- Formation en ligne : réunir l’AG en présentiel ou en virtuel, organiser le débat ou enregistrer les votes : vous apprendrez comment organiser, étape par étape, les assemblées générales à l’ère Covid. Inscription et info sur ce lien.
L’organisation des assemblées générales (AG) a été largement bouleversée par la crise sanitaire du Covid-19 et les mesures de confinement qu’elle a engendrées.
Avant toute chose, pour savoir comment organiser l’AG ou une réunion de l'organe d'administration (OA) de votre ASBL, il faut raisonner en trois temps :
- Les AG et réunions convoquées et tenues avant le 30 juin inclus : l’arrêté royal n°4 du 9 avril s’applique.
- Les AG et réunions convoquées avant le 30 juin inclus et tenues après le 30 juin (donc à partir du 1er juillet inclus) : l’arrêté royal n°4 du 9 avril s’applique.
- Les AG et réunions convoquées et tenues après le 30 juin (donc à partir du 1er juillet inclus) : les règles ordinaires s’appliquent (l’arrêté royal n°4 du 9 avril ne sera plus en vigueur).
Réunir l’organe d’administration
L’organe d’administration (OA) doit se réunir aussi souvent que nécessaire. En période de pandémie du coronavirus, les règles en matière d’organisation des réunions de l’OA sont assouplies par l’arrêté royal n°4 du 9 avril. Ces mesures sont en vigueur jusqu’au 30 juin inclus.
L’organe d’administration peut notamment :
- prendre des décisions unanimes par écrit, même si les statuts de l’ASBL prévoient le contraire ;
- se réunir virtuellement, même si ce n’est pas prévu par les statuts ou s’ils l’interdisent.
Lire : Voici comment l’organe d’administration peut prendre des décisions
Maintenir ou reporter l’AG ?
En ce qui concerne les assemblées générales (AG), l’arrêté royal accorde la possibilité à l’organe d’administration d’opter pour l’une des deux options :
- le maintien de la réunion physiquement ou à distance ;
- le report de l’AG.
Le maintien de l’AG
L’ASBL peut décider de maintenir l’AG :
- soit physiquement, si les règles de distanciation sociale et les mesures d’hygiène peuvent être respectées ;
- soit à distance :
- par écrit, sans débat et à l’unanimité, à l’exception de celles qui doivent faire l’objet d’un acte authentique et jamais pour les modifications de statuts ;
- par extension aux ASBL du régime des sociétés anonymes. Les membres peuvent être appelés à participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’ASBL. Pour cela, il existe une série de plateformes gratuites ou payantes telles que Skype, Zoom, Whereby, TIM, Hangout…
Lire aussi : AG à distance : voici comment la prévoir dans les statuts
Le report de l’AG
L’organe d’administration de l’ASBL peut également décider de reporter l’AG dans les 10 semaines après la date d’échéance limite pour l’approbation des comptes et du budget de l'exercice social qui suit l'exercice social sur lequel portent ces comptes annuels. Pour rappel, normalement les ASBL doivent convoquer l’AG dans les 6 mois après la clôture de l’exercice.
Il est possible de reporter une assemblée déjà convoquée à condition que les membres soient correctement informés (par e-mail, téléphone…).
Lire aussi : Tout savoir sur le report de l’assemblée générale
L’ordre du jour et la convocation
Les obligations concernant l’ordre du jour et la convocation restent d’application, même en période de confinement.
Ainsi, l’organe d’administration doit établir l’ordre du jour qui sera annexé à la convocation adressée aux membres. Cette convocation devra être envoyée au moins deux semaines avant la tenue de l’AG.
Lors de cette AG, les comptes et budgets de la plupart des ASBL devront être approuvés. Nous publierons dans les prochains jours un article reprenant étape par étape l’approbation des comptes et budget en période de confinement.
Nomination et/ou démission des membres et administrateurs
En plus de la validation des comptes et des budgets, les membres pourraient être appelés à voter pour la nomination ou la révocation d’un administrateur, ou éventuellement l’exclusion d’un membre. Pour que la décision prise soit valide, l’ASBL devra bien prendre soin de respecter un certain nombre de règles.
Lire aussi : Destituer ou nommer un administrateur / un membre en période de confinement
Lire aussi : Un administrateur peut démissionner, même pendant la crise
Le débat reste fondamental !
La tenue d’un débat lors de l’assemblée générale est fondamentale. Nonobstant l’exception de l’assemblée par écrit, dont le champ est d’ailleurs fortement limité, ce principe est d’abord réaffirmé par l’arrêté organisant l’AG en période de confinement.
Concrètement, comment l’organiser ? L’arrêté prévoit la possibilité d’organiser un débat par liaison téléphonique ou vidéo-conférence, en combinaison avec le courrier électronique pour l’échange de documents écrits. Le régime des questions est aussi organisé.
Lire aussi : Comment organiser le débat lors d’une AG à distance ?
Les votes de l’AG
Si l’ASBL décide de maintenir l’AG à distance, par exemple par visio-conférence, la question du vote se pose. Deux options sont avancées :
- Le rapport au Roi examine la possibilité de recourir à l’informatique, mais les logiciels publics tels que Skype ou Zoom n’offrent pas les options d’enregistrement des débats, sans parler de l’interprétation, délicate à distance, des gestes d’acquiescement, et ne garantissent pas la confidentialité des votes, pour les points touchant à des questions de personnes.
- Le texte se rabat finalement sur le formulaire de réponse qu’on peut concevoir ici sur le modèle de la procuration.
Lire aussi : AG à distance : comment enregistrer les votes ?
Déposer les documents après l’AG
L’AG annuelle est généralement l’occasion de prendre de nombreuses décisions relatives à la gestion de l’ASBL. Autant d’actes à déposer dans un délai relativement court. Comment faire en période de confinement ?
Les greffes des tribunaux de l’entreprise sont actuellement fermés au public à la suite des mesures prises face à la propagation du coronavirus, et ce jusqu'à nouvel ordre. Les dépôts se font dès lors exclusivement sur format papier par voie postale (seuls les actes constitutifs de l’ASBL – création de l’association – peuvent être déposés via l’application e-greffe).
En ce qui concerne les dépôts à la BNB, la crise du coronavirus ne change pas grand-chose. Depuis le 1er janvier 2020, conformément au Code des sociétés et des associations (CSA), le dépôt des comptes annuels sur papier a été supprimé. Le dépôt numérique est donc généralisé.
Lire aussi : Déposer les comptes et les actes en période de confinement
