La Saint-Nicolas est un cadeau pour les ASBL qui souhaitent organiser une récolte de fonds en fin d'année. C’est pourquoi, depuis cinq ans maintenant, l’ASBL Oncle Michel, qui soutient au travers de projets concrets la scolarisation et la formation de victimes de la guerre, des viols et de la misère en RDC, organise un événement autour de l’ami des enfants afin de financer ses divers projets.
« A l’époque, les enfants de notre sœur commençaient à croire en Saint-Nicolas », raconte Marie de Dorlodot, l’une des sœurs à la tête de l’ASBL. « C’est là que nous avons eu l’idée d’organiser une Saint-Nicolas pour d’autres enfants et de rendre l’entrée payante pour récolter des fonds ». Louise de Dorlodot témoigne de la popularité de l’événement : « Petit à petit, c’est devenu un rendez-vous important et aujourd'hui on est à plus de 150 préinscrits ».
Vous souhaitez suivre les traces de l’ASBL Oncle Michel ? Pour vous guider, voici les conseils des responsables de l’association !
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1. Débuter l’organisation de l’événement trois mois à l’avance
Bloquer la date et trouver la salle en septembre
L’organisation d’une Saint-Nicolas ne s’improvise pas. Il convient de lancer les préparatifs de l’événement plusieurs mois à l’avance, afin de ne pas être dans le rush.
Ainsi, l’ASBL Oncle Michel débute les hostilités dès le mois de septembre. Premières étapes et non des moindres : fixer la date de l’événement et louer l’endroit qui accueillera les enfants et le grand saint. Le lieu choisi par association ? Le Chateau de Terblock, à Overijse. « La première mission essentielle est en effet de vérifier dès la rentrée si le lieu est disponible le jour J », explique Louise de Dorlodot. Ne tardez donc pas pour retenir la salle, sous peine de ne plus rien trouver de disponible à la location.
Notez aussi que le lieu où se déroulera votre activité est primordial. Il doit, avant tout, être adapté à votre nombre d’invités. Prenez en compte ces divers points : le lieu doit correspondre à votre image et à votre événement, il doit être adapté à la formule que vous avez choisie au niveau de la logistique et du catering et être accessible aux personnes à mobilité réduite. Petit point bonus : avoir suffisamment d’emplacements de parking à proximité.
Lancement des préventes puis, dès octobre, place à la logistique
Deuxième temps fort de la préparation de la Saint-Nicolas de l’ASBL Oncle Michel : elle lance également dès le mois de septembre la vente en ligne des préventes. « Les entrées coûtent 10 € en prévente et 15 € sur place. Cette étape nous permet de bénéficier d’une première rentrée d’argent. Grâce à cette dernière, nous avons les fonds nécessaires, pour débuter l’organisation logistique de la Saint-Nicolas dès début octobre. »
A cette période, il convient de penser à contacter les différents sponsors de l’événement, à louer les châteaux gonflables ou encore à organiser la présence de clowns et évidemment du seul et unique Saint-Nicolas.
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Tirer des leçons des années précédentes
La capacité à tirer les leçons des échecs précédents est essentielle pour les quatre sœurs : « Depuis le temps, après cinq éditions, l’ASBL a su se professionnaliser », révèle Marie de Dorlodot. « Nous consultons les fichiers Excel des années précédentes, on fait des feedbacks sur ce qui a marché ou pas et on tente de s’améliorer. »
Cela vous permettra aussi d’adapter vos activités dans les années à venir...
2. Une communication simple, gratuite mais efficace
Pour promouvoir son événement, l'ASBL Oncle Michel a fait le pari d’une communication à zéro euro. En effet, elle a privilégié sa présence sur le réseau social Facebook.
« Nous fonctionnons surtout via le bouche-à-oreille », expliquent-elles. « Lors du premier confinement, nous sommes tombés sur des groupes de mamans. Depuis, nous y postons des messages pour communiquer sur notre activité ». Aller plus loin dans la communication ? Cela n’est pas au programme pour l’ASBL, qui « veut rester dans des proportions familiales. »
La communication ne se fait pas seulement en amont mais également le Jour J. « A la Saint-Nicolas, on a un stand qui présente l’ASBL et nos activités. Les enfants reçoivent aussi un sachet où on l’on glisse un flyer de l’ASBL qu’ils ramènent à la maison ».
Leurs techniques de communication portent ses fruits : « Petit à petit c’est devenu un rendez-vous. Pour cette cinquième édition, nous avons comptabilisé plus de 150 pré-inscriptions. Chaque année, ça augmente. »
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3. Limiter au maximum les frais
Selon l’ASBL, ce type d'événement coûte relativement peu, pour autant que vous vous prépariez à l'avance et que vous sachiez exactement à quoi vous voulez consacrer votre argent. « En amont, on a écrit une lettre à nos sponsors, dont Delhaize qui nous fournissent les sachets de bonbons », explique Louise de Dorlodot, « et pour le reste de la nourriture, on le vend plus cher afin de récupérer l’argent qu’on a mis dedans ».
4. Préventes, tombola, soutien de sponsors : autofinancement de l’événement
Comme expliqué précédemment, la vente des préventes permet d’offrir à l’association une première source de financement pour organiser leur Saint-Nicolas qui s’est tenue cette année le 28 novembre.
Un autre élément de financement est l’organisation d’une tombola, en amont de l’événement, réalisée sur Facebook. « Nous vendons 150 enveloppes à 5 euros l’unité. Au fil des années, c’est de plus en plus facile de trouver des lots. Cette action offre une belle visibilité aux gens qui nous soutiennent. »
Rajoutons à cela une autre source de financement : les récoltes de fonds des années précédentes qui leur ont permis de générer des revenus allant jusqu'à 10.000 € exonérés de TVA, créant ainsi un cercle vertueux.
« De manière générale notre ASBL ne vit qu’à base de récolte de fonds », clarifie Marie de Dorlodot, « on fait tout ça de manière bénévole donc tout ce que nous récoltons est versé à l’ASBL, pour payer nos événements et nos projets en Afrique ». Maintenant, il ne reste plus qu'à répartir correctement les coûts de l'événement.
5. Adapter les activités en fonction des différents publics
Il ne faut pas oublier que cet événement est destiné aux enfants. C'est pourquoi Saint-Nicolas fait désormais trois voyages au lieu d'un seul, afin que tous les enfants puissent profiter de sa présence.
Il faut aussi sans cesse trouver de nouvelles activités ludiques à organiser, en particulier pour les enfants qui ont dépassé l'âge des cadeaux. « Dans l'événement, nous avons organisé un jeu où les enfants peuvent gagner des points, et en gagnant x points ils ont droit à x tickets dans la tombola », nous précisent-elles. « Cela permet de fidéliser les enfants qui ont grandi et ne croient plus à Saint-Nicolas ».
6. Les mesures sanitaires sont faciles à gérer avec une bonne organisation
En raison de la crise sanitaire, l’ASBL avait été contrainte d’annuler l’édition précédente de leur Saint-Nicolas. Cependant, malgré les nouvelles mesures sanitaires dictées par le Codeco, l’événement 2021 a pu être maintenu grâce à une organisation minutieuse de l’association.
« Tout se joue à l’entrée », explique Louise de Dorlodot, « Il y a des barrières avec un sens de passage pour indiquer l’entrée et la sortie. Tout le monde porte son masque, en concordance avec le CST +, même le Saint-Nicolas ! Pour le voir, il doit y avoir un contrôle comme au cinéma avec une vérification de la carte d’identité ».
7. Derniers conseils pour la route…
Une des particularités de l’ASBL est qu’il s’agit d'un organisme familial, ce qui, selon les sœurs, contribue à la force de leur organisation. Mais ce n’est pas pour autant qu’il faut être une famille pour réussir sa Saint-Nicolas : « Le but (principal) ça reste de s’amuser ».
Pour Louise de Dorlodot, « C’est un event sympa à organiser mais il faut bien noter tout ce que vous faites, tenir les bons fichiers et choisir les bons horaires ». Effectivement, en gardant cet objectif en tête, vous pouvez faciliter la préparation de cet événement et le rendre moins chronophage
Pour conclure, les sœurs exhortent les ASBL qui envisagent d’organiser leur propre événement à le faire : « N’hésitez pas sincèrement ! Tant qu’on aime bien et qu’on s’amuse en le faisant, cela ne demande pas beaucoup d'énergie et franchement cela représente très peu de risque ».