Bien communiquer en 2024 : 12 bonnes résolutions pour votre ASBL

Quelle dose de solidarité, d’innovation, de créativité et de nouveaux enjeux, cette nouvelle année nous apportera-t-elle ? Quels objectifs allons-nous nous fixer pour aborder ces prochains mois avec positivisme et proactivité ? Voici douze actions que vous pouvez mettre en place pour professionnaliser votre communication.  

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Résolution #1 : Je planifie mes actions de communication sur l’année

Rédigé généralement à l’automne pour coïncider avec le calendrier budgétaire, le plan d’actions annuel reprend les opérations de communication et événements que vous allez organiser dans le courant de l’année.

C’est une étape cruciale qui peut toujours être réalisée en décembre ou janvier. Cette planification vous permet de mieux répartir vos actions et de prévoir les déclinaisons sur vos différents outils de communication.

- Découvrez notre guide pratique « Construire le plan de communication de l’ASBL »

Imaginons que vous organisez une action dans le cadre d’une journée mondiale (les Nations Unies en recensent près de 200), cette organisation sera non seulement épinglée dans votre agenda mais il s’agira de voir également comment vous allez assurer sa médiatisation dans la presse, son traitement dans les réseaux sociaux, sa présence dans la newsletter et le site web, etc. Pour vous aider, vous pouvez créer un tableau Google Sheets en reprenant les douze mois de l’année à l’horizontale et les projets et actions à mettre en œuvre à la verticale.

Dans l’article ci-dessous, nous vous accompagnons step by step dans la création de cet outil. Il vous suffit d’ajouter dans la colonne « détails » des lignes correspondant à vos différents outils. Par exemple : une ligne pour « Organiser CP » (conférence de presse), une ligne pour « Envoyer newsletter », une ligne pour « Communiquer RS » (réseaux sociaux), etc. Vous voyez l’idée.        

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Résolution #2 : Je prévois au minimum 4 sorties presse sur l’année

Communiquer avec la presse ne s’improvise pas. Si vous n’êtes pas familier avec ce type de communication, vous pouvez commencer avec un objectif simple à réaliser. Organiser quatre sorties presse sur l’année, c’est déjà un bon début. Et ça n’équivaut jamais qu’à une sortie par trimestre.

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De quelles sorties peut-il s’agir ? Quelques idées : un événement ou une action que vous organisez, un projet innovant que votre ASBL a mis sur pied, l’interview d’un membre de votre ASBL dans le cadre d’un sujet d’actualité, un anniversaire important qui permet à votre association de faire un bilan du travail mené, etc. 

Pour préparer au mieux ces futures rencontres avec les journalistes, une série de démarches préalables sont à réaliser (définir vos messages, déterminer qui prend la parole en interne, préparer l’interview, etc.). Il s’agira également de savoir quand et comment contacter les journalistes (via un communiqué de presse, dans le cadre d’une conférence de presse ou d’une rencontre dans vos locaux) et quelles sont les règles d’or à respecter en leur présence. 

Pour tout savoir sur la manière de faire parler de votre ASBL dans les médias, nous vous recommandons notre Guide pratique de 25 pages sur le sujet.

Résolution #3 : Je développe et entretiens des contacts privilégiés avec un ou des journaliste(s)

Entretenir des relations solides avec les journalistes est essentiel. Cela vous permettra de travailler en confiance et de gagner du temps. Pour établir et développer des contacts privilégiés avec les médias, il faut tout d’abord comprendre et anticiper leurs attentes pour y répondre au mieux. Cela signifie qu’il faut leur fournir de la matière exploitable au bon moment. Le timing est crucial tant dans le choix du moment où vous communiquez qu’au niveau du temps que vous mettez à répondre à leur(s) demande(s). Montrez-vous disponible.

Le temps des journalistes étant précieux, ne les dérangez que si l’information répond aux questions suivantes : votre information est-elle d’actualité ? Concerne-t-elle un nombre important de personnes ? Est-elle innovante ?  Contient-elle des chiffre(s) ou statistiques percutant(s) ? Peut-elle être résumée en un titre concis et efficace ?

Sachez également que si vous souhaitez avoir des contacts plus réguliers avec les journalistes, il faut à tout prix éviter d’être « black listé ». Ainsi, première règle : faites-leur confiance. Les journalistes ne sont pas vos ennemis. Ayez recours au off (off the record) si vous ne pouvez pas tout dire en « on ». Dans le même ordre d’idée, ne leur mentez jamais. Ce serait fatal pour vos relations futures.

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Résolution #4 : Je convertis les internautes en donateurs 

Communiquer n’est pas une fin en soi. A l’heure où les ASBL sont amenées à devoir multiplier leurs sources de financement et à se professionnaliser toujours davantage notamment eu égard aux nouvelles règles édictées par la Réforme du Code des Sociétés et des Associations, ces organisations peuvent trouver dans la communication une alliée essentielle.

Afin de convertir les internautes en donateurs, plusieurs actions de communication peuvent être mises en place. Découvrez dans notre billet, cinq initiatives qui vous permettront de fidéliser vos donateurs et bénévoles et d’en attirer de nouveaux.

Résolution #5 :  J’implique ma communauté sur les réseaux sociaux

L’interaction est l’essence même des réseaux sociaux. Et pourtant, on voit encore trop souvent des organisations utiliser leur page pro comme une valve où elles viennent punaiser virtuellement des annonces en tout genre. Comme si ces publications n’avaient que pour seul but d’informer. Une utilisation aussi restrictive des réseaux sociaux vous prive de toute interaction avec votre communauté. Or, dans une stratégie social media, les contenus sont essentiels et doivent s’envisager de sorte à susciter l’adhésion et à augmenter votre audience.

Comment s’y prendre ? Tout comme pour vos sorties presse, vos publications peuvent être planifiées. Ce calendrier éditorial vous permettra de savoir à quel moment publier quel contenu. Une fois cette étape franchie, il s’agira de donner suite aux réactions des internautes. Comment ? En répondant aux questions de vos abonnés pour tisser un lien avec eux. En likant leurs commentaires. En suscitant leurs avis (poser des questions, créer des sondages). Ou encore en repartageant certains postes des abonnés qui vous soutiennent régulièrement (comme vos supers fans sur Facebook).

Lire aussi : Pas de Community manager : comment bien animer ses réseaux sociaux ?

Résolution #6 : Je crée ma première newsletter ou j’optimise ma newsletter

Dans notre rubrique « Réussir sa newsletter », vous trouverez toute une série de billets qui vous accompagneront dans la création de votre première newsletter ou qui vous permettront de vous professionnaliser.

Si vous débutez, vous pouvez commencer par découvrir notre billet consacré aux outils de création et d’envoi de newsletters.

La lecture des autres billets vous permettra de découvrir les ingrédients indispensables d’une newsletter performante ainsi que les cinq éléments de base à respecter. Nous attirons votre attention tout particulièrement sur le respect de la législation. Comme nous l’écrivions dans un précédent billet, avec l'entrée en vigueur du RGPD (règlement général de protection des données) vous n'avez plus le droit à l'erreur. Sinon, non seulement vous risquez de tomber dans des pratiques illégales, mais vous risquez en plus de vous attirer les foudres des utilisateurs qui souhaitent se désabonner.

Si vous souhaitez améliorer l’impact de vos newsletters, voici cinq clés pour optimiser votre newsletter

Résolution #7 : J’apprends à écrire pour le web

L’écriture pour le web est un sujet qui a de plus en plus le vent en poupe. Et pour cause, elle constitue un des leviers essentiels du SEO (référencement naturel). Selon Olivier Andrieu, spécialiste français du référencement naturel, « les différents leviers du SEO peuvent être répartis en trois grandes familles très complémentaires : la technique (balises, tout ce qui touche au code HTML, aux URL, etc), le rédactionnel et enfin, les liens »[i]. « (..) La partie rédactionnelle est indispensable car sans contenu de choix qui répond parfaitement à l’intention de recherche de vos visiteurs, une stratégie SEO est complexe, voire impossible à mettre en place »[ii].     

Pour maximiser vos chances d’être vus par les moteurs de recherche et lus par les internautes, certaines bonnes pratiques sont à adopter.

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En résumé, il s’agira de respecter des règles de lisibilité (longueur des phrases et des paragraphes, utilisation d’inter-titres, voix active préconisée, recours à des mots de transition) et des principes relatifs au SEO (choix des mots-clés et synonymes et distribution dans le texte, longueur du titre et du contenu, remplissage des balises (titres, méta-description, etc.).

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Résolution #8 :  Je tiens mon site web à jour et je l’optimise

Pourquoi utiliser votre site web comme une simple vitrine statique lorsqu’il vous donne la possibilité de donner des représentations récurrentes ? Trop souvent encore, le site web de certaines associations reste inchangé une fois mis en ligne. Or, de multiples outils sont disponibles pour interagir avec votre communauté. Voici quelques idées de fonctionnalités qui peuvent être ajoutées : un blog reprenant vos articles par catégories, un agenda, un bouton « Faire un don », une section offrant la possibilité de s’inscrire à la newsletter (souvent située en footer des pages), une section « offres d’emplois », un renvoi vers les réseaux sociaux, etc.

Au-delà de plaire à vos visiteurs, un site intelligemment et fréquemment alimenté retiendra davantage l’attention des moteurs de recherche comme Google. En effet, au plus vous aurez du contenu, au mieux vous serez référencé. Mais attention, faire du chiffre ne suffit pas pour plaire au géant du web. Entre techniques SEO et SEA, nous vous conseillons de lire des ouvrages de référence. Pour le SEO : Olivier Andrieu, « Réussir son référencement web – Stratégies et techniques SEO, 10e édition 2020-2021, la bible du référencement », éditions Eyrolles : Paris.    

Lire aussi : 3 conseils pour attirer vos cibles sur le site de votre ASBL  

Résolution #9 :  Je réalise des veilles sur le web

La veille présente de nombreux avantages : être informé efficacement sur tout ce qui se dit et s’écrit sur votre association (surveiller votre e-réputation) ou être tenu au courant de l’actualité de votre secteur ainsi que de la vision, des enjeux et des projets de vos partenaires. La veille peut constituer une source d’inspiration pour vos projets futurs. Mais comment ça marche ? On vous dit tout par ici : Comment réussir la veille digitale de votre ASBL ? Voici nos conseils

Résolution #10 : Je prépare mes actions et mes messages en cas de crise éventuelle

Saturation de la structure d’accueil, gronde des travailleurs, scandale ou laxisme financier, désaccord entre la direction et l'OA, emplois non pérennisés, subvention non reconduite, impacts négatifs du Covid-19… Que votre association soit à l’origine de la crise ou la victime, elle peut s’y préparer dans certains cas de figure. Evidemment, on peut difficilement prévoir d’éventuelles irrégularités financières dans le chef d’un directeur ou encore des largesses consenties par un OA mais par contre on peut prévoir un scénario de crise dans le cadre d’un changement de législation ou de réglementation qui impacte la vie ou la survie de l’association. 

Comment s’y prendre ? Comme l’expliquent Thierry Libaert et Jean-Pierre Pierlot dans leur ouvrage « Communication des associations » : « Toute association doit rester attentive aux signes avant-coureurs d’une possible crise : turn-over important dans le personnel rémunéré et bénévole, baisse importante de la confiance des membres et donateurs, se traduisant par des rendements décroissants de la collecte de fonds, courriers de sympathisants mécontents, articles de presse soupçonneux, crise dans une association d’un secteur d’activités proche de la vôtre, etc. Ces indices de pertes de confiance doivent entrainer une réflexion au sein de l’association pour y trouver des remèdes (…) »[iii]. 

Nous vous recommandons la lecture de cet ouvrage richement documenté qui consacre un chapitre à la communication de crise.

Lire aussi : Communication de crise : 5 actions à prendre pour votre ASBL

Résolution #11 : Je crée une banque de photos pour la presse et mes réseaux sociaux

C’est encore trop souvent un poste sous-estimé dans la communication des associations. Des textes bien écrits, ça ne suffit plus. Il faut les accompagner de photos de qualité. Pourquoi ? Et pour qui ? Pour vos réseaux sociaux, d’abord. C’est important de montrer qui vous êtes et ce que vous faites. Et puis, c’est essentiel pour la presse aussi. En fonction du sujet, il est possible que le journaliste envoie un photographe prendre des clichés. Mais si vous pouviez lui éviter cette étape, vous allez lui faire gagner du temps et maximiser vos chances que votre sujet soit repris. Une bonne photo pour la presse, c’est d’abord une image qui raconte une histoire. Posez-vous la question : qu’est-ce qui illustre votre information ? Prenez des photos qui mettent en scène l’essence même de votre travail.

Faites également des photos (mode portrait et mode buste) de la personne qui est généralement interviewée au sein de votre ASBL. Cela servira un jour.  

De manière générale, constituez-vous une banque de photos qui pourront servir lors de vos futures sorties presse. Faites des photos portrait et paysage en haute résolution. Pour l’impression, il est préférable que la résolution soit supérieure à 1Mo. Si vous envoyez plusieurs photos (à l’issue d’une conférence de presse ou d’un événement), utilisez un service de transfert de fichiers comme WeTransfer.

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Résolution #12 : Je me forme en communication  

Le champ de la communication est vaste et en mutation constante. L’avènement des nouvelles technologies couplé aux manières actuelles de consommer l’information amènent les professionnels du secteur a sans cesse faire évoluer leurs compétences.

Que vous soyez chargé de communication ou responsable d’une ASBL, vous pouvez être amené à vous former. Dans ce billet, nous avons déjà pu vous recommander certains ouvrages.

Lire aussi : Ils et elles gèrent la communication d'une ASBL : témoignages

Sur la plateforme de MonASBL, vous trouverez également un nombre important de fiches info et d’articles d’actualité. Chaque semaine, de nouveaux contenus traitant des dernières nouveautés en termes de communication viennent compléter une base de données déjà richement documentée.  

Nous proposons également des guides pratiques sur différentes thématiques ainsi que des webinaires.

N’hésitez pas à vous abonner à notre newsletter (CTA) pour profiter des conseils de nos experts.

Lina Fiandaca

Sources:

[i] ANDRIEU, Olivier, « Le SEO en 500 questions – Tout savoir sur le référencement », éditions Eyrolles, Paris, 2021, p.43

[ii] ANDRIEU, Olivier, « Le SEO en 500 questions – Tout savoir sur le référencement », éditions Eyrolles, Paris, 2021, p.131

[iii] LIBAERT, Thierry et PIERLOT, Jean-Marie, « Communication des associations, 2e édition, Dunod, 2014, pp. 102-103