Pastoo asbl est une fédération œuvrant dans le champ de l’événementiel culturel. Trois événements grand publics sont actuellement membres de la structure : • Magic Cabaret Cabaret des années 20 et spectacles de magie - 15 000 personnes - Gare Maritime (Tour et taxi) - Bruxelles https://magiccabaret.be/ • Namur en Mai Festival des arts forains - 200.000 personnes - Namur https://namurenmai.org/ • LaSemo Festival familial pluridisciplinaire - 47.500 personnes - Parc d’Enghien https://www.lasemo.be/fr/ Bien plus qu’une structure culturelle, Pastoo souhaite agir pour proposer à son public des événements fédérateurs et porteurs de valeurs positives. Réinventer l’événementiel, c’est le projet qui est porté aujourd’hui avec passion par nos employés.

Coordonnées

• siège social : Rue au Bois, 365b bte 2 - 1150 WOLUWE-SAINT-PIERRE
• lieu de prestation : Avenue Jules Bordet, 13 - 1140 EVERE

Pastoo asbl recherche un.e : Stagiaire - Assistant.e de production (f/h/x).

Description / fonction :

Au sein de Pastoo, qui compte 19 personnes, vous rejoindrez l’équipe de 3 personnes du Département artistique. 

Pour le projet Namur en Mai et LaSemo , les missions sont : 

- Suivi administratif :

• Suivi des mails, des contacts avec les artistes, gestion des factures
• Suivi de chaque chaque demande d’artistes, rassembler les informations envoyées et anticiper les problèmes éventuels.
• Suivi des contrats, fiches techniques et déclarations légales.
• Suivi des autorisations administratives
• Suivi et demande d’autorisation avec la Sabam et Art&Vie (subside artistique)
• Suivi avec le département communication

- Lien entre les artistes et la communication externe. Dans ce cadre, il ou elle rédige des textes de présentation et transmet au département communication les supports nécessaires.

- Co-gestion de l’accueil artiste, création et suivi d’un planning et d’horaires, suivi des demande : Programmant un spectacle avec plus de 60 d’artistes différents, il est nécessaire de les accueillir comme il se doit, de faire des horaires précis de l’arrivée et du départ de chaque artiste: Quand ils arrivent ? Quand est-ce qu’ils repartent ? Qu’est ce qu’ils mangent ? Qu'ont-ils besoin dans leur loge ?

- Création de riders d’accueil : Afin de centraliser toutes les informations nécessaires à l’accueil pour les communiquer aux artistes, il faut créer un roadbook ou un rider d’accueil reprenant les informations principales utiles :  parking, catering, hébergements, la liste des contacts utiles, les horaires, etc.

- Gestion des professionnel·le·s : Namur en Mai accueille plusieurs centaines de professsionnel·le·s du secteur d’Art forains. Il faut donc faire un suivi des inscriptions ainsi que l’envoi de Newsletter. Il faut également préparer leur accueil sur place.

- Création d’un tableau de suivi : Un tableau de suivi des artistes et de leur demande devra être créé et mis à jour. 

- Suivi opérationnel :

• Hébergements : Les hôtels et hébergements pour les artistes et l’organisation devront être réservés et adaptés en cas d’imprévus/changements.
• Catering et matériel divers : Chaque artiste doit être nourri avant et/ou après sa prestation. Il faudra donc prévoir le catering. En fonction de sa fiche technique, d’autres consommables devront être prévus et préparés. Une table régie devra être prévue et prête pour les artistes.

- Coordination de l’arrivée et des départs des différents artistes : Chaque artiste devra être accueilli·e sur le site avec ses demandes spécifiques : catering, loges, matériels demandés. Il faudra également lui donner une heure et un timing précis des check-sons, des répétitions ainsi que de l’heure de sa prestation.

- Suivi avec la logistique sur les différentes prestations : La fiche technique de tous les artistes devra être transmise en amont à la logistique. Il faudra s’assurer que chaque artiste sache quel dispositif technique il aura en arrivant. 

- Accueil artiste

• Création d’un endroit d’accueil avec les loges et espaces adéquats pour chaque artiste.
• Gestion des demandes sur place.
• Gestion des différents espaces/ loges.
• Gestion de la signalétique dans cet espace. 

- Suivi Post-production :

• Suivi administratif
• Suivi de la facturation
• Remerciements. 

Profil / Qualifications requises :

• Maîtrise parfaite de la langue française écrit/oral 
• Maîtrise de l’anglais écrit 
• Permis de conduire B 
• Capacité de travail en équipe
• Capacité rédactionnelle et bonne orthographe
• Connaissance des outils Office et maîtrise des logiciels de la suite Adobe ( Adobe est un plus)
• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en même temps
• Bonne résistance au stress; 
• Facilité de contact par téléphone
• Diplômes : En cours de bachelier ou de Matser
• Expériences : Toute expérience précédente est intéressante.

Conditions :

• Régime : mi-temps - A partir du 1er mai, le stage passera à templs plein.
• Début de stage : 17-02-2025
• Fin de stage : 31-07-2025
• Stage rémunéré : Non

Modalités de candidature :

Envoyez votre candidature à : Hélène Petit, Avenue Jules Bordet, 13 - 1140 EVERE

ou par courriel: stage@pastoo.be

Documents requis : Curriculum Vitae  / Mail de présentation / lettre de motivation

Date limite de rentrée des candidatures : 10-02-2025