Votre association a tenu le choc en combinant mise en sommeil des activités, reports de paiement, emprunts de soudure et aides des pouvoirs publics. Elle a souffert, durement, mais elle a survécu : la trésorerie n’a pas cédé. Tout le monde n’a pas eu cette chance.

Vous êtes aujourd’hui à l’aube de 2022 et vous entrevoyez la sortie du tunnel. Car vous avez retenu les leçons de la crise et vous vous êtes adaptés à un nouvel environnement. A l’ère du post-covidien, on ne vous y reprendra plus !

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Coronavirus, leçon n°1 : renforcer votre structure financière

La première évidence était de renforcer votre structure financière, pour la rendre résistante aux chocs. Trois pistes s’imposaient d’entrée.

Réduire les coûts et plus encore les coûts fixes. Cela vous a obligé à repenser vos pratiques d’investissement, à explorer de nouvelles synergies et à dématérialiser une partie de vos activités.

Diversifier les recettes, pour compenser les aléas des unes par les autres. Face à des pouvoirs publics exsangues et à l’explosion des demandes, il était devenu de plus en plus difficile de compter encore sur des subsides structurels, aussi avez-vous dû accepter de travailler par projet et d’engager de nouvelles activités.

Vous avez aussi équilibré recettes et dépenses selon leur durée et leur degré de certitude, en acceptant une remise à zéro radicale et en revoyant vos méthodes d’élaboration et de suivi des budgets.

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Coronavirus, leçon n°2 : télétravail et bénévolat

La crise a mis en évidence l’intérêt du télétravail pour une partie du personnel, mais vous avez appris des difficultés rencontrées pendant le confinement : aussi vous avez adapté vos contrats, votre règlement de travail, mais vous avez aussi travaillé sur son autonomie, sa motivation, ses compétences.

Le bénévolat, aussi, a été repensé. Il offre un soulagement bienvenu en ces temps difficiles, mais il a surtout été exploité de façon plus qualitative, pour les possibilités qu’il offre en termes d’acquisition de compétences. Cela n’a pas été simple, il a fallu, entre autres, gérer sa continuité dans différentes dimensions : la formation, la motivation, la coexistence de régimes distincts.

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Coronavirus, leçon n°3 : intensifier la communication avec vos publics

Le confinement ne nous avait pas laissé le choix : vous avez dû apprendre à (mieux) communiquer pour le net, en maîtrisant les codes de l’écriture sur le web et la visibilité sur internet et les réseaux sociaux.

Mais cette expérience et, à sa sortie, la rencontre d’un environnement plus concurrentiel vous ont amené à repenser globalement votre plan de communication, d’une complexité propre aux ASBL qui doivent s’adresser à des publics multiples : le grand public, celui des bénévoles, celui des sponsors, les pouvoirs subsidiants. Pas évident, mais utile : il y a des choses que l’on fait, sans réaliser qu’elles ne servent pas à grand-chose, il en est d’autres qu’on ne fait pas.

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Coronavirus, leçon n°4 : la gestion n’est pas un coût, mais un outil

Cela allait de pair, mais pas de soi, avec le télétravail forcé.

Vous avez appris à parler à distance, et vos organes prennent désormais plus rapidement les décisions qui s’imposent : le tempo s’est accéléré. Vous avez aussi compris qu’il fallait pouvoir consulter et analyser les documents à distance : leur digitalisation, ainsi qu’un plan de classement qui remplace leur conservation dans les mails, suppléent désormais à la présence physique et à la mémoire du personnel.

Les informations issues des documents de gestion guident désormais davantage vos actions : liste des membres, suivi des décisions, structure financière, coût des actions, font l’objet d’analyses régulières et de réactions de suivi. Le rapportage des projets aussi a été soigné, exigences accrues des pouvoirs subidiants obligent.

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Coronavirus, leçon n°5 : valeurs et activités remises à plat sans conflit

Cela devait arriver : des conflits menaçaient d’exploser lorsqu’il a été question d’ouvrir l’ASBL à de nouvelles activités : l’ADN de votre association, ses valeurs, n’étaient-ils pas menacés ? Cela n’a pas été sans mal, mais vous avez eu recours à des techniques de révélation et d’évaluation des idées qui ont mis tout le monde d’accord : SWOT et Mind mapping n'ont plus de secret pour vous.

Et comme cela n’était pas forcément des plus simples, la gestion des réunions a elle aussi été revue pour dégager plus rapidement des consensus. Pour vous laisser, sur le temps gagné, celui de prendre le pot de l'amitié.

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Coronavirus, leçon n°6 : une ASBL résiliente, adaptable au changement

Vous avez voulu passer au-delà des critères classiques de bonne gestion, entendue dans un sens d’efficacité (heureusement sociale), et de bonne gouvernance (le plus souvent) limitée à des objectifs de transparence, en intégrant les critères de durabilité qui sont à la portée d’une association : la flexibilité, sa capacité de s’adapter à un environnement changeant, et la participation, pour associer toutes ses ressources humaines à sa transformation.

Un processus participatif d’amélioration continue, inspiré du Lean management, a été mis en place pour suivre un environnement plus volatil. Des modules de formation ont été apportés aux bénévoles comme au personnel, et à la sortie du confinement, la direction aussi a repris le chemin de l’école.

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Appel à témoins

Nous avions déjà évoqué dans ces colonnes de quoi occuper utilement le confinement des dirigeants d’ASBL. Ces thématiques, qui prolongent ces réflexions, feront, on s’en doute, l’objet de développements ultérieurs. Mais d’ores et déjà, nous serions heureux de recevoir vos témoignages sur les changements que vous envisagez d’apporter à votre ASBL. Ils seront précieux pour améliorer la pertinence et la résonance de cette rubrique. Nous vous invitons à les envoyer sur redaction@monasbl.be.

Marc Thoulen,
Expert Monasbl