Lorsqu’il s’agit de solliciter des fonds, on sait que la concurrence peut être féroce. Comment faire la différence pour obtenir de l’aide auprès d’une entreprise ou d’une fondation ? Pourquoi choisirait-on votre ASBL plutôt qu’une autre ? Pourquoi votre projet en particulier ?  

Pour maximiser vos chances de décrocher un soutien financier ou matériel, il importe de soigner votre dossier de partenariat. C’est ce document qui servira de base lors de vos échanges avec vos futurs sponsors et mécènes.  

Comment rédiger un tel dossier ? Quelles informations doivent impérativement y figurer ? Quelle structure est recommandée ? Quels sont les trucs et astuces à connaître pour se démarquer ? MonASBL.be vous dit tout !

Avant la rédaction du dossier

Dressez la liste de vos besoins et des partenaires potentiels 

Avant de commencer à rédiger, dressez la liste des besoins spécifiques qui peuvent être comblés grâce à un partenariat. Identifiez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce partenariat et les ressources nécessaires pour y parvenir. 

Souhaitez-vous conclure un partenariat pour l’ensemble de vos projets/événements de l’année ou pour une manifestation/initiative ponctuelle ? Les ASBL peuvent solliciter des partenaires dans différents cas : organisation d’événements sportifs ou culturels, projets de lutte contre la pauvreté, programmes éducatifs, initiatives visant l’inclusion des personnes en situation de handicap, programmes de prévention en matière de santé, projets environnementaux, etc.   

Visez-vous plutôt des mécènes, des sponsors, les deux ? Dans tous les cas, préparez vos arguments, soyez habité par la mise en récit de votre projet et soyez précis. Adaptez également le style et le ton en fonction des partenaires que vous allez solliciter et renseignez-vous sur chacun d’eux pour opérer un choix judicieux dans les arguments que vous retiendrez.   

Lire aussi : Quelle contrepartie pour le mécène ?

Établissez la structure de votre dossier de partenariat  

Ensuite, nous vous recommandons d’établir la structure de votre dossier qu’il s’agira d’adapter en fonction de votre projet. Chaque dossier de partenariat est unique en fonction des besoins et des caractéristiques de l'ASBL, ces éléments sont donc fournis à titre d’exemple :  

• Page de garde ;  
• Edito ou Mot du/de la directeur.ice / coordinateur.ice / président.e / collectif / des organisateur.ice.s, etc. ; 
• Présentation de votre ASBL ; 
• Présentation détaillée du projet à financer ; 
• Budget ; 
• Avantages du partenariat et importance du soutien sollicité ; 
• Formules de sponsoring (s’il s’agit plus spécifiquement d’un dossier sponsoring et que vous avez établi des packs) ; 
• Annexes : témoignages, revue de presse, photos ; 
• Remerciements et coordonnées de contact.   

Ces éléments pourront être repris dans une table des matières. 

Pendant la rédaction du dossier

1. Soignez tout particulièrement votre page de garde   

La page de garde de votre dossier de partenariat est cruciale car il s’agit de la première impression que vous donnerez à vos futurs partenaires. Choisissez une belle grande photo qui illustre bien le projet, l’événement ou la programmation annuelle qui fait l’objet de ce dossier.  

S’il s’agit d’un événement sportif, optez pour une photo d’un athlète en pleine action. S’il s’agit d’un événement culturel, choisissez une photo du public ou des artistes. Si vous souhaitez lever des fonds pour un projet de construction pour mieux accueillir les publics que vous accompagnez, retenez plutôt une photo illustrant vos accueillis/usagers/bénéficiaires/résidents.  

Si votre projet vise plusieurs publics, vous pouvez partir sur une présentation avec plusieurs bandeaux horizontaux, ce qui vous permettra d’intégrer plusieurs photos.  

Au-delà du choix de la photo, vous ferez apparaitre la mention « Dossier de partenariat » ainsi qu’un titre accrocheur (un titre et, au besoin, un sous-titre). Ce titre doit attirer l'attention du lecteur. Il doit susciter de l'intérêt, éveiller la curiosité et encourager la personne à poursuivre la lecture. Il doit refléter le projet sur lequel porte le dossier de partenariat. S’il s’agit d’un événement, faites apparaitre la date et le lieu.  

Enfin, n’oubliez pas de faire figurer le logo de votre ASBL. Nous vous recommandons de l’insérer en bas de page avec le nom de votre ASBL pour qu’il figure sur toutes les pages.   

2. Rédigez un Édito ou « Mot du collectif » ou « Mot du/de la président.e » convaincant 

Commencez par choisir un angle, un message principal qui pourra donner lieu à l’écriture d’un titre percutant.  

À partir de ce message, de cette idée principale, vous pourrez construire votre texte (qui idéalement n’excèdera pas une page A4). Vous ferez le lien avec votre ASBL et ses missions ainsi qu’avec le projet sur lequel porte le dossier de partenariat.  

Vous expliquerez clairement ce que vous recherchez des partenaires et, de manière succincte, vous décrirez ce que ces aides permettront de financer et donc de réaliser.  

Soyez convaincant, il faut donner à vos partenaires potentiels l’envie de poursuivre leur lecture.  

Certaines associations intègrent, voire commencent, avec le témoignage d’un.e bénéficiaire/accueilli.e/résident.e pour donner du poids à leur demande et faire appel aux émotions.  

À la fin, remerciez d’avance vos futur.e.s partenaires pour leur soutien, invitez-les à découvrir dans le détail votre programme, vos missions et les valeurs que vous défendez.  

Il ne vous restera alors plus qu’à ajouter le prénom et nom du/de la directeur.ice / coordinateur.ice / président.e et à signer (de manière manuscrite).  

N’oubliez pas d’insérer la photo en médaillon du signataire de l’édito. S’il s’agit du « Mot du collectif », vous pouvez insérer une photo de l’équipe.  

3. Présentez votre ASBL de manière convaincante 

Qui se cache derrière le projet ou l’événement qui fait l’objet de ce dossier de partenariat ? S’il s’agit d’un événement co-organisé par plusieurs structures, vous pouvez décrire chacune d’elle en +/- 1000 caractères en créant un lien externe vers le site internet de chaque organisation au départ du nom de chacune d’elles (dans Word, aller dans Insertion > Lien > Insérer un lien).  

S’il s’agit d’un projet ou d’un événement porté par une seule ASBL, vous pouvez décrire votre association et inclure un bloc avec des chiffres parlants. Vous pouvez également créer une infographie pour présenter votre ASBL que vous pourrez réutiliser sur différents supports. Vous pouvez ajouter une photo de l’équipe ou une photo marquante qui illustre bien vos activités.  

Décrivez en détail l'histoire, la mission, les valeurs et les réalisations passées de votre ASBL. Montrez comment votre organisation apporte une valeur ajoutée significative aux publics que vous accompagnez/accueillez et mettez en avant vos compétences et votre expertise. 

Votre ASBL a été saluée pour une initiative ou approche innovante ? Signalez-le. Démontrez votre crédibilité, cela ne fera que rassurer vos futurs sponsors et mécènes.   

4. Détaillez le ou les projets pour lesquels vous souhaitez conclure un partenariat  

S’il s’agit d’un événement, vous pouvez inclure outre le descriptif général, le programme détaillé. S’il s’agit d’un événement qui a déjà eu lieu, n’hésitez pas à ajouter les témoignages des participant.e.s de votre dernière édition (vous pouvez mettre en page vos témoignages dans Canva et utiliser les couleurs et typo de votre charte graphique).  

Dressez de manière claire (en utilisant une liste à puces, par exemple) les avantages que présente votre projet.  Soyez concret.ète et précis.e. Les personnes qui vont investir dans votre ASBL doivent sentir que votre projet est solide. Et pour cela, il ne faut pas hésiter à fournir tous les éléments qui renforceront la crédibilité de votre projet : calendrier ou rétroplanning, grandes lignes de votre plan de communication, esquisses ou plans (s’il s’agit d’un projet de construction ou de rénovation).  

5. Fournissez des informations financières transparentes 

Les partenaires potentiels apprécient la transparence financière. Fournissez-leur des informations détaillées sur votre budget mais lisibles (pas de tableau Excel super compliqué), vos sources de financement actuelles et prévues, ainsi que sur la manière dont les fonds du partenariat seront utilisés.  

6. Identifiez clairement les avantages du partenariat et précisez pourquoi le soutien de votre partenaire est si important  

Expliquez d’abord à votre interlocuteur.ice ce que vous pouvez lui apporter. Donnez-lui des raisons de se lancer dans l’aventure à vos côtés. Pourquoi vous ferait-il confiance et surtout qu’a-t-il à y gagner ? Rédigez cette partie après vous être bien renseigné sur le/la partenaire à qui vous vous adressez, afin de personnaliser au maximum votre discours en adaptant vos arguments. 

Ensuite, précisez à votre partenaire potentiel les raisons pour lesquelles son soutien est si important. Il ne s’agit pas ici de lister de nouveau les missions de votre ASBL mais plutôt d’insister sur le problème à résoudre : « le manque de financement structurel », la « diminution des subsides publics », « l’augmentation toujours plus importante des publics à accompagner », etc. Il s’agira de rappeler à la fois le contexte dans lequel s’inscrit votre projet, les solutions concrètes qu’il apporte et les difficultés que vous éprouvez pour atteindre vos objectifs. À la fin de la lecture de ce passage, votre sponsor ou mécène doit se dire qu’il peut faire la différence en vous aidant.    

7. Décrivez vos différentes formules de sponsoring  

Si vous avez élaboré des packs de sponsoring comprenant des montants fixes et des contreparties, vous pouvez les présenter sous forme de tableau, en laissant toutefois la possibilité d’établir une offre personnalisée.  

Vous pourriez inclure une phrase du type : « Nous pouvons discuter de la formule qui correspond le mieux à vos objectifs ». « Nous serions heureux d'explorer tout autre avantage ou opportunité de collaboration que vous pourriez considérer. » 

8. Ajoutez des témoignages et la revue de presse  

Renforcez votre crédibilité en incluant des témoignages de personnes ayant bénéficié de vos services ou des réussites passées de votre ASBL. Ces éléments fournissent une preuve concrète de l'impact positif de votre organisation. Vous pouvez intégrer également plusieurs photos ainsi qu’une revue de presse pour autant qu’elle soit en lien avec votre projet ou qu’elle renforce votre crédibilité ou des captures d’écran de certains de vos posts sur les réseaux sociaux qui démontrent par exemple votre capacité à fédérer.   

9. Dernière page : remerciez et communiquez vos coordonnées de contact 

Intégrez en grand la mention « Merci pour votre soutien » accompagnée d’une belle grande photo et de la mention « Envie de nous soutenir ? » + coordonnées de la personne en charge des partenariats.  

Si votre ASBL dispose d’un agrément pour éditer des attestations fiscales donnant droit à des réductions d’impôt à hauteur de 45%, mentionnez-le.  

Le saviez-vous ? En Belgique, quelque 2.300 organisations sont habilitées à émettre des reçus fiscaux.  

10. Soignez la présentation 

Un dossier bien présenté renforce l'image professionnelle de votre ASBL. Utilisez une mise en page claire et attractive, avec des graphiques et des visuels pertinents pour rendre le dossier plus attrayant et facile à lire. Si vous ne disposez pas de graphiste en interne et que vous ne recourez pas à des prestataires externes, il existe des modèles de dossiers sur l’application Canva assez simples à utiliser.  

Quelle longueur doit avoir votre dossier de partenariat ?  

Il est d’usage de s’en tenir à 5 ou 6 pages. Mais est-ce vraiment grave si votre dossier en fait 10 ? L’important c’est la qualité de votre contenu, de votre projet, de vos arguments et du soin que vous aurez porté à la présentation.  

La rédaction d'un dossier de partenariat réussi nécessite une approche stratégique et bien pensée. Un dossier riche en contenus et pertinent augmentera vos chances d'obtenir le soutien nécessaire pour faire avancer votre mission au sein de votre ASBL. 

Lina Fiandaca