La nouvelle année est officiellement lancée. Il est donc venu le temps de préparer ses bonnes résolutions. MonASBL.be en a identifié cinq pour votre ASBL !
Résolution #1 : Mettre à jour les statuts de l’ASBL
Les ASBL ont jusqu’au 1er janvier 2024 pour mettre à jour leurs statuts et les rendre conformes au Code des sociétés et des associations (CSA). Pour rappel : des statuts non conformes exposent l’ASBL à une dissolution judiciaire.
Si le délai semble large, il n’y a pourtant plus de temps à perdre ! En effet, comme le rappelait l’Unisoc à MonASBL.be, déjà début 2022, certaines dispositions du CSA s’appliquent déjà à toutes les ASBL. Qu’elles aient modifié leurs statuts ou non ! « Le problème étant que si vous n’êtes pas en ordre, vous risquez d’avoir une contradiction entre ce qui est prévu dans vos statuts et les règles du CSA. Si c’est le cas, c’est le CSA qui prime », expliquait l’Unisoc.
Pour vous aider à respecter la première bonne résolution 2023, MonASBL.be a préparé une série d’articles qui vous accompagneront pas à pas :
- Les points clés de la mise en conformité des statuts
- Les marches à suivre pour les ASBL existantes et les nouvelles ASBL
- Le guide pratique de MonASBL.be sur la réforme des ASBL
Résolution #2 : Comprendre (enfin) le registre UBO
Vous en entendez parler depuis des mois (si ce n’est des années) mais vous n’avez toujours pas bien saisi de quoi il s’agit. Cette année sera donc la bonne pour maitriser le registre UBO !
Le registre UBO est un registre dans lequel sont centralisés tous les bénéficiaires effectifs d’une entreprise, d’une association, etc. Son but : identifier qui se cache derrière les entités juridiques afin de lutter contre le blanchiment d’argent et financement du terrorisme.
En tant qu’entité juridique, l’ASBL n’échappe donc pas aux obligations de déclarer ses bénéficiaires effectifs, c’est-à-dire ses administrateur/trices ; les personnes habilitées à représenter l’ASBL ; les personnes chargées de la gestion journalière, etc.
Attention, l’obligation ne s’arrête au premier encodage. En effet, chaque année, l’ASBL doit confirmer explicitement que rien n’a changé concernant leurs bénéficiaires effectifs et que les données inscrites dans le registre UBO sont donc toujours correctes !
En cas d’infraction, l’ASBL peut recevoir une amende entre 250€ et 50.000€.
Pour vous accompagner, MonASBL.be dresse une liste de liens utiles :
- Le guide pratique de MonASBL.be "Compléter et tenir à jour le registre UBO"
- Le guide pratique de MonASBL.be "Encoder votre ASBL dans le registre UBO"
- Le dossier MonASBL.be sur le registre UBO
- La FAQ du SPF Finances
- La vidéo explicative : Comment enregistrer un bénéficiaire effectif dans le Registre UBO ?
- Le guide du SPF Finances : 5 étapes pour un enregistrement correct
- Le guide du SPF Finances : Manuel d’utilisation de l’application UBO
Résolution #3 : Devenir un as de la comptabilité
Pour les ASBL qui n’ont pas les moyens de s’armer d’un service administratif, la comptabilité peut rapidement être vue comme une corvée. Pourtant, comme le rappelle notre expert Marc Thoulen, « la comptabilité n’est pas qu’un mal nécessaire, au motif que la loi l’impose, c’est avant tout le premier outil de gestion de votre ASBL ».
Lire aussi : La comptabilité simplifiée des ASBL : pour quoi faire ?
Si 2023 était donc LA bonne année pour se plonger dans la matière afin de maitriser (au moins les bases) à la perfection ? Justement, MonASBL.be a lancé, sous la plume de Marc Thoulen, un dossier consacré aux bases de la comptabilité :
- Étape 1 : comprendre les concepts-clés (budget, trésorerie, bilan...)
- Étape 2 : connaitre les obligations comptables
- Étape 3 : connaitre les rôles de chacun.e
- Étape 4 : faire la différence entre les grandes et petites ASBL
Résolution #4 : Ne pas oublier le RGPD... et le ou la délégué.e à la protection des données
En 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur entrainant avec lui une série d’obligations pour les ASBL (même pour les plus petites), notamment en ce qui concerne les bases de données ou encore le consentement.
Lire aussi : 13 étapes pour appliquer le RGPD dans votre ASBL
Certaines ASBL sont également obligées de désigner un.e délégué.e à la protection des données (DPO). Il s’agit d’associations de droit public, d’associations financées majoritairement par les pouvoirs publics et d’associations formées par une ou plusieurs autorités publiques.
Lire aussi : Notre dossier dédié aux ASBL publiques
Le DPO est chargé de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des données au sein de l’ASBL. En cas de contrôle ou de plainte, l’ASBL obligée de désigner un DPO qui ne l’aurait pas fait pourra être sanctionnée. Si votre association est concernée, et n’a toujours pas désigné son délégué à la protection des données, il n’y a plus de temps à perdre.
Si ce sont les lourdeurs administratives et financières qui vous bloquent, il existe bien une solution : la mutualisation.
Lire aussi :
Résolution #5 : Préparer sa communication et ses événements de 2023
Finis les évènements organisés en dernière minute : 2023, sera sous le signe de l’anticipation ! Une chasse aux œufs pour Pâques, une action dans le cadre d’une journée mondiale (les Nations Unies en recensent près de 200), une levée de fonds... Tous ces événements se préparent et leur communication autour aussi. Pour vous aider, MonASBL.be a sorti de son tiroir quelques fiches pratiques qui vous guideront pas à pas :
- 12 actions pour bien communiquer
- Réussir son souper de bienfaisance : les conseils de l’ASBL New Regard
- Comment planifier les communications presse de votre ASBL sur une année ?
- 10 étapes incontournables pour organiser votre événement d’association
- Récolter des dons : le calendrier des événements à ne pas manquer
- Le guide pratique de MonASBL.be : Construire le plan de communication de l’ASBL