Organiser un marché de Noël : les conseils de l’Os à Moelle

La programmation de l’Os à Moelle est multiple. Stand up, concerts, cabaret, quizz musical... il y en pour tous les goûts et les couleurs. Les projets naissent de rencontres et d’opportunités. Ainsi, quand l’épouse de Samuel Bernard, directeur artistique, a proposé de créer un marché de créateurs en lien avec son activité de couturière, tout s’est mis rapidement en place pour donner lieu au premier marché de l’Os à Moelle. Samuel Bernard, nous en dit plus sur ce projet et son évolution.   

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Petit marché deviendra grand 

Samuel Bernard est à la tête de la programmation de l’Os à moelle depuis 15 ans. Il y a 9 ans, l’idée de rassembler quelques créateurs à l’occasion d’un marché dominical s’est présentée. Face au succès de ce qui sera l’origine du marché de Noël, le directeur artistique réitère l’expérience : « Nous avons proposé plusieurs temps de marchés dans l’année dont un au moment de Noël. De fil en aiguille, de plus en plus d’exposants ont fait part de leur envie de participer au marché. » 

Le besoin de place s’est donc fait ressentir. « Nous avons développé un partenariat avec les scouts, qui se trouvent à côté et qui ont une très grande cour. Dans le cadre d’un marché vintage sur deux jours, nous avons aussi collaboré avec notre voisin qui possède un très grand garage ce qui a permis de proposer des espaces de vente à plus de créateurs. Cette année-là a vraiment très bien fonctionné. » 

La riche programmation du lieu n’a pas permis de poursuivre l’organisation des différents temps de marché mais celui de Noël a été conservé. « Ayant moins de temps pour gérer les marchés tout au long de l’année, nous avons décidé de nous concentrer uniquement sur celui de Noël qui se déroule sur trois jours. Il y a une partie dans les locaux scouts, dans notre cours et à l’intérieur du cabaret. » Cette année 2022, sera l’occasion de la 9ème édition du marché de Noël. 

Rechercher du financement 

L’organisation de l’événement débute par les demandes de financement. Pour l’Os à Moelle, les fonds émanent de différents organismes : « La commune nous subventionne afin de rémunérer les scouts. On a des sponsors privés : une agence immobilière finance et participe à des frais pour la décoration et du matériel de communication. On a également un partenariat avec la Loterie nationale et Viva For life. En échange de spots publicitaires qu’ils diffusent sur leurs ondes, nous leurs reversons un euro de chaque verre de vin chaud vendu et on en vend beaucoup ! »  

Mais le programmateur met en garde : « Il faut faire attention au délai des dossiers. Pour les grosses structures, il faut s’y prendre très tôt à l’avance. » 

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Contacter les exposants

Dès la fin de l’été, la chargée du pôle créateurs contacte les différents candidats pour déterminer le nombre de participants. Etant elle-même créatrice, son carnet d’adresses est bien fourni. Beaucoup reviennent d’année en année mais qu’en est-il des nouveaux intéressés ? Comment les sélectionner ?  

Samuel Bernard nous répond : « Concernant la sélection des artisans, elle repose en partie sur la fidélité de beaucoup qui reviennent à chaque édition. Pour les autres, c’est en fonction des produits qu’ils proposent. On regarde si c’est original ou si nous le proposons déjà. Il faut aussi, que ça entre dans l’esprit de Noël, sans être trop kitsch hein ! Un autre critère est celui de ne pas vendre de la boisson ou nourriture directement consommable puisque nous nous en chargeons. »  

C’est également à ce moment qu’il faut contacter les différents artistes qui interviendront sur la scène extérieure. Contacts rapidement pris via le carnet d’adresse également bien rempli du programmateur. 

Gérer la logistique : infrastructure et matériel 

Le pôle le plus important en termes de travail et de coûts est celui de la logistique. Samuel Bernard et son collègue détermine le découpage du site en fonction du nombre de stands et des différents espaces d’animation. De ce plan découle la définition du matériel nécessaire à la mise en place de l’événement ainsi que son coût. Et c’est à l’extérieur qu’il y a le plus à penser et à faire. Samuel Bernard nous précise : « L’infrastructure est super importante car pour les événements en extérieur il faut penser à plein de choses. Par exemple, il fait nuit tôt donc il faut prévoir de la lumière, il fait froid donc il faut prévoir du chauffage, avec le risque de pluie, il faut prévoir des tonnelles... C’est d’ailleurs ce poste-là qui coûte le plus cher. » 

Pour diminuer les coûts, l’équipe du vieux cabaret se tourne vers le centre de prêt de matériel de la COCOF, une asbl à Naninne. Mais attention, « il faut s’en charger tôt aussi sinon on risque de ne rien avoir de disponible. »

Communiquer sur l’événement début novembre

Une fois les exposants et les artistes bookés, la configuration de l‘espace déterminée et le matériel commandé, l’heure est à la communication : « En général, on la lance début novembre sachant que le marché est mi-décembre. La première étape de communication est d’annoncer les dates sur les réseaux afin que les gens les bloquent dans leur agenda. Puis, on pose des affiches et on distribue des flyers. On a une collaboration avec la commune pour afficher sur les espaces communaux. » 

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Volontaires : être bien entouré 

Si le noyau dur de l’organisation se centralise autour de trois personnes, la mise en place concrète de ce genre de projet demande plus de bras et de têtes. L’équipe de l’Os à Moelle est composée d’une vingtaine de volontaires. Ce sont elles et eux qui assurent le bon fonctionnement du marché (montage, démontage, tenue du bar, restauration, stewards...).  

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Etablir un budget 

Samuel Bernard précise rapidement que le marché de Noël n’engendre que peu de bénéfices pour la structure. Ça n’est pas le but recherché par l’opération. Cet événement permet de mettre un coup de projecteur sur le lieu, d’en faire sa publicité dans un esprit de fête, de convivialité et de partage qui lui correspond. 

Donc peu de bénéfices, mais pas de pertes financières. Une grosse partie des rentrées d’argent du marché se réalise à travers le bar et la restauration sur place.  

La location de l’emplacement des exposants permet d’entrer dans les frais. Samuel Bernard explique : « Pour déterminer une partie du budget prévisionnel, on fait le calcul de tous les frais et on divise sur le nombre maximum d’exposants que l’on peut recevoir. Ainsi, nous avons défini deux sortes de tarifs : un pour l’intérieur qui est plus élevé car les conditions sont meilleures et un pour l’extérieur qui correspond au prix de location des tonnelles [soit 30 euros pour les trois jours !]. Si les exposants extérieurs souhaitent avoir une chaufferette, il y a un supplément à payer, qui correspond toujours au prix de location du matériel. » 

Cependant, la location de matériel n’est pas toujours avantageuse surtout pour un projet récurrent. Ainsi, le budget varie en fonction des achats réalisés l’année précédente, qui sont des points de dépenses en moins. « De saison en saison, on acquière de plus en plus de matériel car on essaye d’acheter au maximum plutôt que de louer. Par exemple, pour décorer l’extérieur et donner une belle atmosphère de Noël, on a besoin de guirlandes. On a préféré les acheter, même si c’est vrai que ça coûte cher, mais au moins on les a. » 

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Les autorisations à obtenir

Le marché se réalisant dans le cadre privé de l’ASBL, aucune autorisation particulière n’est à demander pour l'organisation de l’événement. Il suffit de le signaler à la commune, en particulier pour le voisinage et les horaires. 

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Et … la météo 

L’hiver est donc synonyme de vilain virus et météo parfois peu clémente.  Ce qui peut se révéler être un souci majeur quand on organise un événement extérieur : « Quand il pleut, ça ne fonctionne pas, les gens ne viennent pas. De plus, certains créateurs ont des objets fragiles qui ne supportent pas ces conditions climatiques. » 

Un bon mois de préparation 

Au bout de neuf ans, l’organisation du marché de Noël se déroule sur une période de 20 à 30 jours répartis tout au long de l’année. Mais c’est l’expérience qui parle. Les premières éditions prenaient plus de temps : « Au début, je me souviens qu’on était tous sur le montage et qu’on a fini six minutes avant l’ouverture du marché. Maintenant, même si les plans et les infrastructures changent, on a beaucoup plus facile à calculer le temps de montage. Et on a l’avantage d’être une salle de spectacles, donc d’avoir des bénévoles avec des compétences techniques. Ainsi, la délégation de tâches se fait naturellement. » 

Prendre le temps de grandir et évoluer 

C’est pour cela qu’il faut prendre son temps et commencer par des événements de petite envergure. C’est d’ailleurs le premier conseil de Samuel Bernard : « La première année, on l’a fait à une petite échelle, ce qui ne nous a fait prendre aucun risque financier. On a pris le temps de grandir. On a commencé sur une journée et face au succès, le marché se déroule maintenant sur trois jours. » 

Après quelques éditions et donc une meilleure maîtrise de l’organisation, l’équipe a voulu apporter une touche culturelle, caractéristique du cabaret. « On a donc mis une scène au centre du marché à l’extérieur où passent des chorales, des conteurs. On propose aussi des animations pour les enfants.  On tient vraiment à ce que l’ambiance de Noël soit reproduite. »

Un autre conseil est celui d’essayer de plaire au maximum de personnes à travers le choix des artisans. 

Enfin, pour fidéliser les visiteurs, le directeur artistique nous confie : « Il faut une ambiance avec la déco, une proposition de bons produits et une organisation qui roule. » 

Alors espérons-le : Rendez-vous du vendredi 16 au dimanche 18, avec deux nocturnes : le vendredi et samedi soir jusque 22 heures au plus vieux cabaret de Bruxelles, l’Os à Moëlle (Avenue Emile Max 180, 1030 Schaerbeek)