Si l’engagement de travailleurs dans une ASBL vous permettra de réaliser les missions de l’association et de vous doter d’expertises professionnelles, cette étape cruciale dans la constitution de votre ASBL nécessite une planification appropriée, notamment en termes de ressources financières, de gestion des ressources humaines et de conformité légale.

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Les questions préalables à se poser

Avant d’engager votre premier travailleur, il y a des questions à se poser : quelles sont les tâches et les responsabilités spécifiques que vous souhaitez confier au(x) premier(s) travailleur(s) de votre ASBL ? Sous quel statut allez-vous occuper ce(s) travailleur(s) ? Avec quel budget et quel subside ?  Allez-vous proposer un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée ? Quelles mentions spécifiques allez-vous faire figurer dans le contrat ?

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La procédure de recrutement

Qui dit engagement des premiers travailleurs, dit aussi procédure de recrutement. Une fois que vous aurez identifié les besoins et répondu à ces questions, préparez une description claire et détaillée du poste, en mentionnant les responsabilités, les compétences requises, les qualifications souhaitées, les conditions de travail et la rémunération. Assurez-vous de respecter les lois du travail et les conventions collectives en vigueur en Belgique.

Un entretien d’embauche réussi demande de la préparation. Pour vous aider, MonASBL.be a dressé la liste des obligations à respecter et une série de conseils à suivre par l’ASBL avant, pendant et après l’entretien.

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Les aides à l’emploi 

Le coût d’un travailleur est bien plus élevé que le salaire brut mentionné sur le contrat de travail. D’autres coûts doivent être pris en compte : cotisations patronales, avantages divers, frais annexes.

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Bonne nouvelle : la Belgique offre de nombreuses possibilités de réduire le coût de l’occupation d’un travailleur. Des aides existent sur base du statut spécifique du futur travailleur (jeunes, âgés, ou demandeurs d’emploi de plus ou moins longue durée), sur base de l’appartenance au secteur non-marchand ou sur base de la taille de l’ASBL (premiers engagements).

Plusieurs mesures d’aides à l’emploi ont été mises en place par l’État fédéral. Il s’agit, pour la plupart, d’aides accordées sous la forme de réduction de cotisations ONSS pour les premiers engagements et de réductions de cotisations dans le cas d’une réduction de temps de travail. Il existe également le plan Maribel social pour certaines catégories d’employeurs et la possibilité d’obtenir une dispense de précompte professionnel sur les heures supplémentaires.

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L’Union européenne permet également, dans le cadre d’appels à projets, de bénéficier de certaines aides financières.

Outre ces aides, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale bénéficient de compétences leur permettant de mettre en place des aides à l’emploi.

À Bruxelles comme en Wallonie, les ASBL occupant des travailleurs âgés d’au moins 55 ans peuvent bénéficier d’une réduction des cotisations patronales jusqu’à leur pension. Le but : favoriser l’emploi des personnes plus âgées.

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Les formalités 

Lors de l’engagement d’une personne sous contrat de travail, que ce soit sous statut d’ouvrier ou d’employé, diverses formalités doivent être réalisées par l’ASBL et via les secrétariats sociaux ou les bureaux sociaux. Cela requiert donc, pour commencer, la nécessité de s’affilier à un bureau ou secrétariat social.

D’autres démarches devront être réalisées : immatriculation à la sécurité sociale (à l’ONSS, Office Nationale de Sécurité Sociale), affiliation à une Caisse d’allocations familiales, à un service externe de prévention et de protection au travail, à une Caisse de vacances pour travailleurs salariés lorsque l’ASBL occupe des ouvriers. Si elle ne le fait pas, elle sera affiliée, par défaut, à l’ONVA, Office National des Vacances annuelles. L’ASBL devra également mettre en place un règlement interne de travail.

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Outre la conclusion d’un contrat de travail, l’ASBL est tenue de déclarer l’occupation du travailleur auprès de l’ONSS de deux manières :

• La première est une déclaration d’occupation. Cette déclaration, appelée DIMONA, est effectuée lors de l’entrée en service du travailleur et, le cas échéant, lorsqu’il quitte l’ASBL.
• La seconde est une déclaration concernant les données relatives à l’occupation du travailleur : temps de travail, rémunération, présences et absences, etc. Elle permet de calculer, de manière précise, les cotisations patronales dues par l’ASBL pour le travailleur. Cette déclaration, effectuée par l’intermédiaire du secrétariat social ou du bureau social, est effectuée trimestriellement et reprend les informations relatives au trimestre écoulé.

Enfin, l’ASBL est tenue de remplir des obligations envers le travailleur :

• une fiche de paie ou bulletin de paie doit être remise mensuellement au travailleur ;
• un relevé annuel, le relevé 281.10 ainsi que le compte individuel doivent être remis annuellement au travailleur.

La plupart des démarches à charge de l’ASBL peuvent être effectuées par l’intermédiaire d’un secrétariat social ou d’un bureau social. L’ASBL se contentera alors de leur transmettre les informations nécessaires au respect des obligations.

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Intégration et formation

Une fois que le nouvel employé a rejoint votre ASBL, prévoyez une période d'intégration pour l'aider à se familiariser avec l'organisation, les processus et les équipes. Prévoyez également une formation spécifique si nécessaire pour l'aider à acquérir les compétences requises pour son poste.

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Lina Fiandaca