Rappelons que l’étape préliminaire est d’abord de définir son projet associatif. En effet, avant de postuler à un appel à projets, une étape est essentielle pour constituer le dossier de candidature : la réflexion autour de votre projet, afin de déterminer sa pertinence et sa viabilité. Les idées émergentes vont apporter des ressources aussi bien sur le plan rédactionnel que stratégique. Une fois que les idées sont claires, vous pouvez ensuite vous lancer dans la rédaction.
MonASBL.be a compilé une série de conseils pour aider votre structure.
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1. Lisez attentivement les consignes de l’appel à projets en faisant une carte mentale correspondant à la structure du formulaire
Dans le dossier, certains éléments doivent figurer. Notons par exemple que la lettre d’introduction doit expliquer pour quelles raisons vous démarchez tel ou tel partenaire ainsi que votre proposition de collaboration. L’objet du projet révèle la pertinence et l’intérêt de le soutenir financièrement. La présentation de votre association englobe ses membres, les actions menées…
2. Utilisez un document « toolbox » pour commencer le remplissage du dossier
Un document « toolbox » (boite à outils) est un document comprenant tous les outils généraux, les idées, les infos, les ressources utiles dont vous avez besoin pour remplir un dossier de candidature. De plus, il est important de conserver l'historique de ce que vous écrivez pour chaque projet afin de récupérer certaines informations pour constituer des dossiers d’appels à projets futurs et ce, même si l’appel à projets est différent.
Par exemple, sauvegardez des passages pertinents comme la description de l'association, de sa gouvernance ou des parties prenantes. Toutes ces informations vont forcément pouvoir être réutilisées. Donc écrivez-les d'abord dans votre document Word toolbox et puis faites des copier-coller ensuite.
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3. Travaillez avec deux écrans
Alan Keepen, conseiller aux ASBL, a invité les associations, lors de la formation "répondre à un appel à projets, conseils d'expert", à « toujours avoir son document sous la main avec toutes les infos et travailler avec deux écrans (écran du salon et ordinateur par exemple). Cela permet d'avoir son document tout le temps affiché et tout le temps disponible sans devoir ouvrir et fermer les fenêtres pour ainsi simplement faire des copier-coller. Pour cela, vous pouvez avoir ouvert votre formulaire sur l'écran de droite et sur l'écran de gauche vous pouvez afficher toutes les ressources dans un tableur Excel rempli d’informations utiles à l’élaboration du fameux formulaire. »
4. Faites des pauses régulièrement
5. Faites-vous relire de préférence par des personnes « hors contexte »
La première impression est généralement la plus importante et il est nécessaire que le dossier de présentation de projet soit impeccable afin de susciter un intérêt positif chez le lecteur. Une personne hors contexte vous fera facilement remarquer les manquements ou les passages peu clairs de votre dossier de candidature.
6. Veillez à ne faire aucun « raccourci de pensée »
7. N'utilisez pas de jargon
8. Trouvez le juste niveau de détails
La forme du dossier doit être soignée, la présentation aérée et claire : rigueur et cohérence doivent être vos leitmotivs. Il est inutile de présenter un dossier trop volumineux et long à la lecture. Privilégiez la manière exhaustive et synthétique afin que vos conclusions paraissent évidentes et fondées.
9. Accordez une attention particulière aux annexes
« Ne pas négliger les annexes, car ce sont des choses qui peuvent être faites à l'avance. Par exemple, il y a les statuts et les relevés de compte : ces éléments ne doivent pas attendre le dernier moment pour être constitués », a rappelé Alan Keepen. Les annexes englobent notamment les statuts de l’association, la composition de ses instances et les comptes de résultats des derniers exercices de l’activité. Vous pouvez ajouter des lettres de soutien, des articles concernant votre ASBL, mais également des photos, des vidéos...
10. Bien vérifiez si les adresses d’envoi correspondent (doc et formulaire)
11. N'attendez pas le dernier moment pour écrire la lettre ou le mail d’accompagnement
12. Évitez d’envoyer le formulaire et ses annexes à 23h58 le jour de la clôture
Il est important d’envoyer son dossier quelques heures avant le deadline, cela montre de l’intérêt, du sérieux et du professionnalisme de la part de l'ASBL. Veillez aussi à vérifier que le dossier est complet et prêt à être envoyé aux adresses mails.
13. Demandez un accusé de réception électronique
Le but ? Vérifier du bon envoi et de la bonne réception du dossier.
14. S’envoyez le mail à soi-même en copie cachée
15. Gérez la réponse !
Pour finir, il est important de conserver de bons comportements lors de la réponse de la structure subsidiante. En cas de refus, ne tombez pas dans l’émotionnel, demandez éventuellement un feedback (une démarche toujours constructive). En cas d’octroi, remerciez les interlocuteur.trice.s pour leur confiance. Prévoyez aussi, le cas échéant, une invitation à une ouverture /clôture/évènement… Enfin, isolez et annotez correctement les pièces comptables relatives au projet au fur et à mesure de leur arrivée.