On observe actuellement une diminution des subsides accordés aux associations, un recours accru au financement par projets plutôt qu’à des enveloppes globales, des conditions d’octroi plus strictes et une couverture réduite des frais de fonctionnement.

Du côté des ASBL, il est donc plus que jamais impératif de réagir en serrant ou plutôt en optimisant les coûts.

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S’organiser, ce n’est pas que du nyaka !

Philippe est à la tête d’une ASBL qui en assiste d’autres dans leur gestion. Celle-ci louait autrefois des locaux, qui ne servaient plus qu’à abriter les réunions hebdomadaires et à conserver la paperasse. Les tâches administratives étaient partagées entre les membres, qui alimentaient les archives lors des réunions. Le coût de ces locaux dépassait ce que l’association pouvait demander pour ses prestations et menaçait sa survie. « Nous avons dès lors demandé, et obtenu d’un tiers, le partage d’un local pour nos réunions. Mais que faire des documents ? » En les digitalisant, l'ASBL a réduit au minimum le volume des dossiers et les a mis chez le président, dont le domicile est devenu le siège de l’association. Leur consultation a été organisée par un réseau partagé. « Ce n’était pas du nyaka. S’organiser pour préparer et rendre les salles en l’état, digitaliser les documents et les classer dans le cloud, c’était un gros travail, mais l’économie faite sur les locaux nous a rendu la viabilité. »

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Le bénévolat, c’est d’abord du volontariat

L’association de Chantal organise des découvertes musicales pour un public fidèle, qui apprécie. L’association séduit les bénévoles par ses activités opérationnelles, mais le back-office n’intéresse pas grand monde. « On trouve toujours du monde pour accueillir le public et les artistes, mais quand il s’agit de tâches administratives, il n’y a plus personne. » Avant, chacun aidait comme il le savait, comme il le pouvait, comme il le voulait. Le reste retombait toujours sur le même jusqu’au jour où il a été malade et où tout s’est bloqué. « Notre association étant trop petite pour s’offrir une aide administrative, on a dû s’arranger entre soi. On a fractionné ces tâches au maximum, chacun étant seul responsable d’une petite partie. Pas question de faire cela quand ça nous arrange, le bénévolat, c’est d’abord du volontariat. » La discussion a été difficile, mais au terme d’une explication musclée, d’un plan précis de tâches et de l’engagement ferme de chacun, le climat s’est nettement détendu.

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La solidarité, c’est bon aussi pour les coûts

Jérôme dirige une épicerie sociale. Les locaux ont été mis à disposition par la paroisse, et les bénévoles ne manquaient pas. Restait l’épineux problème du transport des marchandises. Acheter une camionnette pour deux transports par semaine, impensable (ndlr : et pourtant ça s’est vu). La louer pour transporter des marchandises bradées ou reçues, tout aussi douloureux. Partager avec une association similaire, pas évident, les horaires de collecte étant les mêmes, mais les lieux différents. En discutant avec la commune, l’ASBL a pu obtenir du service des travaux, la mise à disposition, à heures et jours fixes, d’une camionnette. « Cela demande pas mal d’organisation, pour la prendre et la rendre propre en temps et en heure, mais c’était compatible avec les horaires du service des travaux et avec ceux des magasins qui donnent leurs invendus. Il a fallu pas mal s’organiser pour que le véhicule soit à chaque fois pris et rendu tip-top, mais la diminution des frais a permis la continuité des activités. »

Quelques leçons pour optimiser les coûts

1. Il n’y pas de raccourci sans effort. Et pour en rajouter une couche, il vaudrait mieux que cet effort soit ancré dans un processus permanent.
2. Ne pas hésiter à sortir de sa zone de confort pour innover : garder le cap des objectifs, ce n’est pas maintenir coûte que coûte un modèle obsolète de fonctionnement.
3. Une association dont les membres sont motivés peut dégager énormément de ressources, en particulier sur le plan des compétences. Travailler sur la motivation.
4. Sauf que le plus souvent, cela ne suffira pas. Il faudra y joindre un travail conséquent d’organisation et une recherche active de synergies : pas évident, sûrement payant !

Dans ce travail, une attention particulière devra être apportée aux coûts fixes (loyers, charges d’emprunt, personnel administratif et d’encadrement, …) parce que ce sont eux qui étranglent l’association en cas de repli : activités et coûts associés diminuent alors plus ou moins proportionnellement, mais les coûts fixes, eux, demeurent et assèchent vite la trésorerie de l’association.

Marc Thoulen, expert MonASBL.be