Ces techniques secrètes pour recruter des bénévoles et les fidéliser au sein de votre ASBL

Recruter et fidéliser les bénévoles constituent un véritable challenge pour les coordinateurs d’associations. Pour en parler, nous retrouvons Muriel Stefano, responsable des volontaires au sein de l’ASBL Comme Chez Nous. Les bénévoles font partie intégrante de cette association depuis sa création en 1995. Le projet d’accueil et d’accompagnement de l’ASBL vise à prendre soin des personnes sans-abri, à favoriser leur autonomie et à réduire le fossé des inégalités sociales.

De la création de son centre d’accueil de jour d’urgence pour les personnes sans-abri à aujourd’hui, l’ASBL Comme Chez Nous a toujours pu compter sur un collectif de bénévoles. Ces invisibles derrière les invisibles se rassemblent, dès 1995, autour de Paul Trigalet, un prêtre ouvrier investi auprès des plus démunis. Vingt-sept ans plus tard, le rôle des volontaires est toujours essentiel au sein de l’ASBL, que ce soit sur le terrain, sous la forme d’un bénévolat d’expertise (informatique, gestion et analyse de données, etc.) ou encore au sein de l'organe d’administration.

Cette participation des volontaires est conçue comme une implication nécessaire de la société civile dans l’accompagnement des personnes qui se présentent au Rebond, la salle d’accueil de jour. Ils sont une trentaine de bénévoles à y assurer des permanences durant une à deux demi-journées par semaine. Sur le terrain, les équipes sont mixtes : elles sont composées de 3 travailleurs sociaux et de 2 bénévoles par permanence. D’autres bénévoles sont également impliqués dans le Service d’Insertion de l’ASBL Toudi boudji et Parent’elle.

Au fil du temps, l’ASBL a développé une véritable expertise dans le recrutement et la gestion au quotidien des bénévoles. Tant et si bien qu’elle peut s’enorgueillir aujourd’hui et partager ses techniques bien rôdées. Muriel Stefano, assistante sociale depuis 20 ans au sein de l’ASBL Comme Chez Nous et responsable des bénévoles depuis 6 ans nous décrit ses fonctions et partage ses nombreux conseils.

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1. Travaillez la notoriété de votre ASBL et donnez-lui une image cohérente

Selon une étude de la Fondation Roi Baudouin, la Belgique compte plus de 735.000 volontaires. Ils représentent donc 7,8% de la population. 

Mais qu’est-ce qui fait qu’un bénévole donnera du temps à votre association plutôt qu’à une autre ? Son affinité en fonction de votre secteur d‘activité et des causes que vous défendez sera, certes, déterminante. Tout comme la compatibilité entre les missions proposées et son profil ou encore la distance qu’il devra parcourir pour rejoindre votre association ou votre événement. Mais ce n’est pas tout. 

La personne désireuse de s’investir devra tout d’abord vous CONNAITRE pour vous choisir. La question de la notoriété est donc cruciale. Votre association bénéficie-t-elle déjà d’une certaine popularité ? Lorsque vous dites autour de vous que vous travaillez pour votre ASBL, les personnes la connaissent-elle ou en ont-ils déjà entendu parler ou pas du tout ? Faites le test. C’est seulement lorsque vos potentiels futurs bénévoles sauront qu’elle existe, qu’ils pourront la choisir.

Au-delà de l’affinité que les candidats volontaires peuvent avoir avec votre association, il faut qu’elle leur inspire confiance et sympathie. La question de la crédibilité est donc essentielle. Quelle est la réputation de votre ASBL ? Les bénévoles actuels incitent-ils d’autres personnes à s’engager ? Comment sont-ils intégrés au sein de l’équipe ? Y a-t-il un turn over important ? Autant de questions qui peuvent donner des indications sur l’image que votre ASBL véhicule à l’extérieur.   

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2. Multipliez les canaux pour la recherche de bénévoles 

« Durant la crise sanitaire, la majorité des bénévoles ont été mis à l’arrêt pour les préserver en raison de leur âge. Il a fallu faire appel à de nouveaux bénévoles et donner de la visibilité au volontariat », explique Muriel Stefano, la responsable des bénévoles de Comme Chez Nous. Pour y parvenir, l’association a multiplié les canaux de recherches de volontaires dont le nombre a finalement triplé durant la pandémie. « Au plus fort de la crise nous étions à 60 volontaires actifs. Actuellement, ils fonctionnent au nombre de 30 ».

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La page Facebook de l’ASBL et le groupe Facebook des bénévoles

« Nous avons lancé des appels tant sur la page Facebook de Comme Chez Nous que sur le groupe fermé réservé aux bénévoles de l’association. Et les retours ont été très positifs », explique Muriel Stefano. 

Les plateformes

« Nous avons posté sur la Plateforme francophone du volontariat une annonce qui décrit l’ASBL et ses missions. Si des personnes sont partantes, elles peuvent nous contacter par mail ou par téléphone ». L’association est aussi présente sur la plateforme Give a day : « Cette plateforme est intéressante car elle génère des matching entre les candidats bénévoles et les ASBL», précise l’assistante sociale. Actuellement, Comme Chez Nous est à la recherche pour son Service d’Insertion Toudi boudji, de volontaires pour l'animation d'un atelier cuisine pour et avec des personnes en grande précarité. « Je suis par ailleurs en train de créer une annonce sur une nouvelle plateforme nommée Umengo ».

Pour poster une petite annonce, n'oubliez pas non plus :

Le journal « En Marche » des Mutualités Chrétiennes

Les journaux des Mutuelles ou de certaines organisations proches de votre ASBL peuvent vous soutenir, sachez-le. « Nous publions également des annonces dans le journal « En Marche » des Mutualités Chrétiennes ».

Le bouche à oreille

Le bouche à oreille reste une arme puissante de diffusion d’informations. « Les bénévoles ramènent d’autres volontaires. Parfois plusieurs membres d’une même famille s’investissent au sein de notre ASBL », observe Muriel Stefano.

Le milieu estudiantin

« Certains étudiants qui suivent le bachelier d’assistant social ou d’éducateur spécialisé demandent à faire du bénévolat au terme de leur stage ».

La presse

Les journalistes sont vos alliés, ne l’oubliez jamais. Si vous devez faire un appel aux volontaires, pourquoi ne pas en profiter pour proposer à la presse un focus sur votre ASBL. L’occasion également de faire témoigner vos bénévoles et de les valoriser.

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Le site internet

Donnez la possibilité aux personnes désireuses de vous rejoindre comme bénévoles, de le faire via votre site internet.

3. Définissez les missions des bénévoles en fonction des besoins de l’association

Une fois que vous avez diversifié vos canaux pour booster votre recrutement de bénévoles, les voilà déjà presque à vos portes. Le premier contact est déterminant. Quelle première impression avez-vous envie de laisser aux personnes désireuses de vous rejoindre ? Demandez-vous comment vous aimeriez être accueilli en tant que volontaire. 

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« Au sein de Comme Chez Nous, dès qu’une personne émet le souhait de s’investir, nous organisons un premier entretien. Lors de cet échange, je vais me montrer à l’écoute de la personne mais je ne lui demanderai jamais pourquoi elle est là. Je pars du principe qu’elle a une bonne raison de vouloir s’investir », explique la responsable des bénévoles.  

Cette réunion va permettre de fixer les balises de la mission de volontariat. « Il faut bien rappeler aux bénévoles ce qu’il est permis de dire ou non notamment sur la vie des accueillis. Prenons l’exemple d’un accueilli qu’on ne verrait plus durant plusieurs semaines au Rebond. Appelons-le Paul. Il peut arriver qu’un de ses potes de salle - appelons-le Jacques - demande à un bénévole de ses nouvelles. Même si le bénévole sait que Paul est hospitalisé, il n’est pas censé le dire à Jacques car cela relève de sa vie privée. Les bénévoles n’ont pas non plus à rappeler les accueillis à l’ordre quand le cadre doit être remis. Cela ne fait pas partie de leurs missions. Cela relève des prérogatives des travailleurs sociaux, ce qui sécurise les bénévoles. »

Si le candidat bénévole adhère aux missions qui lui seront confiées, il pourra signer une convention de volontariat à laquelle il pourra mettre fin quand il le souhaite. « Si la personne a le moindre doute, je lui demande de prendre le temps de la réflexion et on ne signe pas la convention », reprend Muriel Stefano. 

Un Guide du Volontaire

Celles et ceux qui sont prêts à vivre leur première expérience au sein de Comme Chez Nous reçoivent un Guide du volontaire. Ce recueil de 10 pages décrit l’association et ses différents services ainsi que la mission du volontaire. Le document comprend des informations très détaillées concernant les collations qui sont distribuées, la gestion du service douche ou encore la présence en salle. « Tout y est décrit, même les codes couleurs des lavettes à utiliser en cuisine », sourit Muriel. Ces précisions qui prêtent à sourire sont indispensables en raison de l’importance de suivre les dispositions relatives à l’AFSCA.

Ce guide, qui porte décidément bien son nom, rappelle également au bénévole qu’il est soumis au secret professionnel et qu’il a un devoir de discrétion. Bref, un document précieux qui répond à toutes les questions que peut se poser un volontaire. Un cadre bien utile lorsqu’il s’agit d’évoluer dans des équipes qui changent d’une semaine à l’autre, dans une structure ouverte 365 jours par an.

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« La remise de ce document s’accompagne sur le terrain d’un écolage et de moments d’évaluation», ajoute Muriel Stefano. 

4. Fidélisez les bénévoles et faites-en des ambassadeurs

Recruter c’est bien mais comment donner l’envie aux bénévoles de rester dans vos rangs ? « S’y essayer, c’est souvent l’adopter », répond la responsable des bénévoles, le sourire aux lèvres. « Certains volontaires sont à Comme Chez Nous depuis plus de 20 ans », poursuit-elle. Leur responsable n’a pas spécialement de recette magique pour expliquer cet engouement mais un verbe lui vient cependant directement à l’esprit : s’adapter. « Je pense que pour fidéliser les bénévoles, il faut pouvoir s’adapter à eux. Je connais chacun des trente bénévoles personnellement. C’est indispensable. Et je m’adapte à eux et à leurs besoins. Les volontaires plus âgés qui ne sont pas à l’aise avec le numérique, je les contacte par téléphone. Pour la gestion de l’agenda, par exemple, je le publie sur le Drive depuis que la crise du Covid nous a poussés vers une digitalisation forcée de nos outils mais je l’affiche également en version papier dans la salle du Rebond. Si l’on veut que les bénévoles sentent qu’ils font partie intégrante de la maison et qu’ils ne sont pas là uniquement pour remplir un agenda, cela demande de l’implication de la part de l’association ».

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5. Organisez des moments de rencontres

Plusieurs moments de rencontres sont organisés avec et pour les bénévoles tout au long de l’année. « Il y a tout d’abord les réunions du comité de gestion que j’anime et auxquelles tous les bénévoles sont conviés. Ces réunions sont organisées tous les 2 à 3 mois. Je propose un ordre du jour que les bénévoles peuvent compléter avec les points qu’ils souhaitent évoquer. Je leur envoie un procès-verbal à l’issue de chacune de ces réunions ».

L’ASBL organise également des repas de saison. « Il s’agit d’un temps beaucoup plus convivial qui réunit les travailleurs et les bénévoles. Le premier a lieu vers le mois de mai et le second en fin d’année ».

Au-delà de ces moments de rencontres, les bénévoles sont invités à l’Assemblée générale de l’ASBL qui a lieu une fois par an. La direction présente les comptes et le rapport d’activités. C’est aussi l’occasion de passer un temps convivial et de rencontrer d’autres personnes qui font aussi vivre la maison (organe d’administration, direction, staff, volontaires). 

Enfin, l’ASBL ne rate jamais la Journée internationale des Volontaires qui a lieu chaque année le 5 décembre. L’occasion de célébrer l’ensemble des bénévoles de l’ASBL et de leur offrir un petit présent.

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Lina Fiandaca