À partir du moment où une ASBL décide d’engager une personne sous contrat de travail, elle est tenue d’effectuer toute une série de démarches de nature administrative : conclusion d’un contrat de travail, affiliation à divers organismes, rédaction de documents sociaux.

L’affiliation de l’ASBL à un secrétariat social ou un bureau social

La première démarche sera son affiliation à un secrétariat social ou un bureau social. Celui-ci peut l’assister dans les formalités liées à l’engagement d’un travailleur.

Les secrétariats sociaux et les bureaux sociaux sont des organismes privés (sous forme d’ASBL ou de sociétés) qui assistent les employeurs et futurs employeurs dans les démarches liées à l’administration du personnel. 

L’affiliation à ce type de service se fait une seule fois, pour le premier travailleur.

Les obligations de l’ASBL en matière de sécurité sociale et en matière fiscale

L’ASBL est tenue d’effectuer une immatriculation à la sécurité sociale (à l’ONSS, Office national de sécurité sociale). Cette affiliation est effectuée par l’intermédiaire du secrétariat social ou du bureau social.

L’ASBL devra, en outre, assurer le paiement du précompte professionnel auprès de l’administration fiscale. Pour ce faire, l’ASBL doit s’enregistrer auprès du receveur des impôts.

Diverses affiliations

Outre l’affiliation à l’ONSS, l’ASBL doit également s’affilier à :

• une Caisse d’allocations familiales, qui assurera le paiement des allocations familiales pour les enfants des travailleurs. Cette affiliation, auparavant obligatoire, et ce, même lorsque le ou les travailleurs engagés n’avaient pas d’enfant, ne l’est plus depuis le 1er janvier 2019. Aujourd’hui, les travailleurs ont la possibilité de choisir la caisse d’allocations familiales à laquelle ils souhaitent s’affilier ;

• un service externe de prévention et protection au travail, c’est-à-dire à un service de « médecine du travail ». Ce service a un rôle de surveillance et prévention de la santé des travailleurs ;

• une Caisse de vacances pour travailleurs salariés lorsque l’ASBL occupe des ouvriers. Si elle ne le fait pas, elle sera affiliée, par défaut, à l’ONVA, Office National des Vacances annuelles.

Souscription à une assurance

Par ailleurs, l’ASBL est tenue de conclure une assurance-loi. Cette assurance couvre les accidents de travail ou les accidents sur le chemin du travail. Elle est strictement réglementée et obligatoire.

Mise en place d’un règlement de travail

L’ASBL qui occupe, ou veut occuper un ou plusieurs travailleurs, est tenue de mettre en place un règlement de travail interne.

Ce document vise à régler, en dehors de ce qui est prévu dans le contrat de travail, les obligations générales liées au travail, dans le chef de l’ASBL et du travailleur. Il précise également diverses informations quant à l’organisation du travail au sein de l’ASBL. Son contenu minimum est réglé par la législation. L’ASBL peut cependant y insérer des particularités la concernant.

Des modèles sont mis à disposition, gratuitement ou moyennant paiement, par les secrétariats sociaux. Ces modèles doivent être adaptés au fonctionnement de l’ASBL.

Les obligations de l’ASBL envers et au sujet des travailleurs

Outre la conclusion d’un contrat de travail, l’ASBL est tenue de déclarer l’occupation du travailleur auprès de l’ONSS de deux manières.

La première est une déclaration d’occupation. Cette déclaration, appelée DIMONA, est effectuée lors de l’entrée en service du travailleur et, le cas échéant, lorsqu’il quitte l’ASBL.

La seconde est une déclaration concernant les données relatives à l’occupation du travailleur : temps de travail, rémunération, présences et absences, etc. Elle permet de calculer, de manière précise, les cotisations patronales dues par l’ASBL pour le travailleur. Cette déclaration, effectuée par l’intermédiaire du secrétariat social ou du bureau social, est effectuée trimestriellement et reprend les informations relatives au trimestre écoulé.

Enfin, l’ASBL est tenue de remplir des obligations envers le travailleur : 

• une fiche de paie ou bulletin de paie doit être remise mensuellement au travailleur ;
   
• un relevé annuel, le relevé 281.10 ainsi que le compte individuel doivent être remis annuellement au travailleur.

La plupart des démarches à charge de l’ASBL peuvent être effectuées par l’intermédiaire d’un secrétariat social ou d’un bureau social. L’ASBL se contentera alors de leur transmettre les informations nécessaires au respect des obligations.