Certes, postuler à des appels à projets prend du temps. Mais pour beaucoup d'ASBL, c'est une étape incontournable. Pour vous aider dans ces démarches, quatre associations ont accepté de partager leurs expériences et de livrer leurs bonnes pratiques à MonASBL.be.
Chercher des appels à projets
1. Comprendre vers qui se tourner
Charlotte Evrard, directrice administrative et financière de la Compagnie des Nouveaux Disparus : « On a nos projets récurrents à travers lesquels on porte certaines valeurs comme la participation citoyenne, la cohésion sociale, etc. et donc on sait vers quel pouvoir se tourner, généralement on va voir plusieurs pouvoirs subsidiants. C’est une habitude qu’on a depuis 20 ans, mais quand on débute on ne sait pas vers qui se tourner. Il faut comprendre l’accès aux subventions et c’est un travail qui se fait avec le temps. Il y a tellement de possibilités et tellement de services, ça demande beaucoup de temps pour comprendre. Donc si on peut se faire aider au début, être formé, c’est mieux. »
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2. Tenir un registre des pouvoirs subsidiants
Charlotte Evrard (Compagnie des Nouveaux Disparus) : « On tient un registre de tous les pouvoirs subsidiants et des subsides plus récurrents qui existent, ponctuels ou non. Puis à côté de ça, on a un tableau de toutes les pistes à développer, à vérifier : la Fondation Roi Baudoin, la Loterie nationale, etc. On tourne également sur les sites de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de la Cocof et on est abonnés à toutes leurs newsletters ».
3. Un appel à projets adapté à un besoin de terrain
Alicia Arbid coordinatrice de l’Arab Women's Solidarity Association - Belgium ASBL (Awsabe) : « Jusqu’à présent on a la chance d’avoir pu conceptualiser les projets et se rendre compte ensuite qu’il y avait des appels à projets qui y correspondaient. Ainsi, on a pu mener des projets qui avait un sens sur le terrain. L’effet pervers ça peut être de faire l’inverse. Evidemment on peut un adapter le projet pour qu’il réponde à l’appel, mais on ne doit pas l’inventer complètement ».
Orisha ASBL : « Le subside qu’on a eu sur la ville de Charleroi il est vraiment orienté genre et discrimination, il répondait exactement à nos actions ».
Fabienne Pauwels, secrétaire de direction au sein de la Fédération Francophone des Ecoles de Devoirs : « Nous avons saisi l'opportunité de l’appel à projets de la Fondation Roi Baudoin sur la digitalisation du secteur associatif. Nous étions conscients du besoin exprimé par les écoles de devoirs en termes de soutien dans les tâches administratives mais n'avions pas encore pris le temps de vraiment concrétiser le projet étant donné que nous n'en avions pas la possibilité de financement ».
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4. Repostuler à des appels à projets
Alicia Arbid (Awsabe) : « Il y a des subsides auxquels on a déjà postulé qui reviennent chaque année et qui ne changent pas beaucoup. Pour nous c’est bien parce qu’on est mieux rodés pour faire notre demande et eux nous connaissent déjà, les projets précédents se sont bien passés donc ils savent qu’ils peuvent avoir confiance ».
5. Entretenir des contacts avec les administrations
Charlotte Evrard (Compagnie des Nouveaux Disparus) : « On entretient de bons contacts avec les administrations qui envoient parfois directement les appels à projets à tous leurs opérateurs. Aujourd’hui c’est beaucoup l’information qui vient à nous ».
Répondre à un appel à projets
6. Présentation de l’ASBL, ses objectifs ... Les documents à garder !
Alicia Arbid (Awsabe) : « Il y a des questions qui reviennent, notamment sur la présentation de l’association et ses objectifs. On va donc adapter les documents en fonction de l’appel à projets mais c’est vraiment précieux de bien les garder et de les classer ».
Charlotte Evrard (Compagnie des Nouveaux Disparus) : « On a des outils de communication et pédagogique qu’on met à jour au fur et à mesure. Aujourd’hui on a un canevas très solide. Ces outils nous permettent de faciliter la création des dossiers et on gagne du temps ».
7. Objectiver son action
Orisha ASBL : « Lors des inscriptions nous récoltons des données sur les participantes (l’âge, la provenance...) et nous les encodons dans un document. Ainsi, quand nous avons répondu à l’appel à projets de la ville de Charleroi, nous avons pu identifier et montrer les besoins du terrain grâce à ces données. Mais aussi après avoir reçu le subside, nous avons pu rendre compte d’une manière précise de ce qu’on a fait de l’argent public, ce qui pourra être un argument supplémentaire si on veut redemander des subsides après ».
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8. Lire les guides des appels à projets et repérer les mots clés
Alicia Arbid (Awsabe) : « On aurait tendance à ne pas lire les guides des appels à projets, mais c’est super utile. C’est important de rechercher les mots-clés pour les réutiliser. On va essayer de coller à la demande dans la manière de présenter le projet, en utilisant les mêmes mots-clés on parle le même langage ».
9. Vérifier les coûts couverts par le financement
Alicia Arbid (Awsabe) : « Il faut être attentif aux dépenses ce que le subside couvre ou non. Par exemple, si nous essayons de faire venir des personnalités du monde arabe pour des événements il faut qu’on vérifie que le financement couvre les frais de voyage, de logement etc. Il faut être sûr que l’appel à projets nous permette de couvrir nos besoins ».
10. Se concentrer sur le public cible
Fabienne Pauwels (FFEDD) : « Je dirais qu’il faut insister sur le public cible, si possible en nombre conséquent, d'insister aussi sur la durabilité et la prolongation possible du projet. Et faire cela avec sérieux en restant les pieds sur terre quant à l'opérationnalisation de ce qui est écrit dans l'appel à projet »
Caroline Bordecq