Assistant(e) administratif(ve) Etterbeek Bruxelles 1040

Description de l’ASBL, institution

Les Hôpitaux Iris Sud (HIS) sont un établissement hospitalier du secteur public composé de 4 sites répartis dans le sud de Bruxelles : Joseph Bracops à Anderlecht, Molière Longchamp à Forest, Etterbeek-Ixelles à Ixelles et Baron Lambert à Etterbeek.

Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, HIS assure à l’ensemble de la population de Bruxelles et environs des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire tout en conservant une réelle dimension de proximité.

S'engager au sein des Hôpitaux Iris Sud, c'est rejoindre :

- Une équipe de 2500 collègues qui se donnent pour mission de servir la vie, avec passion, bienveillance et respect.
- Un hôpital en pleine évolution, soucieux d’accompagner au mieux son personnel à travers le développement d’un management participatif, des formations, des événements professionnels, des perspectives d’évolution ou encore diverses démarches pour veiller à votre qualité de vie au travail.
- Une structure ayant la volonté de contribuer à un avenir plus respectueux de la planète. L’obtention du Label Entreprise Écodynamique étant une reconnaissance majeure de notre engagement envers des soins de qualité et des pratiques durables.

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Poste à pourvoir

Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent, pour le service des admissions, sur les différents sites des Hôpitaux Iris Sud un.e Assistant.e Administratif.tive – Guichet des admissions (h/f/x)

Sous contrat à durée déterminée de 6 mois, à temps plein
https://tinyurl.com/54wz7ny3


Les guichets des admissions sont présents sur chaque site des Hôpitaux Iris Sud : Molière Longchamp (Forest), Joseph Bracops (Anderlecht) et Etterbeek-Ixelles (Ixelles).

Vous travaillerez principalement sur le site de Joseph Bracops à Anderlecht, mais pourrez être amené à prêter main forte à vos collègues sur les autres sites quand ceci est nécessaire.

Le service des admissions est un axe clé dans le bon fonctionnement de notre établissement. Chaque jour, nous accueillons un grand nombre de patients (+- 150/jour) pour des hospitalisations, en urgence ou planifiées.
En quoi consiste le job

En tant qu’assistant administratif aux admissions, vous jouerez un rôle central important au sein des équipes de soin. Vous assurez le suivi administratif de chaque patient, tant au guichet que par téléphone, avec une grande réactivité et polyvalence, garantissant ainsi un service fluide et efficace.

Vous intégrerez une équipe de 5 personnes et rapporterez directement au responsable du service des guichets et des admissions. En plus du contact avec nos patients, vous collaborerez tant avec notre personnel interne (salle d’opération, unités de soins, …), qu’avec des acteurs externes (mutuelles, assurances,…).

Les horaires de travail sont variables, les différentes plages horaires varient donc entre 07h30 et 17h00 (parfois jusque 20h). Vous serez amené à travailler parfois le week-end (fréquence faible) et celui-ci pourrait être presté en télétravail.

Plus précisément :

● Accueil et orientation de la patientèle : Vous êtes en contact direct avec les patients qui viennent pour une hospitalisation et consultation.
● Gestion des dossiers administratifs : Vous vérifiez les informations personnelles et les données des patients (mutuelle, assurances, choix de chambre), et vous veillez à ce que tous les documents nécessaires soient complétés (pré-inscription, signatures, acompte, etc.).
● Coordination avec les différents services : Vous êtes en liaison avec les services médicaux (chirurgie, soins, etc.) et planifiez les rendez-vous préopératoires.
● Gestion des lits : Vous coordonnez les demandes d'hospitalisation de tous les sites et êtes en charge de réserver des lits pour les patients, y compris pour les urgences et les transferts inter-sites.
● Suivi administratif : Vous êtes responsable du suivi des dossiers de facturation, en assurant la prise en charge des assurabilités.
● Permanence téléphonique : Vous gérez également les appels téléphoniques entrants pour les admissions et coordonnez les rendez-vous et les demandes urgentes.
Ce que vous aimerez dans cette fonction :
Rejoindre notre équipe, c’est évoluer dans un environnement stimulant et varié. Vous bénéficierez de :
● Un poste dynamique et polyvalent : Vous alternerez entre plusieurs tâches administratives et interagirez avec différents services, garantissant ainsi une expérience enrichissante.
● Des horaires flexibles : Bien que le poste implique des horaires étendus (7h30-20h), la gestion des plannings est souple, avec la possibilité de travailler en télétravail certains week-ends (horaire jusque 20h).
● Un parcours d’intégration complet : Vous serez formé sur le terrain, avec un accompagnement progressif jusqu’à l’autonomie complète dans la fonction.

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Et si on parlait de vous :

● Formation : CESS ou équivalent (formation en gestion, administration ou domaine similaire est un plus)
● Expérience : Une première expérience en accueil ou dans un poste administratif est souhaitée, mais nous accueillons aussi les jeunes diplômés prêts à apprendre.
● Compétences requises :
o Bon niveau de néerlandais indispensable.
o Bonnes connaissances des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
o La connaissance des termes médicaux et des logiciels comme Wish et Iplan est un plus.
● Qualités humaines :
o Capacité à gérer le stress dans un environnement dynamique avec un flux constant de patients et des tâches très variées
o Autonomie et esprit d'équipe : Vous travaillez de manière autonome, mais vous savez aussi vous appuyer sur vos collègues et offrir de l’entraide.
o Excellente capacité d’écoute et empathie envers la patientèle
o Polyvalence, organisation et rigueur : Vous êtes capable de structurer votre travail, de gérer les priorités et de respecter les délais.
o Aisance au téléphone et sens du service client
o Discrétion et respect de la confidentialité
o Très bon communicateur, vous transmettez aisément et efficacement les informations

Conditions

Nous vous offrons :

Un contrat à durée déterminée de 6 mois à temps plein (38h/semaine) avec des horaires variables du lundi au vendredi (fourchette horaire entre 7h30 et 20h) et certains weekends
Une série d’avantages liés au bien-être au travail :

● Un parcours d’intégration personnalisé ;
● Un programme de formations qui vous accompagnera tout au long de votre carrière ;
● Une possibilité de mobilité au sein du réseau IRIS ;
● Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle ;
● L’organisation de team buildings ;
● Des services veillant à la qualité de vie au travail (organisation de massage et séances de luminothérapie pendant les heures de travail, etc.) ;
● L'opportunité de rejoindre un Hôpital labellisé "Entreprise Écodynamique", une reconnaissance majeure de notre engagement envers des soins de qualité et des pratiques durables

Toute une série d’avantages extralégaux :

● Une prime annuelle et une prime d’attractivité ;
● Un service social collectif qui offre toute une série d’avantages (primes variées, des réductions via benefits at work, des séjours de vacances à prix attractifs, etc.) ;
● Des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS ainsi qu’Erasme (pour vous, votre conjoint, vos ascendants et descendant à votre charge) ;
● Des chèques repas d’une valeur de 7,30 euros ;
● Une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100% pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0,35 €/km.
● Prime linguistique de 150 € brut par mois, applicable après obtention du certificat linguistique article 10 ou 12 auprès de travaillerpour.be, vous aurez la possibilité de suivre des cours de néerlandais gratuitement pendant votre temps de travail;
● 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ des congés de circonstances) ;
● Une pension complémentaire via une assurance-groupe ;
Une rémunération brute, avec reprise de l’ancienneté :
● Min : 2510,54 € brut (index : 2,1223)
● Max : 3800,37 € brut (index : 2,1223)

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Comment postuler

VOUS SOUHAITEZ POSTULER?

Vous êtes intéressé de rejoindre notre super équipe ? Alors postulez sans plus attendre en complétant notre formulaire de candidature en ligne avant le 9 mai 2025 : https://tinyurl.com/54wz7ny3

Pour tout renseignement complémentaire, contactez Fabrice Bourtembourg, Directeur des opérations patient, fbourtembourg@his-izz.be ou 027398761.
Pour toutes autres questions, n’hésitez pas à me contacter au 02/739.87.97
Camille LINGRAND
Recruitment Partner
Seules les candidatures envoyées via notre site Internet seront prises en compte.

L’usage du masculin dans cette offre d’emploi est une convention visant la lisibilité de son contenu. Ceci n’appelle aucune discrimination de genre concernant le traitement de nos candidatures.
Aux Hôpitaux Iris Sud, nous accueillons et encourageons toutes les candidatures, sans discrimination liée à l'âge, au handicap, au genre, à l'origine, à la religion ou à l'orientation sexuelle."

Date de clôture des candidatures : 09/05/25

Plus d'infos : https://tinyurl.com/54wz7ny3

N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.