Amélie, Georges, Catherine, Yaël, Ahmani, Coline, Benoit, Fabienne et les autres responsables d’ASBL ont décidé, le temps d’une journée, de (re)penser leur fonction si essentielle de dirigeant.e d’ASBL.
En ce mardi de juin, le soleil s’est emparé du Manoir d’Anjou et de ses magnifiques extérieurs verdoyants. C’est sur ce site que MonASBL.be en partenariat avec ASBLissimo et l’ASBL ToolBox ont organisé la première édition de la « Reboost Day », une journée 100% dédiée aux responsables d’ASBL.
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Des ateliers, des rencontres avec des experts et du réseautage
Ce vaste espace de calme et de verdure s’est merveilleusement prêté aux objectifs de cette journée : se ressourcer, faire une pause, se rebooster et échanger des idées et conseils avec d’autres professionnel.le.s du secteur non-marchand.
Pari réussi puisqu’au terme de cette journée d’ateliers participatifs, de rencontres, de réseautage et d’ateliers de ressourcement (yoga, marche nordique, réflexologie et coaching bien-être), les participants semblaient être unanimes : ils étaient reboostés pour avancer avec une énergie renouvelée.
« L’objectif de ToolBox à travers cette initiative était triple : premièrement, permettre aux participants de s’exprimer sur la complexité de leur fonction tout en bénéficiant du regard de leurs pairs pour trouver des solutions. Deuxièmement, mettre le plein potentiel de notre communauté de ToolBoxers au service des participants. Et troisièmement, nous permettre, chez ToolBox de porter la voix des dirigeantes et dirigeants d’ASBL pour qu’elle compte davantage tout en imaginant une nouvelle programmation pour ToolBox en 2024 et dans les prochaines années en tenant compte des besoins exprimés et des réalités de terrains », explique Cécile Vennat, directrice de ToolBox.
Un véritable foisonnement d’idées nouvelles
Cette journée a permis de faire émerger un véritable foisonnement d’idées nouvelles et de connexions entre participants qui ont fait preuve d’une grande authenticité dans le partage de leurs expériences, de bonnes pratiques et de contacts clés. La bienveillance à l’égard de leurs pairs était également au rendez-vous, ce qui a généré un climat particulièrement positif tout au long des ateliers.
« Lors de cette journée, nous n’étions pas uniquement avec des responsables d’ASBL issus de secteurs très hétéroclites, nous étions devant une communauté de dirigeantes et de dirigeants d’association qui étaient unis dans la diversité des rôles et responsabilités qu’ils et elles assument avec passion au quotidien », se réjouit Emilie Vinçotte, co-directrice de l’Agence pour le Non-Marchand.
« Cette journée a permis à nos journalistes au sein de MonASBL.be et à l’équipe d’ASBLissimo de rencontrer les professionnel.le.s que nous accompagnons à travers nos articles et lors des événements que nous organisons, à savoir le salon bi-annuel des responsables d’ASBL mais aussi les journées thématiques. Cet événement nous a encore confortés dans l’idée qu’il était, plus que jamais, indispensable de répondre aux préoccupations des directeurs et directrices d’ASBL », poursuit Emilie Vinçotte.
L’intelligence collective au cœur des processus participatifs
Grâce à des méthodes d’intelligence collective, les facilitateurs et experts de ToolBox ont servi de guides pour faire émerger des solutions et perspectives nouvelles de la combinaison des connaissances, compétences, expériences et idées des participants.
Et des situations à solutionner, ce n’est pas ce qui a manqué lors des échanges. Les questions ont fusé lors de la séance plénière d’ouverture animée par Evelyne Schöller, facilitatrice en chef au sein de ToolBox.
Les préoccupations majeures des responsables d’ASBL
Alors quelles sont les préoccupations majeures des responsables d’ASBL ? Quels sont leurs retours du terrain ? Quelles sont les questions qu’ils et elles estiment les plus complexes par rapport à leurs rôles et responsabilités ?
Les réponses ont été nombreuses. Les questionnements des participants ont pu être regroupés en quatre grandes thématiques, faisant l’objet chacune d’un atelier.
Voici un riche condensé des échanges qui ont animé la journée :
La Gouvernance
Les questions liées à la Gouvernance ont donné lieux à des débats passionnants autour de la gouvernance partagée : comment peut-on fonctionner ensemble dans une ASBL ? Comment impliquer les forces vives de son ASBL et se structurer ?
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Contrairement aux modèles traditionnels de gouvernance, où le pouvoir de décision est concentré entre les mains d'un petit groupe de décideurs, la gouvernance partagée cherche à élargir la participation et à favoriser la collaboration entre les différents acteurs concernés : les fondateurs, les membres, l’organe d’administration, l’assemblée générale, les travailleurs, les bénévoles...
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Le Financement
Autre grande thématique qui s’est imposée : le Financement. On retiendra de cet atelier, tout d’abord, combien il est difficile pour les directrices et directeurs d’ASBL de trouver des sources de financement et des alternatives aux subsides publics et aux financements privés (dons privés et sponsoring).
- Comment faire preuve de créativité dans la recherche de fonds pour l’ASBL ?
- Comment gérer les activités commerciales au sein de l’ASBL ?
- Comment être en règle au niveau de la TVA ?
Voilà des questions qui ont été centrales lors des échanges.
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On soulignera ensuite l’énergie folle et le temps précieux que les dirigeant.e.s doivent consacrer aux démarches administratives liées aux appels à projets ainsi qu’aux justificatifs qu’il faut fournir dans le cadre des reporting imposés par les pouvoirs subsidiant pour les aides publiques allouées. En résumé : y’en a marre des timesheets !
Chronophage, la rechercher de fonds est aussi anxiogène : des emplois sont en jeu lorsqu’il est question de financement et plus encore de la pérennité de l’ASBL. Tous les participants sont unanimes pour réclamer des financements structurels.
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Le Leadership
Qui dit dirigeant.e d’ASBL, dit Leadership. D’une importance capitale pour le fonctionnement efficace et la réalisation des objectifs de l’ASBL, le leadership implique la capacité de guider, de mobiliser et de coordonner les efforts des collaborateurs et bénévoles pour réaliser les missions et respecter les valeurs de l'association. Un véritable défi au quotidien.
Sans grande surprise, cette thématique a largement été abordée sous différents angles :
- Comment réussir le passage de flambeau du ou de la responsable ?
- Comment gérer la fonction multi-casquettes et les nombreux rôles à endosser dans cette fonction ?
- Comment composer avec la charge mentale ?
- Comment booster les équipes ?
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L’Efficience
Quatrième et dernier thème et non des moindres : la question de l’Efficience. Primordiale pour garantir une utilisation optimale des ressources disponibles et maximiser l'impact de l'ASBL, l'efficience se réfère à la capacité de réaliser les objectifs de manière efficace, en minimisant les gaspillages de ressources (temps, argent, efforts) et en maximisant les résultats obtenus. Tout un programme ! Parmi les questions soulevées et qui ont donné lieu à de belles pistes de solution, on retiendra :
- Comment assurer l’efficacité dans les réunions d’équipe ?
- Comment prioriser les différentes tâches ?
- Quels sont les outils qui vont m’aider dans la gestion de l’ASBL ?
- Comment faire face à la lourdeur administrative ?
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Cette première édition couronnée de succès sera suivie d’une prochaine édition, cette fois en Wallonie. ASBLissimo vous en dira plus dans les prochaines semaines.
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Quelques mots sur les organisateurs de la Reboost Day
L’Agence pour le Non-Marchand a comme mission d’informer, accompagner, outiller et développer le secteur associatif et ses travailleurs. Avec notamment ses principales plateformes le Guide Social, référence dans le secteur PMS et MonASBL.be, qui accompagne et informe les responsables associatifs dans toutes les étapes de leur projet.
ASBLissimo est une initiative qui a vu le jour en 2016 et qui vise à organiser des rencontres entre responsables associatifs, exactement comme aujourd’hui.
L’ASBL organise notamment le salon et congrès des responsables associatifs tous les deux ans à Bruxelles, et vous donne rendez-vous en 2024 pour sa prochaine édition et à plus court terme, lors de journées thématiques. N’hésitez pas à consulter le programme (lien : https://www.asblissimo.be/edition_2023/) de cette année.
ToolBox est une communauté de plus de 200 professionnels qui donnent du temps et de l’expertise à des associations pour les accompagner dans leur chemin de professionnalisation dans des domaines très variés de gestion allant de la gouvernance, en passant pas la question de diversification des sources de financement, mais aussi des questions de stratégie ou encore d’efficacité opérationnelle ou encore de coaching d’équipes. Chaque année, ToolBox accompagne une centaine d’organisations sur ce chemin.
Lina Fiandaca