Dès la création de votre ASBL, il est primordial de définir les rôles et responsabilités que chacun et chacune va endosser.
Les membres fondateurs
Pour rappel, une ASBL n’existe pas sans membres fondateurs. Ce sont les premiers membres effectifs de l’ASBL et doivent être au nombre minimum de deux au moment de la constitution de l’ASBL. Aucune condition de nationalité n’est requise.
Les membres fondateurs jouent un rôle crucial dans la création et la vie de l’ASBL. Ils établissent les statuts et signent l’acte constitutif, deux documents indispensables pour donner naissance à votre association.
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Les membres effectifs et les membres adhérents
Une ASBL réunit des membres effectifs et, dans certains cas, des membres adhérents. A-t-elle toute liberté pour définir leurs critères de sélection ? Même, peut-elle refuser des membres ? MonASBL.be vous dit tout sur cette question dans cet article.
Bon à savoir : diverses informations sur les membres effectifs d’une ASBL doivent être consignées dans le registre des membres. La justice et les membres de l’association doivent pouvoir le consulter quand ils le souhaitent. Mais que doit-il contenir ? La réponse dans cet article.
Sachez que la rédaction du registre de membres est confiée à l’organe d’administration. L’organe d’administration comprend au moins trois administrateurs. Par exception, il peut ne compter que deux administrateurs si l’ASBL compte deux membres. Tant que l’organe d’administration ne compte que deux administrateurs, toute disposition qui octroie à son président une voix prépondérante perd de plein droit ses effets.
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Les questions préalables à se poser
La répartition des rôles au sein d'une ASBL dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'organisation, les objectifs spécifiques de l'ASBL et les compétences des membres. Mais de manière générale, certaines questions sont communes à toutes les ASBL. Les voici.
1. De quoi avez-vous besoin ?
Déterminez les tâches, les responsabilités et le type de poste nécessaires pour atteindre les objectifs de l'ASBL. Les besoins peuvent porter sur des questions relevant du droit, du financement, de la fiscalité, de la comptabilité, des ressources humaines ou encore du marketing.
2. Quelles sont les compétences disponibles ?
Identifiez les domaines où chaque membre possède des compétences spécifiques, des expériences pertinentes ou un intérêt particulier. « Dès le départ, j’ai réuni autour de moi des personnes aux compétences complémentaires qui partageaient les valeurs de l’ASBL », témoigne Carmela Morici, présidente de l’ASBL Alternative 21.
« Mon parcours professionnel m’amène à pouvoir gérer les aspects liés à la communication et au plaidoyer mais j’avais besoin de certaines compétences essentielles pour répondre aux obligations administratives et légales auxquelles sont soumises les associations. C’est tout à fait indispensable d’être bien entouré et conseillé pour réaliser des démarches comme la mise à jour des statuts ou la vérification des comptes. L’ASBL a la chance de pouvoir compter sur un garant des aspects légaux et administratifs. Elle peut aussi profiter de l’expertise d’une personne issue du milieu scolaire, d’une personne qui a réalisé le site web, d’une personne qui a de grandes capacités en logistique. D’autres personnes ont rejoint l’AG comme une talentueuse photographe. »
Cet état des lieux vous permettra de savoir quels sont les profils que vous devez encore aller chercher. Il faudra également déterminer quelles seront les conditions d’admission des membres au sein de l’ASBL. En règle générale, l’ASBL n’est pas obligée d’accepter toute personne qui le demande parmi ses membres. Quand bien même elle correspond aux conditions et critères d’admission, il n’y a rien d’automatique : sa candidature peut encore être refusée.
Retenez finalement que les conditions d’admission doivent figurer dans les statuts afin d’être accessibles au public.
3. Qui fait quoi ?
Sur la base des besoins identifiés et des compétences des membres, définissez des rôles spécifiques au sein de l'ASBL. Par exemple, vous pouvez avoir un président, un trésorier, un responsable de la communication, un responsable en levée de fonds etc.
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Veillez à ce que les rôles soient clairement définis avec des responsabilités précises pour éviter les chevauchements ou les confusions. Lors de la Reboost Day : une responsable d’ASBL expliquait que lors de son engagement en tant que directrice, elle avait réclamé une lettre de mission à son organe d’administration.
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4. Comment communiquer sur les rôles de chacun et chacune ?
Une fois que vous avez défini les rôles, communiquez-les à tous les membres de l'ASBL. Encouragez une discussion ouverte et assurez-vous que chaque membre comprenne les attentes liées à son rôle. Si nécessaire, recherchez un consensus pour résoudre les éventuels conflits ou préoccupations.
Attention : gardez à l'esprit que la répartition des rôles peut évoluer au fil du temps. Les besoins de l'ASBL peuvent changer et de nouveaux membres peuvent rejoindre l'organisation avec des compétences différentes. Soyez flexible et prêt à ajuster la répartition des rôles pour répondre aux besoins changeants de l'ASBL.
Si certains collaborateurs ont besoin de renforcer leurs compétences pour assumer certains rôles, envisagez de leur offrir des formations ou des opportunités de développement professionnel. Cela peut inclure des ateliers, des séminaires, des mentorats ou des formations en ligne pour les aider à acquérir les compétences nécessaires.
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5. Intégrez vos bénévoles et proposez-leur des rôles clairement définis
N’oubliez pas vos bénévoles dans la répartition des rôles et responsabilités. Les futurs volontaires veulent savoir exactement ce qu'ils vont faire. Créez des rôles de bénévoles clairement définis avec des tâches et des responsabilités spécifiques. N’hésitez pas à leur remettre un « Guide du volontaire » qui reprend un descriptif de leurs missions et toutes les informations utiles.
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Lina Fiandaca