`Les ASBL ont jusqu’au 31 août 2021 pour confirmer explicitement que rien n’a changé concernant leurs bénéficiaires effectifs et que les données inscrites dans le registre UBO sont donc toujours correctes ! Une obligation qui se répétera évidemment chaque année.
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Remplir le registre UBO
Pour rappel, toutes les ASBL ont l’obligation de faire la transparence sur leurs bénéficiaires effectifs (ou Ultimate Beneficial Owners), en indiquant certaines informations à leur sujet reprises dans un registre centralisé (le registre UBO).
Au sein d’une ASBL, les bénéficiaires effectifs sont :
- Les administrateurs ;
- Les personnes qui sont habilitées à représenter l’ASBL ;
- Les personnes chargées de la gestion journalière de l’ASBL ;
- Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’ASBL a été constituée ou opère ;
- Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l'ASBL.
Lire aussi : On décrypte les catégories 5 & 6 du registre UBO
Quelles informations ?
Les ASBL doivent donc indiquer une série d’informations concernant toutes les personnes considérées comme bénéficiaires effectifs :
- Nom et prénom ;
- Date de naissance (jour, mois et année) ;
- Nationalité(s) ;
- Adresse complète de résidence ;
- Date à laquelle il est devenu UBO ;
- Numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale, ou, le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’État dont il est ressortissant ;
Pour les ressortissants européens ne disposant pas d’un numéro national bis belge, le numéro d’identification unique à utiliser pour l’encodage est celui repris dans la liste consolidée établie par la Commission européenne. Pour les ressortissants étrangers non européens, le numéro d’identification unique sera celui du pays dont il est ressortissant et, s’il n’en existe pas:
- Le numéro de passeport ;
- La ou les catégorie(s) de UBO dont il relève ;
- S’il s’agit d’un UBO isolé ou « groupé ».
Lire aussi : Registre UBO et ASBL : comment limiter l’accès aux données ?
Enregistrer les informations
C’est le représentant légal de l’ASBL qui s’occupe d’enregistrer les données au registre UBO, via la plateforme en ligne MyMinFin (après identification).
Concernant les informations des trois premières catégories UBO (administrateurs, représentants ASBL et chargés de la gestion journalière), les ASBL peuvent reprendre et confirmer celles existantes à la BCE. En cas d’erreur, l’ASBL peut encoder les informations correctes directement dans le registre UBO et doit informer la BCE.
Pour les autres catégories, les informations n’étant pas disponibles à la BCE, les ASBL doivent donc les enregistrer manuellement.
Prouver l’exactitude des informations
Depuis le 11 octobre 2020, et ce avant le 31 août prochain, les ASBL sont obligées de fournir tout document démontrant que les informations des bénéficiaires effectifs relatives à leur identité, ainsi qu’à la nature et à l’étendue de leur intérêt dans l’ASBL sont adéquates, exactes et actuelles.
Le représentant légal de l’ASBL doit fournir de tels documents au moment de l’enregistrement des UBO via la plateforme en ligne. Ces documents peuvent être :
- les statuts de l’ASBL ;
- un procès-verbal d’Assemblée générale ;
- un acte notarié ;
- ou tout autre document permettant de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés.
En ce qui concerne la nature et l’étendue de l’intérêt effectif du bénéficiaire effectif, il faut apporter la preuve des éléments suivants :
- Catégorie à laquelle le UBO appartient ;
- Pour les UBO de 1ère catégorie : les informations d’identification des entités ou constructions juridiques intermédiaires étrangères, le pourcentage à chaque niveau de la structure de propriété ;
- Pour les UBO de 2ème catégorie : tout document permettant de démontrer les moyens ou mécanismes par lesquels la personne contrôle l’ASBL ;
- Pour les UBO de 3ème catégorie : tout document expliquant pourquoi aucune des personnes visées par la catégorie 1 ou 2 n’est identifié ou pourquoi il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs ou, le cas échéant copie de courriers démontrant la raison pour laquelle aucun UBO de 1ère ou 2ème catégorie n’a pu être identifié.
Pour les bénéficiaires effectifs qui ne disposent pas d’un numéro de registre national ou d’un numéro de registre national bis, une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) doit être ajoutée.
Les délais pour enregistrer les données
Les bénéficiaires effectifs doivent être enregistrés au registre UBO maximum un mois :
- après la création de l’ASBL ;
- ou après tout changement des informations relatives aux bénéficiaires effectifs.
Comme précisé plus haut, les informations devront ensuite être confirmées chaque année.
Les liens utiles pour remplir le registre UBO
Pour vous accompagner dans la mise en conformité de votre ASBL avec la loi, MonASBL.be dresse une liste de liens utiles :
- Le guide pratique de MonASBL.be "Compléter et tenir à jour le registre UBO"
- Le guide pratique de MonASBL.be "Encoder votre ASBL dans le registre UBO"
- Le dossier MonASBL.be sur le registre UBO
- La FAQ du SPF Finances
- La vidéo explicative : Comment enregistrer un bénéficiaire effectif dans le Registre UBO ?
