La première question que vous devez vous poser est la suivante : « La réunion est vraiment nécessaire ? » Voyez si des alternatives existent pour atteindre votre objectif comme un mail ou un entretien face-à-face. Si la réunion s’impose, voici quelques recommandations.

Fixer un horaire et des objectifs précis

L’idée est d’aller droit au but dans une tranche horaire bien définie. Restez fidèle ce que vous avez fixé dans votre ordre du jour, et n’attendez pas les retardataires. Tâchez forcément de votre côté d’être exemplaire !

Evitez également de programmer votre réunion juste avant le week-end, ou sur le temps de midi. Cela permettra d’éviter que vos collègues soient inattentifs. Privilégiez les matinées.

Rappelez à vos collègues l’objectif à atteindre poursuivi juste avant votre réunion. Envoyez l’ordre du jour aux participants plusieurs jours en avance pour que les participants puissent s’organiser.

Sélectionner vos collègues et le lieu

Une pièce trop petite, qui n’est pas chauffée l’hiver ou sans ventilateur l’été, peut amoindrir l’attention de votre personnel. Faites attention également à la forme des tables : une forme ronde ne met personne en valeur, un U permet d’accentuer la place de l’administrateur alors qu’un V permet à l’administrateur de se placer en face de chaque participant.

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Ces participants doivent être invités s’ils sont indispensables à la réunion, et si l’objet de celle-ci les concerne directement. Dans le cas contraire, leur faire parvenir le compte-rendu de réunion peut être suffisant.

Rythmer les réunions

Le leader de la réunion doit la mener, gérer les discussions, et s’occuper du suivi. Les discussions ne doivent pas s’éterniser. De même, évitez d’informer vos collaborateurs de ce qui ne les intéresse pas.
C’est l’occasion de chercher des solutions, d’améliorer son travail, de résoudre les conflits qui touchent vos collaborateurs. La réunion ne doit pas être vue comme l’expression unique du pouvoir du leader, pendant que chacun se terre dans la frustration.

Prenez les feedbacks

Quand la réunion touche à sa fin, clôturez chaque point à l’ordre du jour en indiquant qui fait quoi et quand. Communiquez rapidement le compte-rendu de la réunion.