Être responsable d’une association, c’est, bien souvent, faire face à une multitude de responsabilités. Si la liste des tâches s’allonge ou que votre ASBL se développe, vous ressentez peut-être le besoin de déléguer certaines de vos responsabilités.  

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Cependant, déléguer peut s’avérer plus facile à dire qu’à faire, et nous sommes nombreux à prendre autant de temps lors de la délégation d’une tâche que si nous la faisions nous-même.  Comment déterminer la tâche à déléguer et à qui ? Quelles limites poser ?  MonASBL.be a posé la question à Natacha Louis, qui propose ses conseils en organisation et en optimisation du travail des ASBL à travers son entreprise QualiEffiSens.  

Déléguer, qu’est-ce que c’est ?  

La question peut paraître basique. Pourtant, nous n’avons pas tous la même définition du terme « déléguer ». Tandis que certains verront la délégation comme un moyen de se débarrasser des tâches déplaisantes, d’autres la verront plutôt comme une occasion de faire appel à quelqu’un de plus qualifié dans un domaine.  

Natacha Louis nous explique qu’il existe sept niveaux de délégation, allant du « dire » à « déléguer ».  

Les sept niveaux de délégation  

Délégation directive, consultation, enquête : en fonction de votre relation à votre équipe, des compétences présentes et de la nature de la tâche, vous pourriez préférer l’une ou l’autre de ces options :  

1. Dire : on donne des instructions précises et on s’attend à ce qu’elles soient exécutées.  
2. Vendre : on convainc la personne ou les équipes du bien-fondé de la tâche qu’on leur délègue.  
3. Consulter : on prend les avis des parties prenantes - les personnes qui accomplissent la tâche - mais on a le dernier mot sur l’exécution.  
4. S’entendre : la tâche et la façon de l’exécuter sont déterminées à la suite d'une décision collégiale.  
5. Conseiller : on conseille sur la façon de réaliser la tâche, mais la décision finale est entièrement dans les mains de la personne/de l’équipe.  
6. Enquêter : c’est l’équipe/la personne chargée de la tâche déléguée qui décide sur la façon de faire et en informe le manager.  
7. Déléguer : vous n’avez plus aucune influence, la personne/l’équipe décide de la stratégie à mettre en place et de l’exécution.

Avec laquelle de ces notions vous (et votre équipe) vous sentez-vous le plus à l’aise ? Se poser la question en amont pourra éviter bien des malentendus si vous n’avez pas l’habitude de déléguer.  

« Préciser le niveau de délégation évite les quiproquos et les situations désagréables pour la personne qui délègue et pour la personne qui exécute. Sans cela, il peut y avoir des frustrations, soit parce que la personne qui gère la tâche se sent micromanagée, soit parce qu’elle adopte un rôle passif et fait donc preuve de peu d’initiatives, alors que vous aviez peut-être d’autres attentes. Il va donc être primordial de définir soi-même le niveau de délégation que l’on souhaite, mais aussi de le communiquer clairement. Surtout, évitez de micromanagement : pourquoi déléguer si c'est pour y passer autant de temps à contrôler ou à refaire dans le dos de la personne ? », explique Natacha Louis. 

Pourquoi déléguer au sein de son association ?  

Deux raisons principales peuvent vous pousser à déléguer une tâche : le manque de temps et le manque de compétences.  

En tant que gestionnaire d’ASBL, vous jouez bien souvent les couteaux suisses : trésorerie, gestion d’équipe, communication, gestion de projet… Cependant, vous ne pouvez pas être au four et au moulin en permanence. La meilleure solution est donc de déléguer, principalement dans ces trois cas de figure :  

• Le manque de temps : vous ne pouvez tout simplement pas tout faire dans les temps impartis !  
• Le manque d’énergie : bien souvent, cette notion est liée au manque de temps, mais il existe toutefois une nuance. En fonction de notre personnalité, nous ne mettons pas forcément la même énergie dans une tâche (pensez à certaines tâches administratives qui vous drainent de votre vitalité !). 
• Le manque de compétences : beaucoup d’entre savent créer une affiche sur Canva, mais si vous n’avez jamais utilisé le logiciel ou si vous avez peu de notions de graphisme, peut-être est-il judicieux de confier cette tâche à une personne plus expérimentée.  
• Le manque de perspective : déléguer, c’est aussi s’offrir le regard externe de la personne, ou du sous-traitant à qui l’on confie une responsabilité que l’on assumait auparavant seul. Parfois, ce regard est empreint d’un recul précieux si l’on a nous-même le nez dans le guidon.  

« Souvent, je rencontre des gens qui vont penser que le faire soi-même coûte moins cher. Ce n’est pas vrai. La valeur de notre temps n’est pas seulement pécuniaire, mais aussi qualitative. Les heures passées à s’échiner sur la mise en page d’un flyer parce qu’on refuse d’engager un graphiste n’auraient-elles pas pu être consacrées à une tâche à laquelle on apporte une véritable plus-value ? », illustre Natacha Louis. 

L’erreur du « ça ira plus vite si je le fais moi-même » 

Natacha Louis constate également, lors de ses missions de consultance, un autre argument en défaveur de la délégation : la conviction qu’une tâche sera toujours mieux exécutée par le gestionnaire.  

Après tout, l’expérience d’un gestionnaire d’ASBL vient avec une multiplicité de compétences. Au fur et à mesure des projets, vous avez vous-même gagné en efficacité sur les pôles sur lesquels vous avez été amené à travailler.  « Adopter cette logique est compréhensible si vous travaillez avec un partenaire externe que vous connaissez peu, un stagiaire ou quelqu’un qui occupe un poste temporaire », explique Natacha Louis.  

Et de continuer : « Cependant, si vous travaillez avec un partenaire ou un membre de l’équipe sur la durée, il est plus cohérent d’accepter que la tâche doive être apprise et maîtrisée. Bien sûr, la personne sera peut-être moins efficace que vous au départ, comme vous l’avez été à vos débuts. Mais prendre l’opportunité de déléguer une tâche, c’est aussi donner l’occasion aux membres de l’équipe de développer leur zone de génie, à condition de leur laisser le temps de l’apprivoiser et, éventuellement, de s’y former. À terme, ils seront probablement plus efficaces que vous ! ». 

Quels types de tâches peut-on déléguer ?  

A la question quelle tâche déléguer, pour Natacha Louis la réponse est claire : à peu près tout ! De la comptabilité à l’administratif, il est possible de déléguer un grand nombre de responsabilités.  

Les questions à se poser pour déterminer les tâches à déléguer 

• Est-ce que je sais le faire par moi-même (est-ce que je possède les compétences nécessaires) ?  
• Le temps passé sur cette tâche n’aura-t-il pas plus de valeur si je le consacre à autre chose ?  
• Est-ce que cette tâche a du sens pour mon projet ?  

Quelles tâches ne pas déléguer ? 

Cependant, il n’est pas possible de tout confier. Natacha Louis met ainsi en avant deux aspects à prendre en compte avant de déléguer une tâche.  

« L’aspect humain entre en ligne de compte dans certaines tâches, qui reviennent naturellement au gestionnaire de l’ASBL. Vous ne pouvez pas déléguer la gestion de votre équipe, ou les tâches managériales qui donnent tout son sens à votre fonction, par exemple. De même, la représentation d’un projet associatif, dans un salon par exemple, revient au fondateur de l’ASBL », explique-t-elle. 

« La confidentialité est un autre aspect à ne pas négliger. Par exemple, on ne peut pas partager un document Excel contenant des données délicates, comme les salaires, à un membre de l’équipe qui n’est pas lié par des obligations de confidentialité, typiques pour un comptable ou un membre de l’équipe RH », ajoute-t-elle. 

Déléguer : à l’interne ou à l’externe ?  

Souvent, on a tendance à vouloir garder ses expertises en interne, quitte à engager un collaborateur sur une courte durée. Une stratégie qui n’est pas toujours gagnante, selon Natacha Louis.  

« J’ai souvent vu des personnes engagées en CDD sur des missions de court terme, explique-t-elle. Or, former quelqu’un prend déjà plusieurs mois, sans compter l’énergie investie. Une énergie qui part avec le collaborateur à la fin du contrat. Dans ces cas de figure, je pense qu’il est toujours judicieux de se demander s’il n’est pas plus rentable d’engager un externe, un freelance qui a déjà son expertise, saura directement poser les bonnes questions pour cerner le projet et travailler efficacement ». 

Pour vous aider à savoir à qui vous déléguez, ayez toujours sous la main une matrice des compétences. Cet outil vous aide à vérifier que votre équipe et vos prestataires balaient l'ensemble des compétences nécessaires au bon fonctionnement de vos missions. 

Déléguer : tout un art !  

Finalement, déléguer est loin de se résumer au fait de confier une tâche à une autre personne. La démarche demande une réflexion en amont et permet également, parfois, de revoir ses priorités, ou encore, de recevoir un regard neuf sur son projet.  

Si les tâches s’accumulent et que vous sentez que vous perdez en efficacité dans votre travail, n’hésitez jamais à déléguer. Choisissez le bon niveau de délégation et surtout, communiquez clairement vos attentes, à travers des conversations en « one-to-one » et un bon feedback.  

Une compréhension commune est la clé pour un travail fluide. 

Mathilde Majois