À l’approche des fêtes de fin d’année, les ASBL peuvent avoir besoin de renfort du côté des bénévoles : soit pour remplacer les volontaires abstent.e.s pendant les vacances, soit pour donner un coup de main dans l’organisation d’un événement de récolte de fonds.
Lire aussi : Notre dossier sur les exemples et astuces d’événements de fin d’année réussis
Quelle que soit la raison, MonASBL.be vous donne quelques astuces et infos pratiques à garder en tête dans votre quête de bénévoles.
Avez-vous pensé au bénévolat ponctuel ?
Il est possible que votre association ait besoin d’un coup de main uniquement pour une journée ou une semaine. Sans pour autant demander un engagement des volontaires sur du long terme. Ça tombe bien, un.e bénévole sur trois préfère s’engager quelques fois par an ou pour un événement occasionnel. C’est ce qu’on appelle du bénévolat ponctuel.
Attention, ce n’est pas parce que c’est du court terme que l’ASBL doit improviser. « Si toute ASBL peut proposer du volontariat ponctuel, toute action ne pourra pas être organisée de manière occasionnelle », précisait Milena Chantraine, chargée de recherche et développement au sein de la Plateforme francophone du Volontariat (PFV), dans une interview à MonASBL.be.
Avant de vous lancer, consultez donc les conseils partagés par la PFV.
Vérifiez vos assurances !
Avant de partir à la recherche de bénévoles pour votre association, assurez-vous d’avoir une assurance qui couvre au minimum leur responsabilité civile extracontractuelle. C’est une obligation légale ! On vous dit tout dans cet article consacré à l’assurance volontariat.
Rédigez une annonce efficace pour chercher des volontaires
Après avoir cerné les besoins de l’ASBL et les tâches à confier aux bénévoles, il faut passer à la rédaction de la petite annonce. MonASBL.be partage quelques conseils pour écrire un texte efficace.
Une fois rédigée, il est possible de publier l’annonce sur les canaux suivants :
- La rubrique « annonces » de MonASBL.be
- La rubrique « annonces bénévolat » du Guide Social (pour le secteur psycho-medico-social)
- Le site de la Plateforme Francophone du Volontariat
- La plateforme Give a Day
Mettez-vous à jour sur les plafonds de défraiement des volontaires
Les bénévoles ne peuvent pas être rémunéré.e.s, mais peuvent être défrayé.e.s dans les frais liés à leur activité de volontaire. Il ne s’agit en aucun cas d’une obligation pour l’association.
Pour les ASBL qui souhaitent défrayer leurs volontaires, deux options :
- le remboursement de frais réels : sur la base de justificatifs ;
- le défraiement forfaitaire : 41,48 € par jour et 1.659,29 € par an.
Attention, ces derniers montants sont valables jusqu’au 31 décembre 2024.
Les informations à transmettre obligatoirement
En tant qu’organisme accueillant un.e volontaire, l’ASBL est obligée de lui transmettre les informations suivantes :
- le but désintéressé et le statut juridique de l'organisation ;
- le contrat d'assurance ;
- la couverture éventuelle, au moyen d'un contrat d'assurance, d'autres risques liés au volontariat ;
- le versement éventuel d'un défraiement pour le volontariat, la nature de ce défraiement et les cas dans lesquels il est versé ;
- le respect du secret professionnel et du devoir de discrétion (cette disposition ayant été précisée lors des dernières modifications de la loi en février 2019)
Rien n’oblige l’association à communiquer ces informations par écrit, mais il faut pouvoir prouver qu’elles ont bien été transmises. Ainsi, la plupart des structures optent pour une note d'information écrite.
Il est possible de télécharger un modèle sur le site du Tableau de bord.
Entretenez une relation avec les bénévoles
Qu’il s’agisse d’un bénévolat ponctuel ou structurel, il est primordial d’entretenir une bonne relation avec les volontaires. Si l’expérience se passe bien, ils/elles seront davantage motivé.e.s pour donner un coup de main lors du prochain événement et, surtout, les volontaires sont des ambassadeurs et ambassadrices pour votre cause.
Pour vous aider à établir une bonne relation avec les volontaires, voici quelques articles utiles :