En tant qu’employeur, l’ASBL peut octroyer une indemnité kilométrique forfaitaire à ses travailleur·euse·s et volontaires qui utilisent leur propre voiture, motocyclette ou cyclomoteur pour effectuer des déplacements professionnels.
Le montant maximal de l’indemnité kilométrique forfaitaire par kilomètre parcouru est indexé chaque année. Si vous utilisez ce forfait, vous n’êtes pas tenu de prouver le montant des frais, mais vous devez prouver le nombre de kilomètres parcourus et le fait qu’ils sont professionnels.
Depuis le 1er octobre 2022, ce forfait peut être fixé trimestriellement ou annuellement (pour la période allant du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante).
- Indexation trimestrielle
Ce système permet de réagir plus rapidement aux fluctuations des prix du carburant.
Selon les calculs de secrétariats sociaux, le nouveau montant à respecter du 1er juillet 2024 au 30 septembre 2024, devrait s'élever à 0,4297 euro EUR/km. La circulaire confirmant ce montant doit encore être publiée au Moniteur belge.
- Indexation annuelle
Pour la période du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025 inclus, cette indemnité devrait s'élever à 0,4415 euros/km (= indemnité kilométrique sur la base de l’AR du 18 janvier 1965). La circulaire confirmant ce montant doit encore être publiée au Moniteur belge.
Attention aux obligations sectorielles
De nombreux secteurs d’activité imposent le paiement d’une indemnité kilométrique forfaitaire. Si c’est le cas de celui de votre ASBL, vous devrez payer le montant fixé par votre commission paritaire (CP). Il s’agit généralement de l’indemnité kilométrique indexée trimestriellement ou annuellement, mais mieux vaut vérifier !
Certains secteurs se réfèrent à l’arrêté royal de 2017 qui impose d’appliquer l’indemnité kilométrique indexée trimestriellement.
D’autres se réfèrent au décret royal de 1965. Si c’est le cas de votre secteur, l’indexation de l’indemnité kilométrique doit être fixée annuellement au 1er juillet.
Si rien n’est prévu par votre secteur, vous pouvez opter librement pour l’un des deux systèmes d’indemnisation (trimestriel ou annuel).
Une fois la période choisie, vous ne pouvez pas en changer quand vous voulez. Ce ne sera possible qu’à partir du 1er juillet de chaque année au plus tôt (date de l’indexation annuelle).
Gare aux dépassements non maîtrisés !
L’indemnité totale versée au travailleur·euse/volontaire ne doit pas être justifiée et est exonérée de charges (cotisations ONSS, précompte professionnel), tant que l’employeur (l’ASBL en l’occurrence) ne dépasse pas les montants indiqués ci-dessus. Dans cette limite, elle est en effet considérée comme une dépense propre à l’employeur.
Si vous remboursez forfaitairement les frais de déplacement de vos travailleur·euse·s et/ou volontaires, veillez dès lors à faire l’adaptation (ou tout du moins la vérification) afin d’éviter par la suite tout problème ou tracasserie administrative inutiles en cas de dépassement, tant pour vous que pour elles/eux.
Votre ASBL peut en effet rembourser des montants plus élevés que ceux pratiqués par les services publics, à condition qu’elle apporte la preuve que les frais réels ont été calculés sur la base d’une norme sérieuse, ce qui implique que vous calculiez le prix de revient réel au kilomètre…
Pour rappel : les travailleur·euse·s du secteur privé, qui utilisent leur véhicule personnel, peuvent être indemnisés sur cette même base pour un maximum de 24.000 kilomètres par an. Au-delà, il convient de calculer le coût de revient réel par km du véhicule utilisé par le·a travailleur·euse.