« En tant que Responsables d'association vous avez tous au moins un point en commun: vous êtes seul dans votre fonction. Mais pas aujourd'hui! Aujourd'hui, vous êtes entre directrices et directeurs d’ASBL et nous sommes là, nous aussi, avec les équipes d’ASBLissimo, MonASBL.be et ToolBox, pour vous accompagner dans les missions que vous exercez avec passion au quotidien ». C’est par ces quelques mots prononcés par Emilie Vinçotte, administratrice d’ASBLissimo et co-gérante de l’Agence du Non-Marchand que s’est ouverte la deuxième édition de la Reboost Day, organisée en collaboration avec ToolBox.
Quelques mots qui ont fait écho auprès de la soixantaine de responsables d’association qui nous ont rejoints à l’Auberge de Jeunesse de Namur. C’est en effet en bordure de Meuse que Stéphanie, Patricia, Catherine, Diane, Céline, Laurence, Philippe et Laurence ont décidé, le temps d’une journée, de (re)penser leur fonction si essentielle de dirigeant.e d’ASBL.
Des ateliers participatifs, des speed dating avec des experts, du peer coaching et du réseautage
Après un premier exercice brise-glace, les participants ont pu décrire à quoi ressemblerait leur ASBL dans « un monde idéal ». Morceaux choisis : « Ce serait un monde sans lourdeur administrative où les ASBL pourraient disposer de tout le temps nécessaire pour les fonctions supports en s’aidant de tableaux de bord « pro » et d’outils informatifs performants. Un monde où les ASBL auraient les capacité d’engager suffisamment de collaborateurs pour mener à bien leurs missions de manière durable et structurée. Un monde avec des semaines de travail de 4 jours où les équipes seraient motivées et partageraient une vision commune dans la bienveillance, en comprenant les rôles et responsabilités du poste de direction. »
Les responsables d’’organisations non marchandes ont pu exprimer également les problèmes qu’ils rencontraient dans leur quotidien et choisir deux thématiques principales qu’ils souhaitent aborder lors des ateliers participatifs de la matinée consacrés à la diversification des moyens financiers, à l’efficience, à la gouvernance et au leadership. Au cours de ces workshops, ils ont pu partager leurs expériences, leurs bonnes pratiques ainsi que des contacts clés.
Durant l’après-midi, ils ont pu s’essayer à des sessions de peer coaching où l’intelligence collective, véritable fil rouge de cette journée, a permis de faire émerger un foisonnement d’idées nouvelles. Le peer coaching repose sur le principe de l'apprentissage entre pairs, où chacun peut bénéficier des compétences et des connaissances de l'autre pour atteindre des objectifs professionnels communs.
Les participants ont eu l’occasion également de s’entretenir en tête à tête avec des experts lors d’un grand speedating.
« L’objectif de Toolbox à travers cette initiative était triple : premièrement, permettre aux participants de s’exprimer sur la complexité de leur fonction tout en bénéficiant du regard de leurs pairs pour trouver des solutions. Deuxièmement, mettre le plein potentiel de notre communauté de ToolBoxers au service des participants. Et troisièmement, nous permettre, chez ToolBox de porter la voix des dirigeantes et dirigeants d’ASBL pour qu’elle compte davantage tout en imaginant une nouvelle programmation pour ToolBox en 2024 et dans les prochaines années en tenant compte des besoins exprimés et des réalités de terrains », a expliqué Cécile Vennat, directrice de ToolBox.
Les préoccupations majeures des responsables d’ASBL
Alors quelles sont les préoccupations majeures des responsables d’ASBL ? Quels sont leurs retours du terrain ? Quelles sont les questions qu’ils et elles estiment les plus complexes par rapport à leurs rôles et responsabilités ?
Voici quelques-unes des questions abordées lors des ateliers.
- Comment gérer ses amis proches au sein de l’Organe d’administration ?
- Comment ouvrir l’OA ?
- Comment mettre en œuvre un nouveau modèle de gouvernance ?
- Comment favoriser la diversité au sein de l’OA ?
- Quelles sont les conditions pour que la gouvernance partagée soit un succès et que toutes les parties prenantes s’accordent ?
- Comment définir mon rôle de directrice au sein de l’ASBL dans le cadre d’une gouvernance partagée ? Vais-je encore être légitime ?
- Comment mobiliser des subsides ?
- Comment être informé des nouveaux appels à projets ainsi que des agréments existants ?
- Comment pérenniser notre financement ?
- Comment faciliter le parcours du donateur pour qu’il puisse faire un don sur nos différents outils et supports ?
- Comment communiquer avec les donateurs et leur donner un feedback sur l’affectation de leurs dons ?
- Comment faire face à la solitude du leader ?
- Comment maintenir la motivation des travailleurs mais aussi des bénévoles ?
- Comment déléguer certaines tâches à mon équipe ?
- Comment gérer une structure qui grandit sans cesse, qui a engagé beaucoup de nouvelles recrues en peu de temps ?
- Comment alléger la charge administrative afin de se concentrer en priorité sur les missions de l’ASBL ?
- Comment dépoussiérer certaines tâches et gagner en efficacité ?
- Comment s’y retrouver dans la diversité des outils ? Comment choisir ceux qui soutiendront concrètement la structure ?
Ces questions ont donné lieu à des échanges passionnants avec les facilitateurs et les ToolBoxers notamment sur l’importance du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) et du descriptif de fonction, des entretiens d’évaluation – rebaptisés par certains « entretiens d’évolution »–, de la délégation de pouvoirs, du rôle de l’Assemblée générale, de la mise en place de procédures et de cadres en tant que responsable associatif, de la priorisation des tâches, de la gestion de la polyvalence et du rôle multi-casquettes etc.
Quelques mots sur les organisateurs de la Reboost Day
L’Agence pour le Non-Marchand a comme mission d’informer, accompagner, outiller et développer le secteur associatif et ses travailleurs. Avec notamment ses principales plateformes le Guide Social, référence dans le secteur PMS et MonASBL.be, qui accompagne et informe les responsables associatifs dans toutes les étapes de leur projet.
ASBLissimo est une initiative qui a vu le jour en 2016 et qui vise à organiser des rencontres entre responsables associatifs, exactement comme aujourd’hui.
L’ASBL organise notamment le salon et congrès des responsables associatifs tous les deux ans à Bruxelles, et vous donne rendez-vous en 2024 pour sa prochaine édition et à plus court terme, lors de journées thématiques. N’hésitez pas à consulter le programme de cette année.
ToolBox est une communauté de plus de 200 professionnels qui donnent du temps et de l’expertise à des associations pour les accompagner dans leur chemin de professionnalisation dans des domaines très variés de gestion allant de la gouvernance, en passant pas la question de diversification des sources de financement, mais aussi des questions de stratégie ou encore d’efficacité opérationnelle ou encore de coaching d’équipes. Chaque année, Toolbox accompagne une centaine d’organisations sur ce chemin.
Lina Fiandaca