La fin de l’année est un moment propice pour les ASBL pour récolter des fonds et communiquer autour de ses actions. Mais comme une telle opération ne s’improvise pas, MonASBL.be a compilé une série d’articles utiles pour vous accompagner dans vos démarches. Et à cette occasion, l’ASBL Adra a accepté de partager son expérience autour de son opération Colis de Noël.
Définir son action
Marché de Noël, vente de sapins, souper de fin d’année, concert, collecte de colis de Noël, campagne de sensibilisation en ligne… Il existe une multitude d’actions possibles pour marquer le coup lors des fêtes de fin d’année.
Le choix de l’action dépendra :
- du public visé : votre équipe ? Vos membres ? Vos volontaires ? Le grand public ?
- de l’objectif de l’action : collecter des fonds ? Sensibiliser la presse, les politiques ou le grand public à votre action ? Fédérer vos équipes ?
- de votre budget.
MonASBL.be est toujours à l'affût des initiatives menées sur le terrain. Voici quelques idées d’actions et de conseils pour les mener à bien :
- Un souper de bienfaisance, les conseils de l’ASBL New Regard
- Une vente de sapins et une boutique en ligne, les conseils de l’ASBL Silex
- Un marché de Noël, les conseils de L’Os à Moelle
- Distribuer des cadeaux aux enfants à la Saint-Nicolas, les conseils de l’ASBL Oncle Michel
- Une tombola
- Une campagne de communication : rédiger un email efficace pour récolter des dons et bien communiquer pour booster les dons
- Une collecte de dons sur la voie publique
Avant les fêtes, pensez aussi au Giving Tuesday.
Etablir une checklist pour son événement
Votre ASBL opte pour un événement en présentiel ? Pour vous accompagner, MonASBL.be a identifié dix étapes incontournables pour l’organisation.
Pour peaufiner votre checklist, voici d’autres ressources utiles :
- Le budget : il est possible d’organiser un événement avec un budget limité (à condition d'être créatif !), ou de le faire sponsoriser. Jetez également un œil aux conseils d’autres ASBL qui ont déjà scellé des partenariats.
- Les obligations légales : que vous souhaitiez organiser un marché, une soirée dansante, ou encore une exposition, sachez que ces événements nécessitent probablement des autorisations. C’est le cas notamment pour les actions sur la voie publique, pour les niveaux sonores à respecter en cas d’une fête avec de la musique ou encore pour garantir la sécurité des participant.e.s à votre événement.
- Soyez éco-responsable : organiser un événement de fin d’année joyeux et festif, sans faire payer les frais à l’environnement, c’est possible. Voici quelques gestes éco-responsables à respecter.
Évitez les ratés : et comme il vaut mieux prévenir que guérir, la plateforme d’organisation d’événements Idloom partage cinq conseils pour éviter les erreurs inutiles.
Mobiliser son équipe et ses volontaires
Quelle que soit l’action que vous décidez d’organiser, toute votre équipe sera mobilisée. Mais certaines fonctions seront davantage impliquées que d’autres, comme le/la responsable d’ASBL, le collecteur de fonds, ou encore le/la responsable de la communication.
En plus de vos employé.e.s, vous aurez certainement besoin de volontaires pour mener à bien votre action : pour les préparatifs et/ou pour le jour-même. Pour cela, n’oubliez pas que vous devez assurer vos volontaires et que vous pouvez les défrayer.
Vous avez besoin d’en recruter de nouveaux.elles, voici quelques conseils :
- Quelques techniques efficaces pour trouver et recruter des bénévoles, les conseils de l’ASBL Comme Chez Nous
- Vos besoins de volontaires ne se concentreront que sur cet événement ? Pensez au volontariat ponctuel ou encore au micro-bénévolat
Lire sur le même sujet : « Le bénévolat ponctuel ce n’est pas une mode, c’est un vrai enjeu »
- N’hésitez pas non plus à vous tourner vers le volontariat d’entreprise.
- Informez correctement les volontaires sur la mission avec la réunion d’information.
Communiquer
Votre action est bien définie, vos volontaires et votre équipes sont prêt.e.s à se retrousser les manches, il est temps de diffuser l’info !
Pour éviter toute perte de temps et pour ne rien oublier, voici notre feuille de route pour élaborer le plan de communication de votre événement d’ASBL en seulement 60 minutes.
De son côté, la Croix-Rouge nous a partagé ses conseils pour mettre en place une campagne impactante.
Sur votre site internet, sur les réseaux sociaux… les sources de diffusion sont multiples. Les médias sont un autre canal à ne pas négliger, voici quelques conseils pratiques :
- Comment préparer un communiqué de presse ?
- Entretenir les relations entre votre ASBL et la presse
- Comment faire si vous n’avez pas de chargé.e de communication ?
Commandez également notre Guide Pratique "Comment faire parler de votre ASBL dans les médias ?"
Retour d’expérience : trois questions à l’ASBL Adra
Depuis 2016, l’ASBL Adra Belgium participe à l’opération Colis de Noël, lancée au niveau du réseau international auquel elle appartient. Le but ? Distribuer des cadeaux aux enfants en situation de précarité. L’an passé, l’association a livré 360 colis aux enfants en Belgique et 150 en Bosnie Herzégovine. Pour en savoir plus, nous avons rencontré Zoé Nolis, responsable de communication et fundraising.
MonASBL.be : Qu’est-ce que l’opération Colis de Noël ?
Zoé Nolis : C'est une opération qui existe au niveau du réseau Adra, avec des partenariats entre les différents bureaux en Europe. L'idée initiale était de permettre aux volontaires en Belgique de remplir un colis, qui était alors transporté dans un pays de l’Europe de l’Est et distribué à des enfants vivant dans la précarité.
En 2020, avec le Covid, Adra Belgium a dû suspendre cette activité et, à la place, nous avons lancé une opération en ligne. Encore aujourd’hui, nous proposons aux donateur.trice.s de constituer un colis sur notre site internet : sur notre catalogue de cadeaux, ils/elles choisissent un article par catégorie (des jouets, du matériel scolaire, des vêtements, des articles d’hygiène, des gourmandises). Puis, on envoie la liste au bureau du pays en Europe de l’Est, qui prépare les colis sur place et les distribue.
Finalement, nous nous sommes rendu compte que cette version en ligne nous permettait de réduire l’impact environnemental et les coûts, puisqu’il n’y a plus de transport. Et de renforcer les partenariats avec les autres bureaux d’Adra en Europe de l’Est.
En 2021, nous avons relancé la préparation de colis en personne, qui sont maintenant distribués à des enfants en Belgique. Ce sont nos groupes de volontaires qui établissent eux-mêmes des partenariats avec des structures qui accueillent ou prennent soin d’enfants en difficulté. Puis, les volontaires peuvent participer à la distribution, ce qui est chouette car ils/elles peuvent voir directement l’impact.
Désormais, l’opération Colis de Noël s’intègre dans une campagne de communication plus vaste. Depuis 2020, Adra Belgium a lancé le « Giving December ». L’idée est de prendre le contrepied du « Black Friday », qui pousse à la consommation. Notre message est : au lieu de ne donner qu’un jour pendant le « Giving Tuesday », pourquoi ne pas donner pendant un mois et augmenter la solidarité. Les Colis de Noël sont un des aspects de cette campagne, lors de laquelle nous réalisons également une rétrospective de l’année pour présenter nos projets.
MonASBL.be : Comment l’ASBL Adra organise cette opération ?
Zoé Nolis : Nous travaillons généralement sur cette opération entre fin octobre et mi-janvier, car certains pays de l’Europe de l’Est célèbrent Noël début janvier.
Sur la partie physique, en Belgique, nous accompagnons nos groupes de volontaires qui viennent de différentes églises et nous leur apportons un soutien administratif ou logistique en fonction des besoins. Nous donnons des consignes claires sur ce qui doit être dans les colis pour uniformiser au maximum le processus. Nous leur fournissons les colis, pour que ce soient tous les mêmes. Et s’ils rencontrent des difficultés à trouver des partenaires sociaux, nous entrons en jeu. Mais c’est une démarche assez autonome.
Pour ce qui est du grand public, nous l’orientons vers la version en ligne. Et si des personnes tiennent à constituer eux-mêmes les colis, nous leur proposons de rejoindre un groupe de volontaires déjà existant.
MonASBL.be : Qu’est-ce que cette opération apporte à votre ASBL ?
Zoé Nolis : A la base, Adra est une ASBL de coopération internationale et petit à petit nous développons nos activités en Belgique, notamment dans le secteur de la précarité alimentaire puisque nous avons un foodtruck solidaire qui distribue des repas à Bruxelles. Cette opération Colis de Noël augmente donc notre impact sur le sol belge et dans le secteur de la précarité infantile. Elle permet d’élargir le champ d’actions d’Adra.
Cela permet aussi de reconnecter nos volontaires à l’action sociale en Belgique. Et c’est aussi un outil de sensibilisation extraordinaire pour les enfants qui viennent faire les colis avec leurs parents. D'ailleurs, l’une de nos ambitions à l'avenir est de réaliser des partenariats avec des écoles pour que les classes préparent des colis de Noël.
Enfin, cela nous permet d’établir de nouveaux partenariats en Belgique, de se positionner en tant qu'acteur social en Belgique et d'augmenter notre visibilité. C’est une opération qui parle aux gens, d’autant que la fin d’année est une période où les campagnes de fonds sont probablement les plus efficaces.
