Démarrer sa comptabilité : poser correctement le cadre
On a vu dans le chapitre consacré aux bases que la comptabilité des ASBL pourrait prendre des formes diverses en fonction des différentes catégories d’ASBL auxquelles celles-ci appartiennent. Dans cette section, nous ne traiterons que de ce qui est commun à toutes ou au minimum à plusieurs d’entre elles, en remettant à plus tard ce qui ne concerne qu’une catégorie particulière.
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Autre précision importante, il faut aussi distinguer les démarches qui s’imposent au départ à une association elle-même débutante qui aborde son tout premier exercice comptable de celles qui seront à répéter pour toutes les autres. Dans cette section, on a convenu de se placer dans la situation la plus basique, et la plus large, celle de l’association fraîchement créée.
Démarrer sa comptabilité : les étapes à franchir
Les différentes démarches qui sont indispensables à la mise en place de la comptabilité dans toutes les catégories d’ASBL peuvent se résumer comme suit.
1. D’abord, il conviendra de choisir entre comptabilité simplifiée (on dit aussi : comptabilité de caisse) et comptabilité en partie double (on dit aussi : comptabilité d’engagement, classique ou de droit commun). Ce choix est ouvert aux plus petites ASBL, mais n’est pas déterminé que par leur taille : il dépendra aussi d’autres facteurs.
2. Il faudra ensuite choisir les outils, à savoir les logiciels, qui permettront d’enregistrer au quotidien les opérations, de réaliser les paiements et les facturations, s’il y en a, et en fin d’exercice, les opérations de clôture. Ce choix complète celui de la personne responsable, notamment de son rapport avec le trésorier, une question qui a déjà été abordée dans la section consacrée aux bases de la comptabilité.
3. Il faudra ensuite arrêter un plan comptable. Tant la comptabilité simplifiée que les différents modèles de comptabilité en partie double qui sont ouverts aux diverses catégories d’ASBL imposent des niveaux de détail minimaux, mais permettent aussi d’aller plus loin en fonction des besoins propres des ASBL. Il faudra donc savoir comment déterminer les comptes et sous-comptes utilisés.
4. Enfin, il n’y aura pas de comptabilité sans compte bancaire, dont l’ouverture est désormais une obligation légale pour toute entité enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises, mais qui est surtout une condition de gestion sécurisée. C’est la dernière étape de la mise en place de la comptabilité, avant de démarrer le travail au quotidien.
5. Les étapes qui précèdent sont essentiellement applicables aux nouvelles ASBL. Mais pour toutes, il conviendra aussi d’établir un budget, ce qui est une obligation légale, même déjà pour un tout premier exercice. Nice to have, même si c’est en particulier difficile pour une association débutante et bien que ce ne soit pas ici légalement obligatoire, il serait bon aussi d’établir :
- un bilan de départ de l’ASBL, sachant que si elle a déjà franchi le premier exercice, le bilan de fin de fin de cet exercice servira de bilan de départ pour l’exercice suivant,
- un plan de trésorerie pour l’exercice, un exercice d’autant plus important à faire au démarrage où des problèmes de ce type risquent d’autant plus de se poser que les activités de l’ASBL n’auront pas déjà été pleinement déployées ni les recettes correspondantes atteintes alors que des coûts de démarrage sinon d’investissement auront déjà été engagés,
- un budget pluriannuel, précisément pour s’assurer qu’au terme de la période de démarrage, l’association pourra raisonnablement compter sur un équilibre financier pour assurer ses activités.