Vous êtes débordé ? Quelques pistes pour une nouvelle gestion de votre temps !
Une journée de formation qui concilie l’amélioration de votre comportement face à la gestion du temps et vos performances en Outlook !! Lors de cette journée pragmatique et interactive, vous aurez l’occasion d’analyser votre comportement par rapport à la gestion du temps et d’identifier ensuite les aspects dans lesquels vous êtes bon et ceux dans lesquels vous êtes perfectible. Des pistes vous seront proposées afin de mieux gérer les priorités, d’identifier les chronophages, de gérer les imprévus, les dérangements, de pouvoir dire non. Vous apprendrez également à utiliser Outlook de manière optimale. Enfin, nous verrons ensemble sur quelles ressources s’appuyer afin de changer de comportement. Au terme de l’atelier, des fiches techniques concrètes et utilisables au quotidien vous seront remises.

Niveau

Avancé

Objectifs

Optimisez l’organisation de votre emploi du temps dans vos activités
Utilisez Outlook pour baliser vos objectifs, vos priorités et votre planification
Créez des automatismes pour travailler de manière encore plus efficace
Connaissez et appliquez les grandes Lois du temps

Contenu
Gestion du temps

Qu’est-ce que gérer son temps ?

Définition du temps
Test : Déterminer son comportement par rapport à la gestion du temps
Identifier ses points forts et ses points faibles
Comment agir efficacement ?

Quelques outils :

La Matrice d’Eisenhower ou comment gérer les priorités
Identifier les tâches à déléguer
L’art de déléguer : tips & tricks
Identifier et gérer ses chronophages
Exercice : analyse de sa courbe de dérangement
Planification d’une « heure calme
Développer son assertivité : savoir dire « non »

Exercices sur fiches introduisant les notions de comportement vis-à-vis du temps

Gestion et répartition du temps
Existence de projet(s) mais aussi d’objectif(s) à court, moyen et long terme

Optimiser l’utilisation d’Outlook

Adopter les bonnes pratiques de messagerie: envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer
Écrire des objets/sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi, faire expirer ses messages, demander l’opinion par vote
Optimiser l’utilisation des options avancées d’Outlook, elles vous feront gagner un temps précieux !
Utiliser des modèles pour les messages répétitifs
Gérer sa boîte de réception
Méthode BDD – Base de données
Méthode TTC – Toucher, Traiter, Classer
Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés
Gérer ses tâches et priorités avec le dossier tâches: créer des listes, documenter, assigner, faire des suivis…
Gérer de multiples projets (simples) avec le dossier tâches
Choisir les bonnes catégories pour regrouper ses tâches par projet, sujet, client, type de tâches…
Visualiser et gérer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle dans le dossier calendrier
Comment établir des règles qui permettront à Outlook de travailler à votre place dans certains cas?
Découvrir tous les trucs et astuces (incluant les raccourcis – clavier les plus utiles)

Bien communiquer et pratiquer le feed back

Exercice pratique
Exercice Outlook pour optimiser le canal de communication (volet Messagerie)

Fixer des Objectifs

Exercices pratiques sur fiches
Exercices pratiques avec Outlook (volet Tâches)

Établir des Priorités et Déléguer

Exercices pratiques sur fiches
Exercices pratiques avec Outlook (volets Tâches, Notes)

Planifier les Tâches

Exercices pratiques sur fiches
Exercices pratiques avec Outlook (volets Tâches, Agenda, Contacts et Journal)

Identifier et combattre les Voleurs de temps (Externes, internes, triangle dramatique, grille RPOA…)

Exercices pratiques sur fiches
Aides avec Outlook (Volets Contacts minuteur inclus, Outils de recherche, Règles …)

Tarif ASBL <20 ETP : Réduction de 10 % pour les ASBL de moins de 20 travailleurs (merci d’indiquer à côté du nom de l’ASBL - 10 % lors de l'inscription)

Nous contacter

Wendy Gaeremynck - Gestion Formations Inter-entreprises :

0493 358 219 - w.gaeremynck@maison-formation-wapi.be

Plus d'informations et inscriptions sur le site de la formation : https://www.maison-formation-wapi.be/formations/formation-mixte-gestion-du-temps-et-optimisation-doutlook-apprivoisez-le-temps-par-lutilisation-judicieuse-doutlook/

Session programmée à LA LOUVIERE le 10/06/2024.