Avant le 31 décembre, bien avant même, vérifiez que la totalité des travailleurs de l’ASBL a pris l’ensemble de ses congés (ou les a posés pour l’année en cours).

En effet, contrairement à certaines idées reçues liées à la pratique de certains employeurs conciliants, selon la législation en vigueur, il est interdit de reporter/transférer à l’année suivante le solde de jours de vacances non pris. La loi impose en effet que les vacances soient octroyées dans les douze mois qui suivent l’exercice de vacances.

En tant qu’employeur, vous êtes non seulement tenu d’accorder leurs jours de congé aux travailleurs de l’ASBL, mais également de vous assurer qu’ils les prennent. La loi interdit qu’ils y renoncent. Ceci s’explique par le fait que le droit aux congés payés est un droit d’ordre public.

Le travailleur doit donc prendre ses jours de congé au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances.

Des sanctions sont-elles prévues ?

À défaut, l’ASBL s’expose à de sanctions pénales ou administratives de la part de l’inspection sociale.

Concrètement, en vertu du Code pénal social, l’employeur, qui n’a pas accordé les jours de vacances dans les délais ou qui permet leur report, encourt :

• soit une amende pénale de 300 à 3 000 euros ;
• soit amende administrative de 150 à 1 500 euros. 

Le cas échéant, l’employeur s’expose à une amende multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

Et si l’un de vos travailleurs se trouve en incapacité de prendre ses congés ?

À ce jour, seule une interruption de travail résultant d’un cas de force majeure (comme une incapacité de travail pour maladie ou à la suite d’un accident) justifie une exception à la règle.

Actuellement, l’employé qui ne prend pas les vacances payées auxquelles il a droit pour une raison non valable, renonce pour ainsi dire volontairement à ces jours congés et au pécule qui s’y rapporte. Les jours de congé non pris sont en principe perdus, l’ASBL n’est pas tenue de les payer.

Dans le cas d’un arrêt de travail forcé qui empêcherait la prise des congés payés, l’employeur devait payer à l’employé son pécule de vacances au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances de la manière suivante :

• la rémunération normale afférente aux jours qui n’ont pas encore été pris, sur la base de la rémunération du mois de décembre ;
• si le double pécule de vacances n’a pas encore été (entièrement) payé, un supplément de 92 % de la rémunération de décembre, divisée respectivement par 24, 20, 16, 12, 8 ou 4 (en fonction du régime de l’employé : 6, 5, 4, 3, 2 ou 1 jour(s) de travail par semaine), multipliée par le nombre de jours non pris.

>>> Cependant, depuis le 1er janvier 2024, le travailleur ne pouvant prendre ses congés payés à la suite d’une incapacité de travail ou dans d’autres cas prévus dans la loi peut reporter ses jours de vacances dans une période de 24 mois suivant l’année écoulée au cours les jours de vacances n’ont pu être pris.

Planifier pour mieux vous couvrir

Afin d’éviter toute mauvaise surprise, pensez peut-être à instaurer un système de planification des vacances qui obligera vos travailleurs à prendre leurs congés ou à les programmer le plus tôt possible.

Pour appuyer votre propos, pensez également à diffuser régulièrement au sein de votre personnel une note dans laquelle vous demandez à vos travailleurs de prendre/planifier leurs jours de congé s’ils en ont encore à prendre.

N’hésitez pas à rappeler la loi et à préciser les conséquences potentielles pour l’ASBL (sanctions en cas de transfert) et pour les employés (perte des jours de congé).

Vous pourrez ainsi apporter la preuve à l’inspection sociale que vous avez tout mis en œuvre afin de leur donner la possibilité d’épuiser leur solde de jours de vacances avant la fin de l’année.