Le souper ou diner de bienfaisance est un excellent moyen de faire connaître la cause que vous défendez au sein de votre ASBL et de collecter des fonds. 

Voici 12 étapes pour réussir le souper de collecte de fonds de votre ASBL

1. Définir la cause que vous défendez

Pour quelles raisons souhaitez-vous organiser un souper de bienfaisance ? Quelle cause défend votre ASBL ? Avant de vous lancer dans l’organisation de votre soirée caritative, commencez par vous poser ces questions. « Dans notre cas, notre but premier était de rassembler un grand nombre de personnes et de les informer sur les missions qui sont menées par l’ASBL New Regard by Max Olomé », explique Coralie.

Créée en 2019 par Coralie et son mari Massimo Bartolone, l’ASBL New Regard by Max Olomé vise l’inclusion d’enfants extraordinaires dans l’enseignement ordinaire. Les parents d’Hugo, alors âgé de 7 ans, veulent permettre à leur fils de grandir dans le même environnement que les autres enfants. Dans leur combat, ils seront rejoints par d’autres familles d’enfants extraordinaires et par de nombreux sympathisants.

Grâce à l’énergie formidable de ses membres bénévoles et à un partenariat avec l’école du Wainage, la commune de Farciennes et l’école spécialisée du Bosquet, la première classe inclusive a ouvert ses portes à l’école du Wainage en septembre 2019. Depuis lors, dix enfants âgés de 6 à 13 ans s’épanouissent au quotidien au sein de cette classe verticale. Ils bénéficient d’un encadrement scolaire adapté à leurs besoins spécifiques. « Ces enfants sont tous différents et nécessitent un accompagnement personnalisé. L’ASBL permet notamment de financer les besoins en matériel adapté et évolutif ainsi que les formations des enseignants », précise Coralie. 

Une fois que la classe inclusive a ouvert ses portes, l’ASBL a voulu continuer sur sa lancée en permettant aux enfants d’avoir une activité sportive et de pratiquer de la boxe, du football ou encore du basket.  

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2. Fixer l’objectif de collecte que vous voulez atteindre

Forte d’une trentaine de bénévoles, l’association voit dans l’organisation d’un souper annuel une opportunité fantastique de collecter des fonds pour financer les futurs projets de l’ASBL. « C’est indispensable d’être transparent sur l’affectation des fonds récoltés », insiste Coralie. « Dès le départ, nous avons décidé que l’argent du souper de bienfaisance servirait notamment à financer une semaine de classe verte dans une ferme pédagogique. Nous souhaitons également permettre aux enfants de s’initier, au cours de cette année, à différentes disciplines sportives dans des clubs de la région. L’ASBL interviendra dans le coût des entrainements et dans les frais de transport ».

Et la présidente de poursuivre : « Nous avons aussi l’intention d’acquérir du matériel informatique pour familiariser les enfants au numérique et surtout… d’ouvrir, en septembre 2023, une classe inclusive dans une école secondaire ordinaire de la région. Je ne peux pas encore trop en dire mais j’ai un véritable coup de cœur pour cet établissement scolaire car il propose un panel d’options manuelles dans lesquelles nos enfants pourront développer des compétences. C’est primordial qu’ils puissent s’épanouir dans la région dans laquelle ils vivent pour qu’ils fassent partie intégrante de la vie de la ville ou de la commune ».   

3. Composer une équipe

Les postes à pourvoir ne manquent pas lorsqu’on organise un diner de collecte de dons ou tout autre type d’événement. Il s’agira donc, avant tout, de constituer une équipe et de répartir les tâches parmi les membres. « Pour l’organisation de notre souper, nous étions 12. Chacun avait une bonne idée. C’est hyper important d’avoir une équipe soudée qui marche ensemble et qui se concerte. Notre adage au sein de l’ASBL c’est Ensemble on va plus loin. Dans cette optique, la répartition des tâches s’est faite de manière fluide : plan de tables, décoration, traiteur… tout le monde a trouvé sa place et surtout chacun a ramené du sponsoring ! Le jour de l’événement, nous étions une trentaine de bénévoles et très franchement, nous n’étions pas trop nombreux. »

4. Définir le nombre de personnes et le budget

Qui dit événement dit budget. On ne part pas à l’aveugle dans ce genre d’organisation, au risque sinon de créer un souper ou gala de charité déficitaire. Un comble puisque l’objectif est précisément de collecter des fonds.

On ne prendra donc pas à la légère ce poste crucial. « Nous avons commencé par définir le nombre de personnes que nous pouvions rassembler ainsi que le prix du menu. Ensuite, nous avons déduit tous les frais. Nous sommes très vite arrivés à la conclusion qu’il nous fallait un important apport en termes de sponsoring pour ne pas devoir puiser dans la trésorerie de l’ASBL ».

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5. Trouver un lieu et une date

« Nous avons choisi le Collège Saint-André à Auvelais car la salle permettait d’accueillir un nombre important de convives ». Quant à la date, il était prévu dès la création de l’ASBL d’organiser un souper annuel. Mais le Covid s’étant invité au programme, il n’a pas été possible de planifier ce souper avant cette année. C’est finalement la date du samedi 8 octobre que l’association a retenue.

6. Choisir un thème

« Le choix du thème s’est très vite imposé. Nous avons choisi l’Italie pour faire un clin d’œil à Max ». Très peu de temps après l’ouverture de la classe inclusive, le fondateur de l’ASBL New Regard a été emporté de manière foudroyante suite à une crise cardiaque. Son épouse, Coralie, a poursuivi l’action qu’ils ont initiée ensemble, avec l’aide précieuse d’une trentaine de bénévoles.

7. Déterminer un menu

« Nous avons décidé d’emblée de rendre la soirée accessible à tout le monde. Dans cet esprit, nous avons fixé le menu à 25€ par adulte et 10€ par enfant. Nous voulions que ça reste démocratique. L’inclusion, c’est à tous les niveaux. Nous avons eu beaucoup de chance : Raphaël De Simone, un traiteur de la région impliqué dans l’ASBL Petit Fabrice, s’est directement proposé de faire le repas gratuitement. Nous avons juste dû payer les marchandises et il a cuisiné plusieurs sortes de pâtes pour… 354 convives ! Pour le dessert, un restaurateur a proposé d’offrir 360 boules de Berlin ! Et le brasseur chez qui nous avons pris les vins nous a offert l’apéro ! Tout cela réuni, ça fait déjà une belle économie. Encore merci à eux ! »

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8. Choisir un Dj

« Giuseppe s’est chargé de trouver un DJ. Il a fait un boulot monstre. Tout le monde d’ailleurs au sein de l’ASBL s’est mobilisé. Pour l’animation musicale, c’était important de garder à l’esprit qu’il s’agissait d’un événement intergénérationnel et qu’il fallait s’adapter à tous les âges. Tout le monde doit passer une bonne soirée. »

9. Trouver des sponsors, des partenaires

« Le sponsoring, c’est méga important. Ce n’est pas avec le bar qu’on peut faire une belle marge. Il faut pouvoir s’appuyer sur des partenariats. Chaque membre de l’équipe a décroché des sponsors. Mon papa de 62 ans a fait un travail remarquable : il a fait le tour des commerçants. C’est cette mobilisation collective qui nous a permis d’organiser une magnifique tombola avec de nombreux lots. Lors du souper, on a vendu 1.000 billets de tombola en 12 minutes ! Incroyable. » 

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10. Faire la promo du souper de bienfaisance

« Au niveau de la promotion du souper, nous avons uniquement eu recours aux réseaux sociaux. J’ai fait un post le 23 août et à partir de là, mon téléphone n’a plus cessé de sonner. Les inscriptions se faisaient uniquement par virement bancaire. Quand les personnes intéressées m’appelaient, je leur expliquais ce qu’elles devaient mentionner dans la communication pour que l’on puisse s’y retrouver. Le 10 septembre, j’ai dû clôturer les inscriptions. Mais mon téléphone a continué de sonner. Au total, j’ai dû refuser une centaine de personnes. »

L’organisatrice conseille de s’y prendre deux mois à l’avance pour se laisser le temps de trouver des sponsors et de faire la promotion de son événement.

Rappelons également qu’une telle mobilisation n’est possible avec si peu de moyens promotionnels que lorsque l’ASBL bénéficie déjà d’une importante notoriété. L’ASBL New Regard communique tout au long de l’année. Récemment encore l’ASBL a fait parler d’elle : David Antoine, l’animateur de Radio Contact, devient le parrain de l’association.

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11. Faire appel à un service de sécurité

« La sécurité c’est hyper important. Nous prenons toujours un service de sécurité pour encadrer nos événements. Avec le nombre élevé d’enfants, il faut faire très attention. » Attention également aux autorisations nécessaires pour organiser votre événement.

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12. Bien se coordonner le jour J et remercier les participants

« Le jour J, il faut tout rechecker avec une attention toute particulière pour la logistique. Nous faisons une réunion d’équipe avant que la soirée ne commence. Il faut bien se coordonner avec la cuisine. Nous avons désigné une seule personne référente pour faire le relais entre la salle et la cuisine. Tout a bien roulé, chacun a respecté son poste. »  

Enfin, pendant et après l’événement, n’oubliez pas de remercier vos convives. L’occasion aussi de leur expliquer les missions de votre ASBL et la raison pour laquelle vous organisez ce souper. A cet égard, n’oubliez pas d’embarquer des dépliants de votre association et de customiser les lieux avec vos roll-up, beach flag et autres supports de communication. Les participants se sentiront d’autant plus concernés et prompts à faire preuve de générosité s’il leur est rappelé la vocation sociale de la soirée.

Lina Fiandaca