Présentation d’AJILE
AJILE est une organisation de jeunesse laïque, qui a célébré cette année ses 50 ans d’engagement pour la transmission des valeurs démocratiques et de libre examen. En tant que présidente de l’association depuis mai 2023, je vous propose de découvrir les coulisses de mon quotidien, où chaque décision contribue à faire vivre notre mission : préparer les jeunes à devenir des citoyens et citoyennes critiques et engagées.
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Organiser les réunions de l’organe d’administration : un travail de coordination
Deux fois par an, je me consacre à une tâche qui peut sembler simple, mais qui conditionne en grande partie le bon fonctionnement d’AJILE : organiser les réunions de notre organe d’administration (OA). En pratique, cela signifie d’envoyer un doodle aux administrateurs et administratrices, pour trouver des créneaux qui conviennent au plus grand nombre et assurer une participation suffisante à la prise de décisions.
Par la suite, au moins une semaine avant chaque réunion, je dois convoquer officiellement l’OA. Ces convocations visent à communiquer les modalités de la réunion (en ligne ou en présentiel, horaire des réunions, etc.), tous les documents utiles et nécessaires, ainsi qu’un modèle de procuration. Pour valider ces réunions et les décisions qui y sont prises, je dois également m’assurer que le quorum soit atteint, c’est-à-dire qu’au moins la moitié des administrateur.rices soient présent.es ou représenté.es via des procurations.
Lorsque des décisions urgentes doivent être prises avant une prochaine réunion de l’OA, notamment en matière de ressources humaines, je passe par notre groupe WhatsApp, où les votes peuvent être organisés rapidement.
Assurer la représentation des jeunes : un défi permanent
En tant qu’organisation de jeunesse, nous devons garantir que les jeunes (moins de 35 ans) soient représentés en majorité dans nos instances de décision. Cela se traduit par la nécessité d’avoir au moins deux tiers de jeunes dans notre OA et notre Assemblée Générale (AG). Avant chaque AG, je dois m’assurer que ce quota est respecté, une tâche qui va au-delà de la simple vérification des chiffres. En effet, cela implique souvent le recrutement d’administrateurs et administratrices ou membres, pour garantir une représentation adéquate des jeunes. Cette mission se fait en collaboration avec les autres membres de l’OA, à travers l’organisation de groupes de travail spécifiques et dédiés à l’identification et à l’intégration de profils engagés et en phase avec nos valeurs.
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Cette obligation est à la fois une chance et un défi. Un défi, car trouver des jeunes avec du temps disponible et l’envie de s’engager activement, peut être compliqué. Une chance, car elle nous permet d’intégrer les jeunes dans nos processus décisionnels et de favoriser l’émergence de nouvelles générations d’acteurs et actrices engagées pour la laïcité.
Le lien entre l’équipe et l’organe d’administration
Mon rôle ne se limite pas à la gestion administrative. En tant que présidente, je suis aussi le relais entre l’OA et l’équipe permanente d’AJILE, principalement via notre coordinatrice. Ensemble, nous veillons à ce que les orientations prises par les administrateur.rices soient appliquées sur le terrain et adaptées aux réalités du quotidien et aux principes fondateurs de notre association.
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Relecture et validation des documents clés
Parmi mes missions, je suis aussi chargée de relire et valider certains documents stratégiques, comme des demandes de subside, le plan quadriennal et son évaluation, ou encore le rapport d’activité. Ce dernier est soumis à l’approbation de l’AG avant le 30 juin de chaque année.
Cette tâche demande une attention particulière, car elle conditionne le financement et l’orientation future de notre association. Chaque mot compte et je veille à ce que notre vision et nos valeurs et orientations soient correctement reflétées.
Assemblées générales : un moment clé pour les ASBL
En tant que présidente, j’ai la responsabilité d’organiser les assemblées générales, au moins une fois par an, pour valider le rapport d’activité, les comptes de l’année précédente et le budget de l’année en cours. Ces AG sont des moments cruciaux, où tous les membres sont appelés à se prononcer, voter et valider l’ensemble des documents.
Je dois aussi parfois organiser des AG extraordinaires. La dernière était celle de décembre 2023, où nous avons débattu de la pertinence d’intervenir auprès des jeunes de moins de 12 ans. Ces moments sont l’occasion d’échanges riches et parfois passionnés sur l’avenir d’AJILE.
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Perspectives pour AJILE
À long terme, l’un des défis majeurs pour AJILE, sera de continuer à mobiliser les jeunes générations autour des valeurs de la laïcité, dans un contexte sociopolitique en évolution constante. En ce sens, je souhaite que nous renforcions notre visibilité et notre impact, en particulier à travers des projets innovants qui toucheront de nouveaux publics.
À suivre dans ce journal de bord
Dans les prochains articles, je me concentrerai sur des situations précises que je rencontre dans l’exercice de ce rôle. Que ce soit la gestion des crises, le recrutement de jeunes membres ou encore la mise en place de nouveaux projets. Chaque problématique sera l’occasion de réfléchir à partir de défis communs à toutes les associations, et je gage que ces partages d’expériences favoriserons des discussions parmi les responsables associatifs.
Caroline Watillon