Nous avons souhaité recueillir les informations de plusieurs ASBL bruxelloises actives dans différents secteurs du social, afin de mettre en avant des données telles que les stratégies en matière d'achats, les éventuelles difficultés rencontrées, ou encore les démarches en matière de durabilité.
Par souci de cohérence, nous avons posé les mêmes questions aux associations participantes, avec la possibilité pour elles de ne pas répondre à certaines questions qu'elles ne jugeaient pas pertinentes par rapport à leur activité ou pour lesquelles elles ne disposaient pas d'informations précises.
Ont participé à ce questionnaire :
- Service de Santé mentale : Le Méridien, 1210 Saint-Josse-ten-Noode (Saïda Asmar, Assistante-comptable et administrative)
- Maison d'accueil : @Home 18-24 (Les Petits Riens), 1190 Forest (Corentin Letocart, Directeur)
- Centre hébergement handicap : Home Jean Veldemans, 1140 Evere (Anick Xhrouet, Directrice)
- Maison médicale : Le Noyer, 1030 Schaerbeek (Martin Descamps, Accueillant)
- Maison de quartier : Helmet, 1030 Schaerbeek (Carla Sandoval, Directrice)
Lire aussi : Entre défis de fonctionnement et réductions de budget, comment les ASBL achètent-elles en 2024 ?
À quelles méthodes d'achat recourez-vous au sein de votre ASBL (marchés publics, groupement d'achats, fournisseurs spécifiques pour bénéficier de prix avantageux, etc.) ?
Le Méridien : Les commandes se font une fois par mois. Nous commandons essentiellement en ligne, par exemple sur Solucious pour ce qui est alimentaire et ménager. Nous avons pu obtenir des conditions avantageuses chez certains fournisseurs. Notre ASBL est une petite structure, nos achats sont donc limités.
@Home 18-24 (Les Petits Riens) : Au sein des Petits Riens, nous avons des contrats avec des fournisseurs spécifiques et pour certaines catégories d'achats, nous avons mis en place des contrats cadres. Ces dernières années, nous avons également rassemblé l'ensemble de nos contrats chez les mêmes fournisseurs afin de bénéficier des meilleurs prix et veillons à économiser de l'énergie (remplacement de vieilles chaudières, mise en place de photovoltaïques quand cela est possible...). Nous utilisons également depuis peu la plateforme d'achat groupé Goods to Give, mais c'est en fonction des disponibilités et des besoins, car les choix restent limités.
Home Jean Veldemans : Nous avons recours à des fournisseurs spécifiques et à des groupements d'achats.
Le Noyer : Nous faisons appels à des fournisseurs spécifiques. Dans le cadre où un achat (lié à la rénovation, par exemple) dépend d'un subside, nous respectons les conditions de marché public lorsque c'est imposé.
Helmet : Nous devons effectuer des études de marchés pour tout achat : on cherche donc le fournisseur le plus avantageux.
Avez-vous un (des) critère(s) prioritaire(s) dans vos décisions d'achat (prix, qualité, durabilité, commerce local, etc.) ?
Le Méridien : Le prix, nos moyens étant limités, mais tout en étant attentifs à la durabilité. Nous bénéficions parfois aussi de donations, par exemple pour les ordinateurs.
@Home 18-24 (Les Petits Riens) : Nos principaux critères sont le prix et la qualité. C'est cela qui guide nos choix.
Home Jean Veldemans : Le premier critère est le prix, mais pour tout achat médical ou paramédical, la qualité est un critère également important.
Le Noyer : Pour ce qui est alimentaire, nous faisons attention à l'origine locale et à la qualité. Pour les autres fournitures, le prix est déterminant, dans une perspective de même durabilité. Par exemple, nous allons privilégier un papier recyclé ou labellisé FSC, mais nous allons aussi vérifier les prix qui nous sont proposés et prendre le moins cher de la gamme.
Helmet : Le prix et la qualité.
Quelles sont les principaux défis rencontrés dans la gestion des achats (limites budgétaires, délais, manque de fournisseurs, etc.) ?
Le Méridien : Notre ASBL dépend des subsides qu'elle perçoit, notre marge est donc limitée pour les frais de fonctionnement. Nous essayons de limiter les frais sur fonds propres. Les livraisons sont assez rapides, sauf en périodes de vacances ou c'est un peu plus long, mais les délais restent satisfaisants.
@Home 18-24 (Les Petits Riens) : Pour notre structure, les principaux défis sont de :
- Trouver le bon partenaire en fonctions des besoins.
- Les variations de prix (ex : au niveau de l'énergie, produits d'entretien...).
- Poursuivre la recherche de dons afin de diminuer nos achats (ex : nourritures pour nos centres d'hébergement).
- La négociation des conditions commerciales (délais de paiement...).
- La limite budgétaire que nous ne pouvons pas dépasser.
Home Jean Veldemans : Le principal défi est la limite budgétaire. Nous rencontrons parfois des soucis de livraison, mais qui restent ponctuels.
Le Noyer : Nous n'avons pas de trop gros problèmes de budget pour l'instant, nous parvenons à rester dans les limites budgétaires que nous nous sommes fixées pour chaque exercice.
Helmet : Les limites budgétaires, le temps que cela prend de faire des études de marché, pas d’échelle pour pouvoir bénéficier de prix plus abordables.
Avez-vous mis (ou comptez-vous mettre en place) des pratiques innovantes ou des outils numériques pour améliorer les processus d’achat ?
Le Méridien : Nous commandons déjà principalement en ligne, notre structure ne nécessite pas la mise en place d'outils plus développés. D'autre part, nous sommes très satisfaits de nos fournisseurs, la notion de fidélité est importante à nos yeux, dès lors nous ne cherchons pas forcément à tout prix à trouver le fournisseur le moins cher possible, nous privilégions la qualité de service et de produits.
@Home 18-24 (Les Petits Riens) : Nous déployons actuellement la solution HelloHouston, plateforme de maintenance all-in-one, via un système de ticketing pour toute demande d'achat. HelloHouston gère les stocks en temps réel par rapport aux demandes des utilisateurs et permet un réapprovisionnement automatique (stock minimum et maximum).
Home Jean Veldemans : Notre structure est petite et ne nécessite pas le développement d'outils spécifiques.
Le Noyer : Non, nous faisons un suivi régulier de nos dépenses avec des règles claires.
Helmet : Non.
Quel pourcentage du budget de votre ASBL est dédié aux achats (matériel, services, équipements, etc.) ?
@Home 18-24 (Les Petits Riens) : Nous évaluons actuellement le budget dédié aux achats à + ou – 30%. Nous poursuivons nos interpellations envers nos pouvoirs subsidiants (Cocof et Cocom) pour une meilleure prise en charge des frais de fonctionnement.
Home Jean Veldemans : Cela représente 10,2% des dépenses. Il y a une relative stabilité, car les salaires augmentent également en fonction de l'indexation. Mais l'équilibre financier est précaire, car les dépenses de frais de fonctionnement sont plafonnées dans la subvention.
Le Noyer : Environ 15% de notre budget.
Helmet : Environ 25% du budget. Cela prend beaucoup de temps pour effectuer les études de marchés, et nous n'obtenons pas toujours les meilleurs prix à cause des petites quantités que nous achetons.
Conclusion
Pas de grande surprise au terme de cette mini-enquête : pour les achats, la majorité des associations font appel à des fournisseurs spécifiques. Le prix reste le critère principal, forcément lié aux moyens financiers limités des ASBL. Néanmoins, chaque association est attentive à la qualité et à la durabilité, et en tient compte dans la mesure du possible. Selon leur spécificité, ces ASBL consacrent entre 10 et 30 % de leur budget aux achats.
Olivier Clinckart