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La marche à suivre pour désigner le secrétaire de l'ASBL

Si la fonction d’administrateur de l’ASBL constitue une fonction légale, reconnue et régie par la loi, il en va différemment pour la fonction de secrétaire, fonction organisationnelle au sein de l’organe d’administration (bureau). Il faut donc distinguer la désignation, la révocation ou la démission d’un administrateur de son mandat d’administrateur, de celle d’un administrateur de sa fonction de secrétaire.

Quelle est la principale différence entre la fonction d’administrateur et la fonction de secrétaire

  • La fonction d’administrateur fait l’objet d’un mandat (acte publié via le greffe du Tribunal de l’entreprise). 
  • La fonction de secrétaire résulte d’une délégation de pouvoir au sein de l’organe d'administration (OA). Sans valeur légale, elle relève de l’organisation interne de l’ASBL et n’est pas opposable aux tiers. 

Qui dit délégation veut aussi dire que l’OA reste titulaire de la compétence. 

L’administrateur qui occupe la fonction de secrétaire peut être déchargé de cette fonction à tout moment, par simple décision au sein de l’OA, sans que cela nécessite d’acte ou de publicité. 

Désignation, démission, révocation : des formalités limitées 

La répartition des rôles (président, secrétaire, trésorier) et des tâches peut être modifiée à chaque réunion de l’OA, selon les besoins. Les fonctions doivent être prévues dans les statuts de l’ASBL. 

La procédure de désignation/révocation/démission est libre, mais doit être prévue par les statuts. Pour des raisons d’efficacité et de flexibilité, il faut éviter que celle-ci n’alourdisse trop les formalités, et donc le fonctionnement de l’OA. 

La désignation/révocation/démission du secrétaire pourrait ainsi être actée sur la base d’une notification écrite. 

On pourrait en outre imaginer que le secrétaire démissionnaire ou démis soit obligé de rester en fonction pendant un certain temps (jusqu’à la nomination d’un nouveau secrétaire, par exemple) afin d’éviter de nuire au fonctionnement de l’OA. 

Administrateur et secrétaire : une démission n’est pas l’autre 

Un administrateur, désigné comme secrétaire, peut décider de démissionner ou être démis de cette fonction tout en demeurant administrateur de l’ASBL. En cas de défaillance, d’incapacité ou de démission du secrétaire, l’OA reprend la main par l’intermédiaire d’un ou de plusieurs administrateurs désignés, voire collégialement. 

En revanche, un administrateur qui n’est plus administrateur, suite à la fin de son mandat, à sa démission ou son exclusion (décidée par l’AG), n’est plus membre de l’OA. Il ne peut donc plus occuper sa fonction de secrétaire, fonction interne à l’OA. 

Si l’administrateur démissionne de son mandat d’administrateur, l’OA lui notifiera sa décharge. Ce ne sera pas le cas s’il renonce simplement à sa fonction de secrétaire, s’agissant d’une fonction purement organisationnelle. 

Si l’ASBL doit procéder à la publication de toute nomination ou cessation des fonctions d’un administrateur aux annexes du Moniteur belge, elle n’y est pas tenue pour la fonction de secrétaire. La démission ou le remplacement du secrétaire doit simplement être acté·e dans le PV de la réunion de l’OA.