Organiser la cérémonie des vœux de votre ASBL est, avant tout, une excellente occasion de remercier et de fédérer les travailleurs et les bénévoles de votre association et plus largement, toutes les personnes qui vous soutiennent.
C’est un rendez-vous qui permet de faire le bilan de l’année écoulée en donnant un coup de projecteur aux porteurs de projet et/ou aux bénéficiaires qui se sont illustrés durant les douze derniers mois. Mais c’est aussi, le regard tourné vers l’avenir, l’opportunité de donner un cap. De faire passer de messages forts. De partager une vision. Et de générer une dynamique positive pour entamer l’année nouvelle.
Cette cérémonie doit être à l’image de votre association, en parfaite cohérence et en adéquation avec les valeurs que vous défendez. Aussi, si vous mettez en avant la collaboration comme valeur essentielle de votre structure, pensez à l’incarner lors de vos vœux. En cuisinant avec vos bénéficiaires ou résidents, par exemple, au lieu de faire appel à un traiteur pour le catering.
Pour réussir la cérémonie des vœux de votre ASBL, nous vous avons concocté un pense-bête qui reprend des étapes incontournables.
Lire aussi : Comment bien communiquer en fin d’année pour booster les dons en faveur de l'ASBL ?
Avant la cérémonie des vœux
1. Choisir vos invités
Qu’il s’agisse du choix de la salle, du catering ou encore des équipements (nombre de chaises et de tables, etc.), tous ces aspects dépendent du nombre de personnes que vous souhaitez inviter et bien entendu de la taille de votre association. Souhaitez-vous organiser une seule et même cérémonie pour vos travailleurs, bénévoles, partenaires, membres de l'organe d’administration et bénéficiaires ? Ou est-il plus judicieux d’organiser des vœux en plusieurs moments différents ? On peut imaginer par exemple un moment plus convivial autour d’un petit-déjeuner pour le personnel et une cérémonie officielle pour vos sponsors et mécènes. Il faudra définir également s’il est opportun d’inviter la presse. Une fois que vous aurez choisi votre formule et, tenant compte du budget dont vous disposez, vous pouvez passer à l’étape suivante.
2. Fixer une date
L’organisation des vœux peut se tenir en décembre ou en janvier. Tout dépend de votre activité. On sait combien la fin de l’année peut être particulièrement chargée dans certains secteurs du monde associatif : enjeux financiers (finalisation des dossiers justificatifs relatifs aux subsides, réalisation du budget prévisionnel, etc.), intensification des activités, effectifs réduits en raison des congés (avec le risque toujours présent d’infection au Covid-19), etc. Si vous optez pour une cérémonie en bonne et due forme, il est préférable d’organiser les vœux entre le 10 et le 20 janvier. Ni trop tôt pour laisser vos invités reprendre le chemin du travail. Ni trop tard pour éviter d’être les derniers à célébrer. Une fois que vous avez la date, vous pouvez établir le rétroplanning.
3. Trouver une salle
Le lieu où se déroulera votre cérémonie des vœux est primordial. Il doit, avant tout, être adapté au votre nombre d’invités. Choisissez une salle ni trop petite, ni trop grande. Si vous avez la possibilité d’organiser les vœux dans vos locaux, c’est encore mieux. Dans le cas contraire, plusieurs points d’attention s’imposent. Le lieu correspond-t-il à votre image (on imagine assez mal une association d’aide aux personnes sans-abri organiser ses vœux dans un hôtel 4 étoiles) ? Est-il adapté à la formule que vous avez choisie (par rapport à vos besoins au niveau de la logistique et du catering) ? La salle est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite ? Y a-t-il suffisamment d’emplacements de parking à proximité ?
4. Penser à la logistique
C’est LE poste qu’il ne faut en aucun cas négliger ! Assurez-vous qu’il y ait :
- Un podium pour les discours
- Du wifi si vous en avez besoin
- Un écran et un projecteur pour diffuser votre Powerpoint et/ou des vidéos
- Du matériel « son et lumière »
- Du chauffage
- Des fenêtres ou un système de ventilation suffisamment performant pour répondre aux normes Covid-19
Assurez-vous qu’il ne manque pas de câble et que tous les branchements sont opérationnels. Testez tout le matériel plusieurs heures avant le début de votre événement. Demandez aux propriétaires de la salle s’il y aura un technicien sur place. Si pas, prenez son numéro de téléphone.
Pensez à l’animation musicale pour accueillir les invités. Cela crée tout de suite une ambiance…
5. Envoyer l’invitation
Les orateurs et les partenaires privilégiés seront prévenus par téléphone dès que la date sera fixée afin qu’ils puissent l’inscrire dans leur agenda. Les invitations par courrier personnalisé seront envoyées 3 semaines à un mois avant la cérémonie. Si nécessaire, joignez-y un plan ou une place de stationnement.
6. Faire une checklist
La date de votre cérémonie approche… L’heure est venue de faire un bilan et une checklist de tout ce qu’il reste à faire. Pensez à :
- Etablir le déroulé : tableau reprenant les horaires et le nom des intervenants
- Rédiger une liste des personnes à contacter avec leur numéro (pour les prises de parole, le catering, la logistique, etc.)
- Prévoir une signalétique parking
Le jour J
7. Soigner l’accueil
Comme expliqué à l’étape 3, vous allez devoir définir si votre cérémonie nécessitera le contrôle ou non du CST. Si c’est le cas, pensez à disposer de personnes supplémentaires à l’accueil pour réaliser ce contrôle.
En deuxième ligne, prévoyez plusieurs personnes pour accueillir les invités, les orienter (vers le vestiaire et vers la salle) et leur remettre un badge (si vous en avez prévu).
8. Faire un discours percutant
Le temps réservé aux discours est le moment le plus important de votre cérémonie. Pour qu’il se passe dans les meilleures conditions, voici plusieurs conseils :
- Organiser les discours dans une salle où le(s) orateur(s) sont bien visibles (de préférence sur une scène) et audibles (dans une salle équipée d’une bonne acoustique).
- Vérifier au préalable que tout le matériel fonctionne.
- Ne servir ni boisson ni mise en bouche avant les discours (vive la cacophonie sinon).
- Comme les portes de la salle risquent de devoir restées ouvertes -règles sanitaires obligent- veiller à ce qu’il n’y ait pas de bruit dans le couloir qui perturberait le bon déroulement des discours.
- Vérifier que le logo de votre association soit bien visible : sur le pupitre, sur le Powerpoint, sur les roll-ups.
Quant au discours en tant que tel, il doit :
- Remercier les travailleurs et les partenaires.
- Faire le bilan des réalisations (nombre de personnes accueillies ou aidées, nombre de colis distribués, de dons récoltés, etc.).
- Donner les objectifs de l’année nouvelle et fédérer vos collaborateurs et partenaires autour d’un projet commun.
- Booster le sentiment d’appartenance.
- Insuffler du dynamisme.
Voici un exemple de discours de la Fondation Abbé Pierre.
Vous pouvez aussi présenter vos objectifs sous forme de vœux comme l’a fait Greenpeace.
A la fin du discours, ne pas oublier d’annoncer l’ouverture du bar.
9. Communiquer durant et après les vœux
Les vœux sont une bonne occasion de communiquer pendant et après la cérémonie. Filmez et photographiez les discours pour les retransmettre en direct sur les réseaux sociaux. Postez également des photos des différents orateurs et des invités.
Une fois l’événement passé, continuez à animer vos réseaux sociaux en interagissant avec votre communauté. N’oubliez pas d’envoyer un mail de remerciements aux invités et de publier votre discours sur votre site web.
Enfin, réservez un temps pour débriefer avec votre équipe et profiter d’un moment convivial pour bien commencer l’année.
Lina Fiandaca