé, puis approuvé par les membres réunis. Les éventuelles objections doivent aussi être consignées.
Lors de la mise au net après la réunion, le secrétaire ne peut en aucun cas modifier le contenu du procès-verbal approuvé par l’AG.
Quelles informations faut-il faire figurer au PV de l’AG ?
Le PV vise avant tout à consigner les faits avec précision et pertinence. Il ne s’agit pas de transcrire tout ce qui se passe durant la réunion, uniquement ce qui a trait à l’objet de la réunion, dont l’ordre du jour est le fil conducteur.
Le PV se structure comme suit :
- la date et le lieu de la réunion ;
- les noms des personnes présentes, représentées et excusées ;
- le cas échéant : les participants invités (sans pouvoir de vote).
On précise alors que les pouvoirs de chaque membre et les procurations des mandataires ont bien été vérifiés. Pour les éventuelles procurations invalides, les motifs de refus par l’AG seront consignés dans le PV.
Ensuite, le PV reprend :
- les points à l’ordre du jour ;
- pour chaque point : l’essentiel des discussions, en citant le cas échéant l’identité des intervenants ;
- la décision qui a été prise pour chaque point ;
- pour chaque décision : le mode de vote et le résultat du vote en précisant le nombre d’abstentions, de votes nuls ou blancs ;
- les éventuelles remarques ou oppositions des membres de l’AG. Le PV peut préciser l’identité des membres qui ont voté pour ou contre et ceux qui se sont abstenus. Cette précision peut être utile lorsque l’AG est divisée afin d’éviter une éventuelle contestation a posteriori ;
- la liste des pièces jointes.
En annexe au PV, sont joints :
- la liste complète des membres de l’AG ;
- les procurations ;
- les justificatifs des convocations ;
- les textes et rapports présentés par l’OA, les commissaires ou vérificateurs aux comptes ;
- etc.
La signature du PV
Le PV est signé par les personnes désignées dans les statuts de l’ASBL.
Le pouvoir de signature ne donne pas le droit de modifier le PV ou d’y apporter de nouvelle pièce. Un membre qui ferait cela s’exposerait à une sanction pénale pour faux en écriture.
Les copies des extraits de PV à délivrer aux tiers sont, elles, signées par un ou plusieurs administrateurs ayant le pouvoir de représentation.
La validité et l’opposabilité du PV
Une fois signé, le PV devient un acte sous seing privé opposable à l’ASBL et à tous ses membres. D’où l’importance de faire usage de son droit de contestation et de faire modifier ou corriger le PV afin de prouver sa bonne foi en cas d’action en justice par la suite.
Le PV est approuvé lors de l’AG suivante (c’est-à-dire souvent un an après). L’OA peut bien entendu exécuter les décisions adoptées (nomination d’un administrateur, modification statutaire, etc.) et procéder aux publications requises sans attendre cette approbation.
Les PV ont la même force probante à l’égard des tiers que vis-à-vis des membres de l’ASBL. Comme les membres, les tiers pourront dénoncer les éventuelles mentions erronées ou mensongères.