Depuis décembre 2020, les règles ont changé. Désormais, les ASBL peuvent organiser les assemblées générales à distance, sans ce que cela ne soit prévu dans les statuts et sous certaines conditions. Ces modifications ont été intégrées dans le Code des sociétés et des associations (Art. 9 :16/1 et Sous-section 2/1 Art. 10).
Les règles de l’AG à distance
La convocation
La convocation, qui doit être envoyée au moins 15 jours avant la réunion, doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à l’AG à distance.
Si l’ASBL possède un site internet, ces procédures doivent y être rendues accessibles à ceux qui ont le droit de participer à la réunion.
Le débat et le vote
Attention : les membres du bureau de l’AG doivent être présents physiquement sur le lieu où se tient la réunion.
L’ASBL doit mettre à disposition un moyen de communication électronique (Teams, Zoom, Skype...) à travers lequel elle doit pouvoir contrôler la qualité et l'identité des membres qui participent.
Ce moyen électronique doit permettre aux membres de suivre les discussions, de participer aux délibérations et de poser des questions en temps réel.
En ce qui concerne les membres effectifs, ils et elles doivent pouvoir exprimer leur vote selon les règles fixées par les statuts ou par l'ASBL.
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Les statuts peuvent prévoir la possibilité de voter par voie électronique avant la tenue de l’AG. Il faudra alors vérifier l’identité et la qualité du membre.
Le procès-verbal
Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.
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Assemblée générale écrite
Les modifications du Code des sociétés et des associations permettent aussi aux ASBL de prendre des décisions à l’unanimité et par écrit (par exemple par email). Il doit bien sûr s’agir de décisions relatives aux pouvoirs de l’assemblée générale, sauf celles concernant la modification des statuts.
Dans le cas d’une assemblée générale écrite, aucune convocation ne doit être envoyée.
Les AG peuvent s’organiser en présentiel !
Si les ASBL peuvent organiser des AG à distance, les règles sanitaires permettent aussi de se réunir en présentiel. Le port du masque reste recommandé, entre autres dans les espaces intérieurs, en cas d’affluence exceptionnelle et dans les endroits où la distance d’1,5 mètre ne peut être garantie.